Організація контролю на підприємстві

- орієнтація на досягнення конкретних результатів. Мета контролю полягає не у збиранні інформації й виявленні проблем, а насамперед у вирішенні завдань, які стоять перед підприємством. Реалізація функції контролю й оголошення його результатів є важливим лише як засіб досягнення цієї мети. Контроль вважається ефективним, коли підприємство фактично досягає бажаних цілей і спроможне; визначити нові цілі, які забезпечать його динамічний розвиток у майбутньому;

- відповідність виду діяльності. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати виду діяльності, що контролюється, й надавати об'єктивні дані щодо вимірювання й оцінювання того, що є дійсно важливим. Незадовільний механізм контролю може скоріш маскувати, а не збирати важливу критичну інформацію.

- своєчасність контролю. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості його проведення, а в оптимальному часовому інтервалі між проведенням вимірювань й визначенням оцінок, адекватному явищу, що контролюється. Значення часового інтервалу визначається із урахуванням термінів основного плану, швидкості змін і витрат на проведення спостережень, обробки й аналізу отриманих результатів. Найважливішим завданням контролю залишається усунення відхилень раніше, ніж вони набудуть значного розміру. Відтак система ефективного контролю - це система, яка надає необхідну інформацію конкретним фахівцям раніше, ніж розвинеться кризове явище;

- гнучкість контролю. Якби непередбачене можна було спрогнозувати, то контроль був би непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути досить гнучким і пристосовуватись до мінливості внутрішнього, безпосереднього й зовнішнього середовищ. При цьому незначні зміни планів рідко бувають пов'язаними з необхідністю серйозних змін у системі контролю;

- простота контролю. Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль й більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що занадто складну систему контролю працівники не розуміють й не підтримують її, - така система контролю не може бути ефективною. Надлишкова складність призводить до безладу, що є синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати потребам і можливостям спеціалістів, що взаємодіють з системою контролю і реалізують її. Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, мають повноваження виконувати також координаційні функції;

- контроль повинен бути доцільним. Якщо контролювати кожний крок підлеглих і накладати стягнення за найменші порушення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Поєднання контролю з іншими функціями менеджменту дає змогу зменшити обсяг контрольованих операцій і чисельність працівників, що їх виконують. Зокрема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці й виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства. Тому доцільно розширювати службову функцію контролю, яка полягає не лише у вивченні процесу реалізації рішень, але й в активному їх корегуванні, раціоналізації всієї розпорядчої діяльності апарату управління.

На підприємствах практикується здійснення контролю за якістю прийнятих рішень. Дані такого контролю використовуються при оцінці індивідуальної діяльності менеджерів і вирішенні питань щодо їх службового просування. Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації контролю за виконанням рішень, важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спостереженням і дистанційним контролем. Ефективність контролю може зростати і за рахунок добре налагодженого оперативного його планування.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, обсяг, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) доцільно дотримуватись сучасних наукових методик і орієнтуватись на передові практичні досягнення. Контроль не повинен обмежуватись інцидентами, як і набувати тотальної форми, яка породжує недбалість у роботі контролюючих органів і приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників. Недоліки в роботі краще обговорювати на робочому місці; за всіх умов контроль не повинен пригнічувати працівників, створювати напруження в колективі й призводити до конфліктних ситуацій. Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків у роботі й об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує відчуття впевненості й задоволення від роботи у виконавців.

Ефективність функції  контролю на підприємствах є очевидною в тому разі, коли його завдання не зводиться лише до виявлення розбіжностей між фактичними і плановими показниками. Головне в його проведенні - усунення причин, які спричиняють цю розбіжність, забезпечення безумовного виконання планів і всіх нормативних вимог, створення сприятливих умов для діяльності працівників на кожному робочому місці.

При реалізації функції  контролю слід враховувати загальний  режим і умови діяльності працівників апарату управління. Контроль потрібно здійснювати в такі періоди, коли спеціалісти апарату найменш завантажені основною роботою, мають можливість більше часу приділити реалізації програми спостереження чи перевірки, або чітко визначати заздалегідь час і форму контролю.

Система контролю повинна  бути дієвою та ефективною, але водночас не зводитись до обмеження ініціативи, дріб'язкової опіки щодо кожної дії  підлеглих.

Для підвищення ефективності контролю на підприємствах необхідно:

- розробляти плани,  які об'єктивно відбивають результати діяльності працівників;

- забезпечувати двостороннє  спілкування між працівниками  органів контролю та працівниками  підприємства, діяльність яких контролюється;

- уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

- застосовувати методи  розробки планів, які забезпечують жорсткий, але справедливий контроль;

- використовувати методи  матеріального стимулювання контролюючих органів за досягнуті результати;

- впроваджувати інформаційно-управлінську  систему контролю;

- приділяти основну  увагу контролю за процесам здійснення основних видів діяльності підприємства.

