Деловые беседы

 
 
 
 
 

ДЕЛОВЫЕ БЕСЕДЫ КАК МЕТОД  ПРИНЯТИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  РЕШЕНИЙ 
 

Контрольная работа по психологии управления 
 

 

       ОГЛАВЛЕНИЕ

          С.

Введение .................................................................................................................3 

Глава 1. Общая характеристика деловой беседы...........................................5  

Глава 2. Технология ведения деловой беседы…………………….................9 

Глава 3. Деловая беседа в теории управления……………….......................15 

Заключение ..........................................................................................................23 

Список использованной литературы................................................………..24 
 
 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность  данной тематики обусловлена тем, что  деловая беседа – один из важнейших компонентов делового поведения. Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

     Подлинное значение такого рода делового общения  в нашем обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательской деятельности и, прежде всего, умения вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального проведения.

     Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем. 
Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретное предложение. 
Но важен не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы можно получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.  
         Объект исследования – деловые беседы.

     Предмет исследования – анализ особенностей деловых бесед как метода принятия управленческих решений.

     Цель  работы – на основании анализа особенностей деловых бесед определить их место в принятии управленческих решений.

     Достижение цели связано с решением следующих задач:

     1. Рассмотреть понятие деловой  беседы.

     2. Проанализировать характерные особенности и технологию ведения деловой беседы.

     3. Определить место деловой беседы в теории управления. 

 

      ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

      Из  взаимной беседы, говоря словами древнего философа Гераклита, “люди извлекают  пользу, получают большие знания”. Деловая беседа – одна из форм получения  деловой информации, активизации интеллектуальных возможностей ее участников.

      “Деловая  беседа” – это осмысленное  стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать  желание у одного человека или  группы людей к действию, которое  изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем. Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемый посредством слов и невербальных средств (мимики, жестов, манеры поведения) ¹.

      Деловая беседа имеет следующие характерные особенности:

- дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели и партнеров и в интересах понятного и убедительного изложения мнения;

- быстрота реагирования на высказывания партнеров, способствующая достижению поставленной цели;

-   критическая оценка мнений, предложений, а также возражений партнеров;

- аналитический подход к учету и оценке субъективных и объективных факторов проблемы в комплексе;

- ощущение собственной значимости и повышение компетентности партнеров в результате критического разбора других точек зрения по данной проблеме;

- ощущение сопричастности и ответственности в решении затронутой в беседе проблемы.         

К числу  целей, требующих проведения деловой  беседы, относятся следующие: во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или достичь новых деловых отношений между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

     По  характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми  рабочими; по направленности - целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими; по степени свободными - регламентированными, т.е. осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности  (например, анкетирование), и не регламентируемыми, такими как дружеский разговор.         

В сравнении  с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

-         повышение компетентности руководителя благодаря учету, проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;

-         возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

      Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

      Значение  деловой беседы обусловливается ее функциями. Она является “генератором”, “движущей силой” многих сторон деятельности предприятий или учреждений. Приведем основные функции деловой беседы.

1. Начало перспективных  мероприятий и процессов.

2. Контроль и  координирование начатых мероприятий и процессов.

3. Обмен информацией.

4. Взаимное общение  работников из одной деловой  среды.

5. Поддержание  деловых контактов на уровне  предприятий, объединений и государств.

6. Поиски, выдвижение  и оперативная разработка новых  идей и замыслов.

7. Стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

      Правомерно  утверждать, что почти все дела, все правовые акции человеческого  общества, любой коллективный человеческий труд, начинаются, осуществляются и  завершаются при помощи различных  по форме, содержанию и функциям деловых бесед.

      Деловая беседа – это устный контакт между  партнерами, коллегами, связанными отношениями  дела. В современной более узкой  трактовке под деловой беседой  понимают речевое общение между  собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

      Деловая беседа отличается от других типов  беседы тем, что она происходит в  деловой ситуации (ситуации делового общения) и направлена на решение конкретной проблемы; в результате такой беседы меняется существующая деловая ситуация и создается новая (конечно, в том случае, если беседа была эффективной, т.е. конкретная проблема получила в ходе то или иное свое решение).

      Деловая беседа, если возникает не спонтанно, а планируется заранее (что чаще всего бывает), требует особой специальной  подготовки.

      Это один из надежных инструментов совместного  поиска оптимального решения разнообразных  экономических и социальных задач.

      Беседа  являет собой акт прямой взаимной коммуникации. Этим она существенно  отличается от встречающихся в деловой  практике форм письменного общения. Здесь достаточно назвать такие  употребительные формы, как циркуляр, деловое письмо.

      Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга. 

 

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

     Для того чтобы в полной мере реализовать функции деловой беседы при ее проведении, целесообразно руководствоваться определенными принципами, носящими универсальный характер ².

     1. Привлечь внимание  собеседника (начало  беседы).

     Часто решающее воздействие на желание  или нежелание собеседника продолжить разговор оказывают несколько первых предложений. Это должны быть ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения.

     Логичная  последовательность обращений в  начале беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление  собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов.

     Рекомендуются такие основные приемы для начала беседы:

• снятие напряженности — придание началу беседы неформального и личностного  аспекта;

• метод "зацепки" — увязка с содержанием  какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдотичного случая или необычного вопроса;

• метод  стимулирования игры воображения —  постановка множества вопросов по ряду проблем, которые выносятся на беседу;

• метод  прямого подхода — непосредственный переход к делу без какого-либо подхода.

     2. Пробудить в собеседнике  заинтересованность (передача  информации).

     Основными средствами реализации этого принципа при передаче информации являются постановка вопросов (закрытых, открытых, риторических, вопросов по размышлению, переломных); выслушивание (концентрация на теме собеседника и на собеседнике, стимул для аргументов: хороший слушатель — значит дельный человек); изучение реакций собеседника (наблюдение, поддержание визуального контакта); передача информации собеседнику (применение искусства дипломатии, создание предпосылок для аргументации).

     Полнее  реализовать этот принцип помогут  такие рекомендации:

     • при передаче собеседнику информации используйте его "язык", чтобы  избежать искажений сообщения и  быть правильно понятым;

     • начинайте передачу информации с выдвижения на первый план собеседника, его спонтанной информации, его задач и проблем;

     • компенсируйте предубеждения собеседника  как можно более полными объяснениями и дополнительной специальной информацией;