Організація контролю на підприємстві

Очевидна проблема, при  даній організації, - власне побудова контрольної служби, що вимагає розробки, ув'язування і узгодження широкого спектру заходів. Однак проблеми автономної організації аналогічні, переваг у цій області вона також не має.

Типовий підхід тут наступний:

- Призначається компетентний  і відповідальний керівник на  проект розробки контрольної  системи.

- Визначаються необхідні процедури  і заходи контролінгу.

- Визначається адресат контрольної  інформації (це може бути як керівник підприємства, так і керівники відповідних служб; останнім підвищує якість оперативного управління).

- Визначаються способи і періодичність  доведення інформації (оптимальний  варіант - у реальному режимі  часу через АСК).

- Вибираються заходи мотиваційного характеру, порядок матеріального стимулювання, планується бюджет.

- Здійснюється пробний запуск  системи - реалізація всіх процедур.

- Оцінюються результати і вносяться  корективи.

При відсутності на фірмі керівника, яким можна доручити проект, доцільно використовувати залученого консультанта, який одночасно забезпечить разову незалежну оцінку ситуації.

 

 

2.3. Методи контролю на підприємстві

 

Найпоширеніший метод  фактичного контролю - інвентаризація. З її допомогою не тільки здійснюється контроль за збереженням власності організації, але і забезпечується достовірність фактичних даних [4, c. 250].

Методичний прийом інвентаризації використовується для контролю достовірності  даних бухгалтерського обліку, звітності  і балансу підприємства, зокрема  наявності і вартості товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів в касах, на розрахунковому і інших рахунках в установах банків; реальності обліку грошових і матеріальних цінностей в дорозі, дебіторів і кредиторів, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резерву наступних витрат, фондів і інших засобів, відбитих в статтях балансу.

Завданням прийому інвентаризації є встановлення фактичного стану і наявності основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів в касах, на рахунках в банках, розрахунково-кредитних операцій, а також обсягів незавершеного виробництва підприємства.

В процесі інвентаризації використовуються контрольно-аудиторські процедури, що дають можливість перевіряти матеріальні цінності і грошові кошти в натурі шляхом рахунку, зважування, переміряння, а засоби в розрахунках - взаємним звірянням сум з іншими підприємствами і окремими особами, які є платниками підприємства або одержувачами засобів від нього.

Результати інвентаризації оформляють типовими формами документів. До них відносяться [22, c.122]:

- інвентаризаційний опис устаткування, транспортних засобів і інших об'єктів основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного будівництва, цінностей і документів строгої звітності;

- інвентаризаційний ярлик;

- акти інвентаризації товарів відвантажених, товарів і матеріалів, що знаходяться в дорозі, незавершених ремонтів основних засобів, грошової готівки, розрахунків з покупцями, постачальниками і іншими дебіторами і кредиторами;

- порівняльну відомість та ін.

До цих документів пред'являються вимоги, аналогічні вимогам до первинної документації, вживаної в бухгалтерському облік

З-поміж інших методів  фактичного контролю в даному розділі  зупинимося на таких:

 перевірка ревізується  операцій в натурі;

 перевірка фактів  по кінцевій (заключній) операції;

 лабораторні аналізи;

 експертна оцінка;

 контрольний обмір;

 контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво;

 контрольна приймання  продукції за кількістю і якістю;

 обстеження на місці  перевіряються операцій;

 перевірка дотримання  трудової дисципліни і використання  робочого часу персоналом;

 перевірка виконання  прийнятих рішень.

Перевірка ревізується  операцій в натурі. Мета такої перевірки - упевнитися в здійсненні операцій з придбання матеріальних цінностей, правдивості складених актів  на введення об'єктів в експлуатацію після закінчення їх будівництва  або капітального ремонту, наявності товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Перевірка фактів по кінцевій (заключній) операції. Детальну перевірку  рекомендується застосовувати в  тих випадках, коли для економії часу можна не перевіряти документи  і бухгалтерські записи (наприклад, коли немає необхідності перевіряти виконання операцій по всьому технологічному циклу, а досить перевірити фактичну наявність деталей, за які нарахована заробітна плата по кінцевої операції). Цей метод можна використовувати і для визначення планового витрат сировини і матеріалів за звітний період за даними складського аналітичного обліку та прийнятої від виробничих підрозділів готової продукції. У таких випадках немає необхідності робити громіздку роботу по вибірці даних про витрату сировини і матеріалів на кожній стадії виготовлення виробів.

Лабораторні аналізи. Цей  метод застосовується на вимогу ревізора у випадках, коли іншими методами неможливо  визначити якісні ознаки сировини, матеріалів, готових виробів, виконаних  будівельно-монтажних і ремонтних робіт. Результати лабораторних аналізів повинні оформлятися письмовими висновками.

У ревізійної практиці до лабораторних аналізів часто доводиться вдаватися, щоб виявити причини  браку або значних відходів сировини і матеріалів (коли керівники виробництва основною причиною цього вважають неякісність сировини і матеріалів).

Експертна оцінка. Даний  метод полягає в дослідженні  господарських операцій фахівцями  різних галузей знань за дорученням ревізора. За результатами експертизи має бути складено обґрунтований висновок з повними та конкретними відповідями на питання, поставлені ревізором. Достовірність висновків експерта залежить від наданого йому матеріалу, на якому вони базуються. Тому експерт має право робити в своєму висновку відповідні застереження. Він не може давати висновки, засновані на знаннях в галузі інших наук, давати правову оцінку наданим йому матеріалами. Його переконання повинні базуватися на документальних даних. Оцінка експертом досліджуваних фактів повинна бути об'єктивною. Одним з важливих умов, що визначають якість експертизи, є правильне формулювання питань експерту.

Контрольний обмір. Такий  обмір виконаних будівельно-монтажних  і ремонтних робіт контролер може проводити самостійно і з залученням фахівців будівельних організацій або банків, що фінансують зазначені роботи. Контрольні обміри проводяться безпосередньо на об'єкті. Перевіряються виконання обсягів і вартість робіт як оплачених, так і пред'явлених до оплати. Контрольними обмірами встановлюються: відповідність споруджуваного об'єкта його характеристиці та призначенням, передбаченим у проектно-кошторисної документації і у Внутрішньобудівельні титульному списку; повнота завершення будівельних робіт, прийнятих за актами приймання відповідно до проектно-кошторисною документацією; відповідність обсягу, характеру, вартості робіт, прийнятих актом приймання, даними, що вказані в робочих кресленнях, журналах обліку виконаний робіт, а також в актах інвентаризації незавершеного виробництва.

З метою посилення  контролю за правильністю відображення під рядними організаціями і замовниками в періодичної і річної звітності обсягів незавершеного виробництва і витрат з монтажу обладнання контрольні обміри дозволяється проводити на незакінчених будівельних об'єктах (або етапах), акти та рахунки по яких не пред'явлені до оплати. Такі обміри здійснюються в порядку, встановленому для об'єктів, розрахунки за якими ведуться за одиничними розцінками і цінниками на монтаж обладнання.

Контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво. Цей  метод використовують з метою  визначення достовірності діючих норм витрат сировини і матеріалів на виробництво  продукції або обсягів будівельно-монтажних  робіт. Даний метод допомагає  ревізору виявляти факти застосування застарілих норм, в результаті чого в підрозділах і на складах організації створюються невраховані надлишки сировини і матеріалів.

Контрольним запуском матеріалів у виробництво встановлюються випадки  завищення норм часу та розцінок на виконувані роботи, неправильність розрахунків ефективності, прийнятих за основу при виплаті грошових винагород по впровадженню нової техніки і раціоналізаторських пропозицій.

Нерідко зниження якості продукції і шлюб пояснюють низькою  якістю сировини і матеріалів. Застосування ревізором контрольного запуску сировини і матеріалів дозволяє визначити дійсний стан справ.

При підготовці контрольного запуску сировини і матеріалів у  виробництво необхідно з'ясувати, за якими видами або асортименту  продукції та номенклатурними номерами сировини і матеріалів буде здійснюватися перевірка. В основу відбору повинна бути покладена наявна інформація про наявність браку продукції, непродуктивних втратах і відходах матеріалів, перевитрати сировини і матеріалів і значних відхиленнях від норм витрат, факти розкрадань матеріалів, готової продукції, напівфабрикатів і деталей.

На вимогу ревізора до комісії з проведення контрольного запуску сировини і матеріалів у  виробництво можуть залучатися робітники  і інженери цієї організації і фахівці з боку.

Контрольна приймання  продукції за кількістю і якістю. Подібна приймання необхідна  для визначення достовірності даних  відділу технічного контролю про  кількість і якість продукції, що випускається, перевірки сигналів про  розкрадання сировини, матеріалів, деталей, напівфабрикатів, готової продукції, правильності нарахування заробітної плати робітникам, дотримання умов зберігання матеріальних цінностей на виробничих ділянках і складах і т . д. Цей метод перевірки доцільно використовувати у випадках виявлення приписок у відомостях про випуск і реалізації продукції. 
Обстеження на місці перевіряються операцій. Даний метод доцільний при перевірках: дотримання порядку зберігання, приймання і відпуску матеріальних цінностей; встановлення ступеня готовності об'єктів капітального ремонту; зношеності основних засобів, тимчасових нетитульних споруд і пристосувань; організації виробництва і технологічних процесів.

Перевірка дотримання трудової дисципліни і використання робочого часу персоналом. Така перевірка ведеться безпосередньо на виробничих місцях шляхом вибіркового спостереження, хронометражу і фотографій робочого дня. Це дозволяє встановлювати неявки і запізнення на роботу, ступінь зайнятості працівників, факти їх використання на інших посадах, не за фахом. Результати перевірки потрібні в подальшому при ревізії заробітної плати.

Перевірка виконання  прийнятих рішень. Цей метод застосовується в ревізійній практиці для вивчення та аналізу дотримання виконавської дисципліни і необхідний, коли ревізується не виконує пропозиції за актом попередньої ревізії. Всі перераховані методи вивчення документів і господарських операцій сприяють підвищенню ефективності та якості ревізії. Однак більшу частину питань ревізорам доводиться вирішувати з урахуванням взаємозв'язку різних господарських і фінансових ситуацій.

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3

ШЛЯХИ ПОКРАЩЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА РОЗВИТКОМ ПІДПРИЄМСТВА

 

3.1. Ефективність функції контролю на підприємстві

 

 

Менеджер сучасного  підприємства виконує функції тим  успішніше, чим глибше він розуміє  суть змін у навколишньому середовищі й виробничих процесах, уміло використовує сучасні методи й прийоми контролю.

Ефективному контролю на підприємстві притаманні [9, c.352]:

- стратегічна спрямованість, тобто аналіз ключових питань діяльності підприємства, а не зосередження на незначних недоліках роботи. Стратегічна спрямованість - це одна з основних характеристик ефективного контролю. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісній формі чи визначення її результативності за принципом «витрати-ефект» не повинна бути критерієм для прийняття рішення щодо запровадження механізму контролю. Діяльність підприємства не вимагає постійного контролю за всіма виробничими процесами. Але якщо вище керівництво вважає, що всі види діяльності мають стратегічне значення, то в кожному структурному підрозділі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність нелегко піддаватиметься вимірюванню;

- економічність, тобто він повинен базуватись на порівнянні витрат на контроль з його досягненнями. Всі витрати, здійснювані підприємством на реалізацію функції контролю, зводяться до збільшення його переваг і зменшення доходів. Витрати повинні наближати підприємство до поставлених цілей. Якщо ж сумарні витрати на систему контролю перевищують створені нею переваги, підприємству краще не використовувати її взагалі або запровадити менш ретельний контроль. Оскільки в контролі приховано багато побічних витрат (витрати робочого часу й відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені для вирішення інших завдань), то для того, щоб контроль був економічно виправданим, співвідношення витрат та можливого прибутку повинно бути досить низьким. Для того, щоб визначити реальне співвідношення витрат та прибутку від застосування системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти, так і короткострокові. Основне правило контролю: полягає в тому, що вартість контролю не повинна перевищувати прибутку від нього. Він не повинен спрямовувати роботу хибним шляхом;