 

3.2. Дисфункціональний ефект системи контролю

 

Хоча більшість менеджерів добре знає про те, що процес контролю можна використовувати, щоб позитивно  вплинути на поведінку співробітників, деякі з них забувають про можливість контролю зумовлювати неумисні зриви в поведінці людей. Ці негативні явища часто є побічними результатами наочності дії системи контролю.

Співробітники організації  розуміють, що з метою оцінювання результативності їх діяльності керівництво застосовує різні методи контролю. Вони також знають, що їх помилки та досягнення у тих галузях, де керівництво встановило стандарти і виконує процедуру контролю, будуть підставою для розподілу винагороджень та покарань. Тому підлеглі, як правило, роблять те, що начальство хоче побачити від них під час перевірки.

У деяких дослідженнях підтверджується  тенденція співробітників до будь-якого  акцентування на роботі в тих сферах, де визначають ефективність роботи, і  нехтування тією роботою, у процесі виконання якої визначень не здійснюють. Тип поведінки, коли люди прагнуть вдовольняти вимоги контролю, а не досягати поставлених цілей, називається поведінкою, орієнтованою на контроль. Потрібно ретельно спроектувати систему контролю з урахуванням подібних ефектів, інакше вона спрямовуватиме діяльність співробітників на те, щоб добре виглядати під час проведення контролю, а не на досягнення цілей організації. Такий вплив може також призвести до отримання неправильної інформації.

У. Ньюмен сформулював декілька рекомендацій для менеджерів, які хотіли б уникнути ненавмисного впливу контролю на поведінку співробітників і таким чином підвищити його ефективність.

Розглянемо такі рекомендації науки про поведінку у процесі  здійснення ефективного контролю [9, c.358]:

— встановлюйте помірковані  стандарти, прийнятні для співробітників;

— встановлюйте двобічне спілкування;

— уникайте надмірного контролю;

— встановлюйте суворі, але досяжні стандарти;

— винагороджуйте за досягнення стандарту.

Поведінка людей —  не єдиний фактор, що визначає ефективність контролю. Щоб контроль міг виконувати своє завдання, тобто забезпечувати досягнення цілей організації, він повинен мати декілька важливих властивостей.

Розрізняють такі характеристики ефективного контролю:

1) стратегічна спрямованість. Контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації та підтримувати їх;

2) орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає  не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація;

3) відповідність до  справи. Щоб бути ефективним, контроль  має відповідати контрольованому  виду діяльності. Він повинен  об'єктивно визначати й оцінювати  те, що справді важливо;

4) своєчасність. Система ефективного контролю — система , що дає потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза;

5) гнучкість. Контроль, як і плани, має бути достатньо  гнучким та пристосовуватися  до змін, що відбуваються;

6) простота. Найпростіші  методи контролю потребують менших зусиль та є ефективнішими;

7) економічність. Якщо  підсумкові витрати на систему  контролю перевищують переваги, що створюються ним, організації  краще не використовувати цю  систему контролю взагалі або  запровадити менш ретельний контроль.

 

 

ВИСНОВКИ

 

За результатами проведеного дослідження можна зробити наступні висновки:

1. Контроль - найважливіший фундаментальний елемент керування. Всі функції керування, такі як: планування, мотивація, створення організаційних структур, нерозривно пов'язані з контролем. Контроль - це процес досягнення організацією намічених цілей. Він необхідний для виявлення й дозволу виникаючих проблем раніше, ніж вони придбають серйозні наслідки. Самі по собі мети, плани й структура організації визначають її напрямок діяльності, контроль же розподіляючи зусилля направляє виконання робіт.

2. Контроль на підприємстві - це глобальна модель, що об’єднує в собі контроль за єдиною системою фінансового, управлінського та податкового обліку, яка надає керівникам та спеціалістам підприємства оперативну виробничу інформацію для прийняття ефективних управлінських рішень, а також забезпечує інвесторів інформацією для здійснення об’єктивної оцінки діяльності підприємства.

3. У науці менеджменту виділяють три основних види контролю, які відрізняються як за часом їхнього здійснення, так і по змісту: попередній контроль - це здійснення комплексу організаційних і матеріально-технічних мір спрямованих на гарантоване виконання директивних вказівок (вироблення правил, підготовка співробітників, забезпечення матеріально-технічних і соціально-психологічних умов праці); поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт і базується на вимірі фактичних результатів роботи й коректуванню їх заради досягнення бажаних цілей; заключний контроль порівнює отримані результати з необхідними.

