Автоматизированные системы управления персоналом

Банк получает файл и  считывает его с помощью другой программы. На основании полученной информации банк открывает лицевые счета работникам организации. По результатам банк формирует файл формата XML, который содержит данные об открытых лицевых счетах, и передает этот файл на предприятие.

Пользователь, работающий с «1С:Бухгалтерией 8», копирует полученный из банка файл в каталог диска своего компьютера и затем считывает его в информационную базу с помощью обработки «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам» (используя закладку «Импорт»). После завершения операции считывания, данные об открытых лицевых счетах будут доступны к просмотру в списке «Лицевые счета работников» (меню «Зарплата» — «Выплата зарплаты через банк» — «Лицевые счета работников»).

Формирования записей  о лицевых счетах сотрудников  возможно не только на основании ответа из банка, но и на основе данных, введенных  в документ «Заявка на открытие счетов» вручную. Для этого в форме документа необходимо установить флаг »Ввод начальных сведений» и указать в табличной части номера лицевых счетов работников.

Перечисление зарплаты на лицевые счета

Для перечисления очередной  заработной платы на лицевые счета  работников в банке выполняются  следующие шаги:

-         На основании документа «Зарплата к выплате организации», в котором указан способ выплаты «Через банк», формируется документ «Платежное поручение исходящее».

-         С помощью обработки «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам» формируется файл формата XML. При этом на закладке «Экспорт зачисления зарплаты» следует указать каталог, куда будет записан файл, номер договора с банком, а в табличной части отметить платежное поручение (или платежные поручения), по которым будет выплачиваться зарплата.

-         Сформированный файл формата XML передается в банк.

-         Банк считывает полученный файл формата XML и делает следующее: списывает с расчетного счета организации денежную сумму, указанную в платежном поручении, и распределяет ее по лицевым счетам работников. Отчет об этой работе банк представляет в виде файла формата XML, который передает на предприятие.

-         Пользователь, работающий с «1С:Бухгалтерией 8», копирует полученный из банка файл в каталог диска своего компьютера и затем считывает его в информационную базу с помощью обработки «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам» (используя закладку «Импорт»). При этом в информационной базе будет автоматически сформирован документ «Платежный ордер на списание денежных средств» (меню «Банк» — «Платежный ордер на списание денежных средств»).

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату  в денежной форме двумя способами:

• безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);
• наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

• денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано  для организаций, расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено  хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

- наличную выручку  (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок  расчетов следует согласовать  с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка  ведения кассовых операций). Условие  об использовании наличной выручки  от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Компания может хранить  деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П).

Оставлять в кассе  наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том  числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение  кассовой дисциплины предусмотрена  административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Не полученную работниками  заработную плату необходимо депонировать. Депонированию подлежит заработная плата, начисленная, но не полученная работником по независящим от организации причинам. Обратите внимание: источник выдачи заработной платы (наличная выручка или денежные средства, снятые для этих целей в банке) значение не имеет.

Для выдачи из кассы организации  заработной платы установлен определенный срок: пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета) (п. 4.6 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»). Какие же действия необходимо предпринять бухгалтеру, если работники не получили в отведенный срок заработную плату?

Шаг первый: в расчетно-платежной  ведомости на выдачу заработной платы  по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) в  графе 23 против фамилий сотрудников, которым не выдана заработная плата, поставить отметку «Депонировано». Если в организации для выдачи заработной платы используется платежная ведомость по форме № 53, утвержденной все тем же постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, аналогичная запись делается в графе 5.

Шаг второй: в конце  расчетно-платежной или платежной  ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию  суммах.

Шаг третий: сверить указанные  суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной  или платежной ведомости.

Шаг четвертый: оформить реестр депонированных сумм. Обратите внимание: унифицированного бланка реестра  депонентов нет. Можно воспользоваться  формой, которая приведена в приложении к письму Минфина СССР от 06.06.60 № 176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций» или же обратиться к приказу Минфина России от 15.10.2010 № 173н, которым утверждены формы первичных документов и регистров бухучета для госучреждений. На наш взгляд, реестр депонированной заработной платы и книга аналитического учета соответствующих сумм, приведенные в последнем документе, вполне могут подойти и для коммерческих организаций, так как содержат всю необходимую информацию.

После выдачи заработной платы в реестре напротив фамилии сотрудника делается отметка о полученных суммах с указанием даты расчетов.

Как правило, реестр депонированных сумм открывается на год. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся  в новый реестр, открываемый на следующий год. Также реестр содержит итоговую сумму, подпись кассира с расшифровкой.

Хранить реестры депонированных сумм в компании нужно пять лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Шаг пятый: после оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную или платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Шаг шестой: на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной или платежной  ведомости оформляется расходный  кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата  России от 18.08.98 № 88. Номер и дату этого документа кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Шаг седьмой: депонированные суммы заработной платы необходимо перечислить на расчетный счет организации.

На то, чтобы получить свою депонированную зарплату, у сотрудника есть три года с момента ее начисления. Если сотрудник потребует свою заработную плату, то депонированные деньги в банке необходимо снять и выдать их по расходному кассовому ордеру. Дату и номер расходного кассового ордера нужно указать в реестре депонированной заработной платы.

В бухгалтерском учете  для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый  к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». При депонировании  зарплаты делаются следующие проводки:

Дебет 70 Кредит 76-4

— депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

Дебет 51 Кредит 50

— зачислена сумма  депонированной зарплаты на расчетный  счет.

Выдачу депонированной заработной платы бухгалтер отразит  так:

Дебет 50 Кредит 51

— получены деньги в банке  на выдачу депонированной заработной платы;

Дебет 76-4 Кредит 50

— выдана работнику депонированная заработная плата.

А как быть, если три  года истекли, а работник так и  не потребовал свою заработную плату? В этом случае бухгалтер обязан списать  суммы депонированной зарплаты на финансовые результаты, то есть показывается доход. Для этого нужно подготовить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Автоматизированная информационная система для управления персоналом представляет собой совокупность программно-аппаратных средств и предназначена для  автоматизации работы по управлению кадрами на предприятии. Цель автоматизации функций управления - минимизировать затраты труда по управлению предприятием и создать максимально благоприятные условия информационного обслуживания специалистов при подготовке и принятии ими своевременных и обоснованных решений.

Программы по автоматизации  учета персонала, на мой взгляд, в  первую очередь должны предусматривать  ведение личных карточек сотрудников. С использованием личных карточек обычно ведется полный учет данных о сотрудниках, включая переводы и назначения, отпуска, командировки, больничные листы, поощрения, взыскания, льготы, данные об образовании, профессии, сведения о детях, дате и месте рождения, семейном положении и др. Программы должны предусматривать возможность фиксировать как можно больший набор различных данных (в том числе, например, возможность хранения и просмотра фотографий сотрудников). В конкретной организации сотрудник отдела кадров или менеджер может вводить и в дальнейшем использовать не всю совокупность признаков, а только те данные, которые необходимы в работе. Личные карточки уволенных сотрудников должны передаваться в архив с возможностью их дальнейшего поиска и просмотра.

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК