Разработка организационной структуры службы управления персоналом

3. Учет персонала  ОРГАНИЗАЦИИ

На каждого  работника предприятия ведется  личное дело, содержание которо-го обычно таково:

* внутренняя  опись документов;

* личный листок  по учету кадров (анкета);

* дополнения  к нему (к анкете);

* автобиография;

* копии документов  об образовании;

* копии документов (или выписок из них) об утверждении  в должностях;

* характеристики  или рекомендательные письма;

* копии приказов  о назначении на должность.

В необходимых  случаях, например, предусмотренных  законодательством, в личное дело включается: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей  или трудовых коллективов (для руководите-лей, которые избирались на должность) и  др.

В дальнейшем в  личное дело включаются документы, подтверждающие из-менение анкетных и биографических данных работника (например, копия сви-детельства о браке) и характеризующие его  профессиональные, деловые и лич-ные  качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, различные справки (биогра-фические, содержащие анкетные данные работника  и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав лич-ного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личных делах работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перс-пективы, потенциал  работника и его пригодность  к работе на том или ином рабочем  месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников должны находиться на временном хранении в  данном предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива. Личные дела работников частных предприятий хранятся на этих предприяти-ях вечно.

Рассмотрим основные положения «Инструкции по заполнению организаци-ями сведений о численности  работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения» (Утвер-ждена  Постановлением Госкомстата России от 07.12.98 №121 по согласова-нию с Минэкономики России и Минтрудом России) Бузановский  С.С, Горелов Н.А., Титков А.С. Антикризисное  управление: Реструктуризация и реинжиниринг персонала. Учебное пособие. - СПб.: ООО  «Валери СПД», 1999. С. 224-252..

Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами)¹⁰⁶ в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и выполнявших работу по договорам гражданско-право-вого характера, использовании рабочего времени, движении работников, катего-риях персонала и персонале, занятом в основной и не основной деятельности.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, например, на первое или последнее число месяца.

В нее включаются наемные работники, работавшие по трудовому  договору (контракту) и выполнявшие  постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также  работавшие собственники организаций, получавшие за-работную плату.

В списочной  численности работников за каждый календарный  день учиты-ваются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:

* среднюю численность  работников;

* среднюю численность  внешних совместителей;

* среднюю численность  работников, выполнявших работы  по договорам гражданско-правового  характера.

Средняя численность  работников показывается в целых  единицах. Среднесписочное количество работников за месяц исчисляется  путем сум-мирования списочной  численности работников за каждый календарный  день месяца, включая праздничные  и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной (нерабочий) день принимается равной списочной численности  работников за предшествующий рабочий  день.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соот-ветствовать данным табеля учета использования рабочего времени, на основа-нии которого устанавливается  численность людей, явившихся и  не явившихся на работу.

Основными унифицированными формами  первичной документации по учету труда  и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении тру-дового договора (контракта) (ф. №Т-1,Т-5,Т-6,Т-8), личная карточка (ф.№Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф.№ Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и другие документы, утвержденные поста-новлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы рабо-ты организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Среднесписочная численность работников за период с  начала года по отчет-ный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной  численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления  полученной суммы на число месяцев  работы организации за периоде начала года, т. е. соответственно на 2, 3,4 и т. д.

Использование рабочего времени: под рабочим понимается продолжи-тельность времени, в течение которого работник фактически выполнял работу. Показатели использования рабочего времени заполняются на основании учета:

* количества  отработанных человеко-часов;

* количества  отработанных сверхурочных часов;

* количества  оплаченных человеко-часов;

* количества  человеко-часов, не отработанных  работниками (по сравне-нию с  установленной продолжительностью  рабочей недели) в связи с переводом  их на работу с неполным  рабочим днем по инициативе  адми-нистрации;

* количества  человеко-дней отпусков по инициативе  администрации;

* коэффициента  сменности рабочих.

Движение  работников списочного состава характеризуется изменени-ем списочной численности работников вследствие приема на работу и выбы-тия по различным причинам:

* численность  принятых;

* численность  выбывших;

* численность  выбывших по собственному желанию.