4. В процедурі контролю є три чітко виражених етапи: розробка стандартів і критеріїв; співставлення з ними реальних результатів; прийняття необхідних коректуючих дій.

5. Головні функції контролю: обмежувальна (блокування дій, що завдають шкоди підприємству); інформаційна (додатковий канал отримання внутрішньої і зовнішньої інформації); мотиваційна (мобілізуюча).

6. Розрізняють такі характеристики ефективного контролю: 1) стратегічна спрямованість. Контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації та підтримувати їх; 2) орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація; 3) відповідність до справи. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно визначати й оцінювати те, що справді важливо; 4) своєчасність. Система ефективного контролю — система , що дає потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза; 5) гнучкість. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким та пристосовуватися до змін, що відбуваються; 6) простота. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль та є ефективнішими; 7) економічність. Якщо підсумкові витрати на систему контролю перевищують переваги, що створюються ним, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або запровадити менш ретельний контроль.

7. Для підвищення ефективності контролю на підприємствах необхідно: розробляти плани, які об'єктивно відбивають результати діяльності працівників; забезпечувати двостороннє спілкування між працівниками органів контролю та працівниками підприємства, діяльність яких контролюється; уникати надто пильного (прискіпливого) контролю; застосовувати методи розробки планів, які забезпечують жорсткий, але справедливий контроль; використовувати методи матеріального стимулювання контролюючих органів за досягнуті результати; впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю; приділяти основну увагу контролю за процесам здійснення основних видів діяльності підприємства.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

1. «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» закону України вiд 16.07.1999  № 996-XIV. Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=996-14
2. Армстронг М. Основи менеджменту. Як стати кращим керівником. - Ростову-на-Дону: Фенікс, 2008. - 512с.
3. Вайл П. Мистецтво менеджменту. - М.: Новини, 2008. - 221 с.
4. Виссемо Х. Менеджмент у підрозділах фірми. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 288 с.
5. Виханський О.С, Наумів А. И. Менеджмент: людина, стратегія, організація, процеси. - М.: «Гардарика», 2006. - 416 с.
6. Глущенко Е. В. Теорія керування. - М.: Ветсник, 2007. - 336 с.
7. Грошв Э. С. Високоефективний менеджмент. - М.: Филин, 2006. - 280 с.
8. Дикань, Н.В. Менеджмент [Текст] : навч. посібник / Н.В. Дикань, I.I. Борисенко . – К. : Знання, 2008 . – 389 с.
9. Джурабаев К. Т., Гришин А. Т., Джурабаева Г.К. Производственный менеджмент: Учеб. пособие. М.: КНОРУС, 2011. – 678 с.
10. Завадський Й.С. Менеджмент. – Т.1. – Вид. 3-те. – К.: Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 2008. – 542 с.
11. Кабушкин Н. И. Основи менеджменту. - Мінськ: БГЭУ, 1996. - 284 с.;
12. Калюга Є.В. Фінансово-господарський контроль у системі управління: Монографія.- К.: Ельга, Ніка- Центр, 2002.- 360 с.
13. Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент. Аналіз, планування, впровадження, контроль. - Пітер, 2009. - 896 с.
14. Маслов Е.У Керування персоналом підприємства. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 312 с.
15. Менеджмент / Ред. З. П. Румянцева. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 432 с.
16. Мочерний С.В., Ларіна Я.С., Устенко О.А., Юрій С.І. Економічний енциклопедичний словник: У 2 т. Т.2 / За ред.. С.В.Мочерного.- Львів: Світ, 2009. – 678 с.
17. Ноумен К. Основи стратегічного менеджменту. - М.: Банки й біржі, 2007. - 175 с.
18. Пушкар М.С. Філософія обліку.- Тернопіль: Карт-бланш, 2007.- 157 с.
19. Фінансовий менеджмент: Навчальний посібник. Видання третє, перероблене і доповнене.- К: «Центр навчальної літератури», 2010.- 531 с.
20. Стефанюк І. Б. Поняття, сутність і причини виникнення контролінгу // Фінанси України. 2005, – №2 – С. 146-154
21. Сучасне керування: Енциклопедичний довідник. - М.: Издатцентр, 2007. - 584 с.
22. Шаповал М.І. Менеджмент якості. – К.: Т-во «Знання», 2008. – 475 с.
23. Шипунів В.Г., Основи управлінської діяльності. - М.: Вища школа, 2006. - 271 с.
24. Хедоурі Ф., Мескон М.Х. Основи менеджменту. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 869 с.
25. Хміль Ф.І. Менеджмент : Підручник. – К.: Вища школа, 2005. – 357 с.