Коммуникативное поведение в организации

Содержание

 

Введение 2

Глава 1. Понятие и сущность коммуникаций 4

1.1. Коммуникации и их значение в процессе 4

деятельности предприятия 4

1.2. Основные элементы 8

и виды   коммуникационного поведения 8

1.3. Коммуникативные барьеры 12

Глава 2. Коммуникативное поведение в организациях 15

2.1. Анализ системы коммуникации в ИПБОЮЛ «Татьянкина» 15

2.2. Коммуникативные процессы в ОАО «НПК Уралвагонзавод» 19

2.3. Система коммуникаций управления фирмы «Trade Master» 21

2.4. Анализ системы  коммуникаций в организации «МГТС» 26

Заключение 29

Список использованной литературы 30

 

Введение

 

Актуальность работы.  Коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для  функционирования любой группы, организации  или общества, она образует самую  суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений  в организации, то она прекратит  своё существование. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Проблемами коммуникативного поведения занимались ученые: Ч. Бернард,  Д. Кац, Р. Кан, Гринберг, Бейрон,  Аверченко, Румянцева, Захаров, Коновалова.

Цель работы: изучить проблему коммуникативного поведения в организациях.

Объект исследования: коммуникации в организационной среде.

Предмет исследования: значение коммуникаций для организации,    их воздействие на деятельность и  развитие организации.

Задачи:

1. Рассмотреть значение коммуникаций в процессе деятельности предприятий.
2. Выделить основные элементы коммуникаций.
3. Изучить основные  виды коммуникаций.
4. Выявить препятствия, стоящие на пути коммуникаций.
5. Рассмотреть коммуникативные процессы на примере существующих организаций.

Структура работы: состоит  из введения,  двух глав, заключения, списка использованной литературы.

 

Глава 1. Понятие и сущность коммуникаций

1.1. Коммуникации и их значение в процессе

деятельности предприятия

 

Коммуникации – это  передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения  индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей.

       В любой группе людей, тем более в  организации, где необходима слаженная работа персонала, коммуникативное поведение играет очень важную роль. Что касается руководителя, то его работа напрямую зависит от коммуникативной стороны его деятельности,  руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. [6] Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении  с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс  производства и управления.

Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями [4]. К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для  организации используются различные  формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка  ведется при помощи специальных  организаций, т.е. существует множество  способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся  межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем  рабочей группой, неформальные коммуникации [9].

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта  информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих  исполнителей.

Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать  без информации о ходе производственного  процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске  продукции и т.д. Иногда возникает  ситуация, когда для решения вопроса  на низовом уровне требуется вмешательство  руководителей высшего звена. И  тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий  уровень. Так, например, вопрос об изменении  технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации задач  и действий подразделений организации  требуется обмен информацией  между ними, поэтому устанавливаются  потоки информации между подразделениями  по горизонтали. Таким образом, координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных  подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой  техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений  между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Две трети всей деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный» [19]. Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

Поскольку подчинённые объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности  управления. Участие в обмене информацией  каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

    Определённую  роль играют также коммуникации  с неформальными группами. Часто  мнения, складывающиеся в неформальных  группах и поступающие к руководителям  по неформальным каналам, дают  возможность понимать более правильные  решения или предупреждать конфликтные  ситуации.

Информационный процесс  охватывает все подразделения и  все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его  деятельность в значительной степени  зависит от эффективности коммуникационного  процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно  понята или воспринята. Эффективность  обмена информацией достигается  только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому  главной задачей коммуникационного  процесса является обеспечение понимания  и правильного восприятия передаваемой информации.

Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без  коммуникаций нет общения, а без  общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают  как определяющее условие для  формирования группы и ее жизнедеятельности [1].

Сущность коммуникационного  менеджмента заключается в его  двуединой природе. С одной стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается  как самостоятельная профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, методов, инструментов, механизмов, обеспечивающих формирование и эффективное  развитие всех видов капитала организации. С другой стороны, коммуникационный менеджмент есть наука об этом управлении. Она изучает взаимодействие и взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала организации, а также познает закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе создания и развития организации [15].

Коммуникационный менеджмент как своего рода технология обмена информацией для бизнеса в  менеджменте знаний обеспечивает организации  эффективный результат по нескольким направлениям. В их числе:

• разработка стратегии эффективности организации;

• формирование каналов коммуникации внутри организации;

• формирование каналов  коммуникации во внешней среде организации.

Выделим следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации.

1. Продвижение имиджа  организации открывает пути новым  идеям и продукции.

2. Внутренняя мотивация  работников способствует созданию  здорового морального климата  в организации, готовности к  инновациям.

3. Исключение двойственного  толкования политики организации  помогает избежать нежелательных  споров и конфликтов.

4. Связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым переменам [7].

Таким образом, коммуникации имеют колоссальное значение в управлении, так как предоставляют необходимые  средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи  и корректировки целей и процедур деятельности организации. Поэтому  и менеджеры, и исполнители должны знать основные методы и способы  применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

1.2. Основные элементы

и виды   коммуникационного поведения

 

Коммуникации по своей  природе — это контакт, связь  с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или  письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации —  добиться от принимающей стороны  точного понимания отправленного  сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых  коммуникационный процесс не может  происходить.

По крайней мере, необходимо два лица — отправитель и получатель. Отправитель — это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл  того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование — перевод  информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык коммуникаций.

Сообщение — информация, которую отправитель передает желаемому  получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей  целью выражение сообщения в  вербальной или невербальной форме [20].

Каналы, по которым передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем  личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений  по факсу, докладных и служебных  записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель — индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование — процесс  превращения сообщения в имеющую  смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял  отправленное сообщение. Чем ближе  декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более  эффективна коммуникация. Не следует  отождествлять отправку сообщения  и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение. Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной  среды получателя.

Обратная связь — присутствует, когда получатель демонстрирует  реакцию на полученное сообщение. Это  может быть любой сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий  понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию [5].

    Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение.

По видам  коммуникации различают:

По субъекту и средствам  коммуникаций: а) Межличностные; б) Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий

По форме общения: а) Вербальные; б) Невербальные

По каналам общения: а) Формальные; б) Неформальные

По организационному признаку (по пространственному расположению каналов):

а) Вертикальные; б) Горизонтальные; в) Диагональные

По направленности общения: а) Нисходящие; б) Восходящие

Межличностные коммуникации — коммуникации, осуществляемые между  людьми в ситуациях «лицом к лицу»  и в группах с помощью слов и несловесных средств общения.[3]