Движение работников характеризуется показателями оборота  кадров и по-казателем постоянства  кадров:

* оборот кадров - совокупность принятых на работу  и выбывших, рас-сматриваемая в  соотношении со среднесписочной  численностью работ-ников за определенный (отчетный) период. Интенсивность оборота  ха-рактеризуется следующими коэффициентами: общий оборот, оборот по приему, оборот по выбытию;

* коэффициент  восполнения работников (деление  численности принятых на численность  выбывших);

* коэффициент  постоянства кадров - отношение численности  работни-ков, состоящих в списочном  составе весь отчетный год,  к среднесписочной численности  работников за отчетный год.

Движение  рабочих мест характеризуется изменением их числа в органи-зации в результате создания или ликвидации. Применительно к статистике за-нятости число рабочих мест выражается фактической численностью работ-ников и числом вакансий.

Категории персонала (согласно Общероссийскому классификатору про-фессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОКПДТР, вве-денному в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.94 г. № 367 с 01.01.96 г.): рабочие, руководители (код категории - 1), специалисты (код категории - 2), другие служащие (код категории - 3).

Персонал, занятый в основной и не основной деятельности: в статис-тической практике осуществляется разработка сведений по труду по основно-му и не основным видам деятельности. Основной вид деятельности коммерчес-кой и некоммерческой организации определяется в соответствии с принятыми методиками.

Государственный комитет Российской Федерации по статистике 4 марта 1998 г. Постановлением № 23 утвердил форму федерального государственного статистического наблюдения № 1 - мониторинг «Сведения о деятельности организаций  в социально-трудовой сфере» и краткие  указания по ее заполне-нию и ввел их в действие с отчета за январь - март 1998 года. В составе мони-торинга  имеются такие формы документов:

1. Экономические  показатели.

2. Заработная  плата (по категориям работающих).

3. Распределение  численности работников по размерам  начисленной зара-ботной платы  за февраль, май, август, ноябрь.

4. Движение работников  и наличие вакансий (по полу, возрасту, категори-ям работников).

5. Подготовка  и повышение квалификации кадров (первоначальное обуче-ние, переподготовка, повышение квалификации, затраты  на эти меро-приятия).

6. Финансовые  показатели (краткосрочная кредиторская  задолженность по оплате труда,  по социальному страхованию и  обеспечению, кратко-срочная дебиторская  задолженность).

7. Производственный  травматизм (численность пострадавших, в том чис-ле со смертельным  исходом, профзаболевания, затраты  на возмещение вреда по видам).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, службы управления персоналом современных компаний выпол-няют обширный комплекс работ, связанных с кадровым составом предприятия; служба управления персоналом выполняет множество функций, связанных с анализом содержания труда на предприятии, подбором и адаптацией персонала, стимулированием развития работников, их обучением и урегулированием конфликтных ситуаций в коллективе организации.

В штате службы управления персоналом должны быть специалисты, способные выполнять все перечисленные  функции, в том числе социологи, психологи, экономисты по труду, системные  аналитики. В последнее время  в службах управления персоналом крупных фирм, корпораций стран с  развитым рынком появились новые  специалисты по «вербовке» персонала, психологи, проводящие собеседова-ния  с претендентами на получение  работы, методисты и инструкторы, кон-сультанты по вопросам карьеры, профориентации, организационному планиро-ванию; администраторы программ равных условий  занятости и т. п.

Особый и достаточно обширный набор требований предъявляется  к руко-водителю службы управления персоналом.

При построении многоролевого профессионального  профи-ля менеджера по персоналу  необходимо идентифицировать:

* сохраняющиеся  и предвидимые в будущем тенденции  (в организации бизнеса, промышленности, рыночной среде, тех-нике и  технологии), которые способны существенным  образом повлиять на функциональные  характеристики деятельности ме-неджера  по персоналу;

* множество ключевых "зон ответственности" менеджера  по персоналу;

* наиболее важные  задачи и результаты работы  с точки зрения самого менеджера  по персоналу;

* критерии эффективности  его деятельности для каждой  ключевой функции;

* конструируемый  блок основных способностей и  других умений и навыков, необходимых  для выполнения каждой клю-чевой  функции и достижения результата  деятельности менед-жера по персоналу;

* специфичное  для деятельности менеджера по  персоналу поведение, в котором  проявляется его компетентность.

Организационная структура службы управления персоналом определяется как объективны-ми факторами (размером предприятия и объемом выполняемой работы по каж-дой функции, качеством персонала службы управления персоналом), так и субъективными (отно-шением к персоналу руководителя организации, его подготовленностью, видением целей организации и ролью, отводимой персоналу).