Планирование в проектном управлении

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В настоящее время наблюдаются  тенденции к укрупнению бизнеса  за счет всевозможных способов объединения  предприятий с различными формами  собственности. Охваченные азартом  количественного увеличения сферы  бизнеса в стратегических интересах, топ менеджеры мало уделяют внимания качественной стороне управления этих реальных предприятий.

Это положение усугубляется тем, что объединяются предприятия  с далеко не блестящим финансовым состоянием в надежде, что достоинства  одного с лихвой покроют недостатки другого за счет диверсификации, избыточных финансовых ресурсов (которых, как правило, нет ни у той, ни у другой стороны). Это хорошо видно на примере создания крупных объединений государственных предприятий самолетостроения.

Далее проблема усложняется  тем, что у каждого предприятия  имеется по десятку и более  перспективных проектов, за которыми стоят годами складывавшиеся коллективы. Кроме того, эти проекты требуют  или постоянной финансовой поддержки  или принятия кардинальных мер. Для  нефтяной промышленности в качестве таких проектных единиц выступают  разрабатываемые месторождения, которые  также различны как по прибыльности, так и по издержкам, необходимым  для их освоения.

Цель работы – раскрыть процессы планирования в проектном управлении.

Реализация цели исследования предполагает решение следующих  задач:

1. проанализировать необходимость и принципы планирования в УП

2. изучить процессы планирования.

3. рассмотреть цели, назначение и виды плана.

 

 

 

Планирование процесса управления инвестиционным проектом

 

 План

1. Необходимость и принципы планирования в УП

2. Процессы планирования

3. Цели, назначение и виды планов

4. План реализации проекта

5.Календарные планы

6.Управление процессом  планирования

 

1. Необходимость и принципы планирования в УП

Планирование - это беспрерывный процесс определения наилучшего способа достижения поставленных целей  с учетом складывающейся обстановки.

В управлении проектом планирование занимает основное место, воплощая в  себе организационные основы всего процесса реализации проекта.

Планирования являются наиболее важным процессом управления проектом, который определяет во времени всю  деятельность по его осуществлению.

Логически планирование связано  с другими важными процессами, такими, как организация, координация, контроль, анализ и регулирование. Сущность планирования состоит в обосновании  целей и способов их удовлетворения на основе выявления детального комплекса  работ, определение эффективных  методов и способов, ресурсов всех видов, необходимых для их выполнения, установление взаимодействия между  организациями-участниками проекта.

Деятельность по разработке планов охватывает все этапы проектного цикла. Она начинается из участия  проекта-менеджера в разработке концепции проекта, продолжается при  выборе стратегических решений выполнения проекту и разработке его деталей, включая складывания контрактных  предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.

 

На этапе планирования определяются все необходимые параметры  реализации проекта - продолжительность (в целом, отдельных этапов и работ), потребности в трудовых, материально-технических  и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и  технологическое оснащение, сроки  и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Принятые решения должны обеспечить возможность реализации проекта  в заданный срок с минимальной  стоимостью, затратами ресурсов и  при высоком качестве выполнения работ.

План сыграет роль модели действий и прогноза состояния проекта  и его окружение. В процессе жизни  проекта происходят изменения как  внутри, так и вне ним. Поэтому ни один сначала составленный план не может быть выполнен в точности.

Так зачем же надо планирование проекта, если все изменяется? Дело в том, что в управлении проектом главным есть не выполнение плана, а  эффективное достижение цели проекта. Поэтому основное назначение планирования состоит в беспрерывной поддержке "курса" развития проекта на пути к его успешному завершению.

В проекте необходимо планировать  все то, что подлежит учету, контроля, анализу и регулированию. Это - прежде всего планирование функций управления проектами:

- управление предметной  областью проекта;

- управление стоимостью;

- управление временами;

- управление качеством;

- управление человеческими ресурсами;

- управление коммуникациями;

- управление рисками;

- управление снабжением и контрактами.

Принципы планирования в  проекте представлены в таблице.

К общим принципам планирования можно отнести следующие.

 

Принцип	Содержание принципа
Целеустремленности	Планирование рассматривается  как процесс развертывания главной  цели проекта в иерархическую  последовательность целей и задач  проекту к уровню отдельных мероприятий, действий, работ с определением порядка  их выполнение.
Комплексность	Комплексность планирования означает полный охват научных, проектных, организационных, производственных и  других мероприятий и работ, направленных на достижение целей и результатов  проекта.
Сбалансированности по ресурсам	Сбалансированность по ресурсам означает, что планы не содержат задач и работ, не обеспеченных необходимыми ресурсами.
системности	Системность планирования предусматривает  применение системного подхода и  учета влияния на проект факторов его окружения; рассмотрение проекта  как целостной системы с определением и учетом взаимосвязей как внутри, так и вне ним.
гипкости	Гибкость планирования предусматривает  способность системы прогнозировать и учитывать возможные изменения  влияния внешних факторов и их следствий. Для этого пользователю должна быть предоставленная возможность  легко варьировать набором технологических, организационных и экономических  условий, которые учитываются в расчета, варьировать критериями, ограничениями, приоритетами и получать в удобном виде для анализа и сопоставления варианты планов, которые формируются при разных постановках задач.
Многофункциональности	Многофункциональность планирования обозначает обязательное планирование всех установленных функций управления проектом.
Оптимальности	Оптимальность планирования предусматривает способность системы  формировать не просто приемлемые (допустимые с точки зрения принятых ограничений и требований) планы, а рациональные или лучшие планы по выбранным критериям. Это достигается использованием экономико-математических или, если это невозможно, эвристических методов.
Адаптивности	Адаптивность планирования включает все преимущества оптимального планирования, кроме того, учитывает  организационные проблемы. К процессу разработки плана привлекается руководство, которое дает возможность учитывать  требования, которые не формализуются. Все это делает планирование более  адекватным реальным условиям, персонифицированным, обоснованным и ответственным.
Непротиворечивости	Непротиворечивость планирования обеспечивается наследственностью  и взаимосвязанностью всех плановых решений.
Непрерывности	Непрерывность планирования состоит в мониторинге, контроле и, по необходимости, актуализации плановых решений.
Стабильности	Стабильность планирования обеспечивается неизменностью основных целей и ограничений проекта, его жизнеспособностью, а также  гибкостью и адаптивностью системы.

 

2. Процессы планирования

Процессы планирования включают подпроцессы (задачи), которые по степени важности можно разделить на основные и вспомогательные.

Основные подпроцессы планирования:

Вид подпроцесса планирования	Содержание
Планирование предметной области	разработка письменного  документа, который определяет предметную область как основу для дальнейшего  принятия решений по проекту;
Определение предметной области	структурная декомпозиция основных результатов на меньшие, более управляемые  компоненты;
Определение состава работ	составление перечня специфических  действий, которые необходимо выполнить  для достижения разных результатов проекта;
Определение последовательности работ	документальное отображение  зависимостей и взаимосвязей разных работ;
Оценка продолжительности  работ	расчет времени, необходимого для их выполнения;
Разработка расписания	анализ последовательности работ, их продолжительности и потребности  в ресурсах с целью складывания  календарного плана выполнение работ  проекта;
Планирование ресурсов	определение, которое ресурсы (люди, оснащение, материалы), если и  в каких количествах необходимые  для выполнения работ проекта;
Оценка стоимости	расчет стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ  проекта, и формирование сметы проекта;
Разработка бюджета	распределение предвиденных затрат по отдельным компонентам  проекта соответственно его календарному плану;
Разработка плана проекта	использование результатов  других процессов планирование и  их включение в единый, последовательный и согласованный документ.
Вспомогательные подпроцессы
Вид подпроцессов планирования	содержание
Планирование качества	определение стандартов качества, которые относятся к проекту, и способов соответствия им;
Организационное планирование	определение, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений  отчетности;
Процесс подбора кадров	отбор и назначение персонала  на работы по проекту;
Планирование коммуникаций	определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: ком, если, в какой форме и которая информацию предоставлять;
Идентификации риска	определение рискованных  событий, способных повлиять на выполнение проекта и их документирование;
Оценки риска	прогноз рискованного события  и взаимодействия рискованных событий  с целью определения спектра  возможных выходов (результатов) проекта;
Разработка методов реагирования на риск	предпосылки и мероприятия  по увеличению вероятности наступление  благоприятных событий и снижение возможности наступления неблагоприятных  событий;
Планирование снабжения (контрактов)	определение того, что поставлять;
Планирование предложений	документирование требований к продуктам и услугам и  определение потенциальных источников - поставщиков.

 

3. Цели, назначение и виды плана

Основная цель планирования - интеграция всех участников проекта  для выполнения комплекса работ, которые обеспечивают достижение конечных результатов проекта.

Планирование представляет собой совокупность действий, которые  предусматривают определение целей  и параметров взаимодействия между  роботами и организациями-участниками, распределение ресурсов и выбор  других организационных, технологических  и экономических решений, которые  обеспечивают достижение поставленных в проекте целей. Традиционно  в методологии управления проектами  сформированная, в соответствии с  фундаментальными уровнями управления, следующая система планов:

концептуальный;

стратегический;

тактический, который в свою очередь включает:

текущий;

оперативный.

 

Вид плана	Назначение, функции
концеплуальный	Определяются цели, задачи проекта, рассматриваются альтернативные варианты действий по достижению намеченных результатов с оценкой отрицательных  и положительных аспектов любого варианту, устанавливаются концептуальные направления реализации проекта, включая  описание предметной области, укрупненной  структуры работ, логики их развития, основные вехи, предшествующую оценку продолжительности, стоимости и  потребности в ресурсах.
стратегический	Определяет:   * целевые этапы и основные  этапы, которые характеризуются  сроками введения объектов, производственных  мощностей, объемами выпуска продукции;   * этапы проекта, которые  характеризуются сроками завершения  комплексов работ (нулевой цикл, монтаж каркасу и др.), сроками  поставки продукции (оснащение), сроками подготовки фронта работ;   * кооперацию организаций  исполнителей;   * потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах  с распределением по годам,  кварталам.
тактический	* текущий план - уточняет  сроки выполнения комплексов  работ, потребности в ресурсах, устанавливает четкие границы  между участками работ, за выполнение  которых отвечают разные организации-исполнители,  в разрезе года и квартала;   * оперативный план - детализирует  задача участникам на месяц,  неделя, пору по комплексам работ.
функциональный	Разрабатывается на каждый комплекс работ (подготовительные работы, проектно-исследовательские робот, поставка материалов т оснащение, строительство, пусковой период и освоение производственных мощностей) или на комплекс работ, которые выполняются одной организацией.
по степени охвата	на все работы проекта;
работ проекта:	по организациям участникам;
сведенные, комплексный, главный;   детальный (частичный);   детальный (частичный).	по видам работ.

 

Основное назначение стратегического  плана на этом уровне - показать, как  промежуточные этапы реализации логически выстраиваются по направлению  к конечным целям проекта. Стратегический план устанавливает стабильное внешнее  и внутреннее окружения, фиксированные  целые для проектной команды  и обеспечивает общее видение проекта.

Проект-менеджер связывает  отдельные этапы в единую стратегию  с инвестором и знакомит с этим планом проектную команду. Также  на этом уровне фокусируется внимание на промежуточных этапах, которые  помогают распределить работу по подразделам  команды. Подразделы команды получают задачу по выполнению промежуточного этапа и планируют свою собственную  работу независимо от других членов проектной  команды. Они знают, что должны выполнить  свой этап к определенной дате для  того, чтобы обеспечить дальнейшее выполнение проекта.

Планы могут детализироваться по функциям управления. Функциональный план разрабатывается на каждый комплекс работ (подготовительные работы, проектно-исследовательские  робот, поставка материалов т оснащение, строительство, пусковой период и освоение производственных мощностей) или на комплекс работ, которые выполняются одной организацией.

На прединвестиционной стадии в составе так называемого обоснования инвестиций и ТЭО составляется укрупненный (предшествующий) план реализации проекта, включающий потребности в основных видах ресурсов.

Типы календарных планов выбираются в зависимости от целей  планирования, особенностей проекта  и организации управления.

4. План реализации  проекта

Глубина детализации планирования определяется размерами и сложностью проекта, характером проекта, типом  объектов, которые создаются. Типичная структура плана проекта по созданию производственного объекта включает 6 разделов (таблица).

К аспектам разработки ФПР относятся:

По плану практических работ:

начальные данные для проектирования;

приоритеты выполнения работ;

потребность в персонале;

процедуры утверждения проектных разработок;

По плану материально-технического снабжения:

сроки снабжения оснащение;

сроки и контроль за установкой оснащения;

По плану строительства:

требования к помещениям для размещения оснащения и персонала;

организация работ по подготовке и строительства помещений;

По плану контроля качества:

общие критерии качества;

контроль оснащения, которое поставляется;

По плану введения в эксплуатацию:

подготовительные работы;

доэксплуатационный контроль;

введение в эксплуатацию.

Структура и содержание этапов плана проекта: