Коммуникативное поведение в организации

 

2.2. Коммуникативные процессы в  ОАО «НПК Уралвагонзавод»

 

Организация занимается производством  и реализацией железнодорожного подвижного состава различного назначения,  дорожно–строительной и сельскохозяйственной техники и иной продукции.

В практике управления организацией присутствуют все коммуникативные составляющие.[16]

     В условиях акционерного предприятия происходит слияния личных и коллективных интересов трудящихся. С одной стороны, здесь реализуется коллективная форма собственности и каждый заинтересован в наивысших конечных результатах своего труда. С другой стороны, участвуя своей долей акций в капитале общества, каждый акционер проявляет творческую активность в меру своих возможностей – хозяйственную предприимчивость, что способствует повышению эффективности производства и реализации продукции, позволяет материально поощрить каждого.

Главная цель Открытого Акционерного Общества «НПК Уралвагонзавод» - повышение рентабельности. А это достигается благодаря  хорошо налаженным коммуникациям в  системе управления. Завод обладает информационной системой управления технологическим  процессором – это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическим процессами с заданной дискретностью и в рамках определённого  периода управления.

Завод отчисляет больше средства для совершенствования коммуникационных систем, надежность оборудования и, что  очень важно на защиту своей информации.[16]

Техническое обеспечение  Акционерного Общества находится на высоком уровне. Это позволяет  заводу обеспечить:

Организацию эффектной связи  между подразделениями завода, размещенных  в разных район города;

Организацию эффектной связи  между подразделениями завода и  мобильными группами;

Обеспечение координированной распределённой обработки всей документации.

Для анализа коммуникационных систем в сфере управления ОАО  «НПК Уралвагонзавод», было проведено  анкетирование работников инженерно-технического отдела. В нем участвовало 5 человек, которым было предложено ответить на 13 вопросов, затрагивающих их профессиональную деятельность.[16] Проанализировав полученные ответы, можно сделать выводы: что большая нагрузка ложится на заместителя главного бухгалтера, которой приходится выполнять большой объем работ, (согласно анкете) она выполняет 5 пунктов из 6, когда в её обязанности входит только 3 пункта. Для улучшения обеспечения информацией в отделе, было высказано желание подключения к Интернету. Бухгалтер выразила желание, чтобы у квалифицированных работников не было много отвлечений. Для этого нужно создать специальное подразделение, которое бы выполняло все вспомогательные функции. Для полного обеспечения информацией бухгалтер высказала пожелание о дополнительной выписке экономических журналов.

Инженер - программист пожелал назначить в отдел машинистку, и посетовал на неправильный режим рабочего дня, а так же он высказал пожелание подключится к Интернету.

Руководитель экономической  группы так же согласен, что нужно  создать специальное подразделение, чтобы освободить квалифицированных  работников от занятий, которые не выходят  в их обязательности.[16]

Он отметил, что информация, поступающая к ним, недостаточна, а именно:

Отсутствует информация и  подборки по конкретным темам;

Недостаток литературы по отечественному и зарубежному опыту;

Несовременное поступление  информации;

Для улучшения обеспечения  информацией необходимо приобретение литературы.

Инженер по информатике указала, что её очень часто отвлекают от работы (более трёх раз в день) по причине: совещания; вызов к руководителю; вызов в цеха и другие отделы.

   Анализ данных, полученных  в результате проведенного анкетирования  на ОАО «НПК Уралвагонзавод»  для выявления состояния организационных  коммуникаций и путей их совершенствования  показал, что инженерно-технические  работники много заняты побочной, не свойственной их квалификации  работе, и трое из пяти специалистов  высказали пожелание освободить  их от лишних работ, путём  передачи их специальному подразделению.  И, что самое главное, почти  все сотрудники указали на  недостаточно обеспечение информацией.

 Из всего вышесказанного  можно выделить ряд мероприятий  по совершенствованию коммуникаций:

1.Регулирование информационных  потоков; 

2.Совершенствование в  организации систем обратной  связи; 

3.Создание специального  подразделения (для освобождения  ИТР от несвойственной их квалификации  работе);

4. Подключение к Интернету;

5. Исключить отвлечения  от основной работы.

2.3. Система коммуникаций  управления фирмы «Trade Master»

 

Фирма «Trade Master»  ведёт свою хозяйственную деятельность на территории Краснодарского края с 1992 года и занимается продажей бытовой  техники, калькуляторов, видео- и аудиоаппаратуры, канцелярских товаров, копировальной  техники и компьютеров. Собственной сети магазинов фирма не имеет, так как в области поставок компьютерной периферии, рабочих станций и телефонов ориентируется, прежде всего на корпоративного заказчика, который не ходит по магазинам в поисках необходимого оборудования.[14]

Анализ коммуникативной  политики фирмы «Trade Master» можно  провести в соответствии с элементами процесса коммуникации, начав с целевой  аудитории или приемника.[14]

Анализ целевой  аудитории

Корпоративным заказчиком компьютерных сетей являются, как правило, крупные фирмы, банки  и государственные органы, которые  приобретают их с целью извлечения прибыли, сокращения издержек, выполнения каких-либо общественных или правовых обязательств. Исходя из этого следует  отметить, что для таких организаций, прежде всего, важны качество и надежность, а также квалифицированное и  быстрое сервисное обслуживание.

Кроме того, в процессе принятия решений о закупках для нужд организации  обычно принимает участие не менее  двух человек (руководитель и специалист по технике). При этом участники решения  выполняют разные обязанности в  рамках организации и подходят к  решению о закупке с разными  критериями. Если для технического специалиста основными критериями для выбора поставщика информационных технологий являются качество и надежность предлагаемой техники, ее технические  характеристики и наличие сервисного обслуживания, то руководитель при  принятии решения руководствуется, прежде всего, своими представлениями  о данной фирме, то есть, о ее надежности, компетентности и так далее. Поэтому  для привлечения максимального  числа заказчиков фирма «Trade Master»  проводит коммуникативную политику одновременно в двух направлениях:

1. Создание благоприятного образа фирмы у руководителей предприятий-заказчиков;

2)  Привлечение внимания и ознакомление технических специалистов данных предприятий с продукцией фирмы.

Надо также  отметить, что покупатели компьютерных сетей сконцентрированы географически. Существует значительная неравномерность  в развитости информационных, сервисных  и сбытовых структур в центре и  на периферии. Поэтому для повышения  эффективности коммуникативной  политики фирма «Trade Master» разбила  рынок информационных технологий на две части: Краснодар и Краснодарский  край. Краснодар характеризуется  более высокой концентрацией  профессионалов, специалистов и продвинутых  пользователей. Информация о товарах  и услугах здесь распространяется достаточно быстро. Край отличается меньшей  информированностью о современных  технологиях, новости и техническая  литература сюда доходит с большим  опозданием, население менее восприимчиво к новым технологиям и спрос  на данные товары и услуги достаточно низок. Поэтому формы и методы коммуникации фирмы в Краснодаре отличаются от коммуникаций по краю. [14]

Анализ выбора обращения

Выявив целевую аудиторию  и изучив ее потребности и возможности, фирма приступает к разработке эффективного обращения, которое должно привлечь внимание фирмы-заказчика и побудить ее к совершению покупки.

Формулируя  обращение к потенциальным заказчикам, фирма «Trade Master» делает акцент на рациональных мотивах, то есть убеждает заказчика в качестве и надежности компьютеров, ссылаясь на мировую известность их поставщика – COMPAQ.

Анализ каналов  коммуникации

Исходя из особенностей компьютерного рынка  и восприятия товаров и услуг  информационных технологий различными категориями потребителей фирма  «Trade Master» при выборе действенных  каналов коммуникации использует теорию Алсопа. Вкратце она формулируется так: «Фактором, в действительности создающим или уничтожающим товар, услугу или имидж фирмы, является молва». [14] Молва всегда распространяется «от центра к краям» системы окружностей.

Для того, чтобы быстро и  эффективно распространить информацию о товаре, услуге или фирме, следует  заронить ее в самый центр системы, а дальше она распространится  сама собой – как круги по воде. Именно так поступает фирма «Trade Master», проводя коммуникативную политику, направленную в первую очередь, на профессионалов, работающих на рынке информационных технологий. Для привлечения их внимания фирма использует следующие мероприятия:

• организует выставки и презентации, где специалисты могут увидеть товар в действии, получить ответы на интересующие вопросы относительно его технических характеристик, ознакомиться с рекламными проспектами, завязать прямые контакты с представителями фирмы;

ведет семинарскую  деятельность (в том числе участвует  в семинарах сторонних организаций  и фирм).

В целом, для продвижения своего товара – компьютерных сетей, фирма  «Trade Master» использует канал личной коммуникации, считая его наиболее действенным и эффективным при  работе с корпоративным заказчиком. При этом она использует наиболее качественный подход, учитывающий и  удовлетворяющий персональные потребности  каждого отдельного потребителя.

Прежде чем предложить свои услуги той или иной организации, фирма «Trade Master» собирает все необходимые  сведения (наличие компьютерных сетей  и их состояние, проблемы, возникающие  при эксплуатации и возможности  их устранения, финансовое состояние  организации и так далее). Затем, если выявлены какие-либо недостатки, то разрабатывается проект модернизации сети, а также рассчитываются затраты  на его реализацию. Только после  этого опытный агент по продажам предлагает уже готовый проект компьютерной сети, разработанный непосредственно  для данной фирмы. Такой подход позволяет  фирме лучше понимать потребности  своих клиентов и предоставлять  наиболее значимые для них услуги.

За многолетний опыт работы в Краснодаре и на территории края фирма приобрела много постоянных клиентов, коммуникация с которыми осуществляется посредством рассылки:

- информационных писем с предложениями о новых услугах;

- приглашений на выставки и семинары;

- прайс-листов с информацией об изменениях цен.

В случае улучшения финансового  состояния фирмы «Trade Master» можно  будет использовать более действенные  и дорогостоящие формы коммуникации и каналы распространения информации. [14]

В частности, для создания благоприятного образа фирмы в глазах общественности можно было бы провести следующие мероприятия:

• создать общество специалистов по компьютерным технологиям. Такое общество стало бы лидером общественного мнения в области информационных сетей, что позволило бы фирме «Trade Master» формировать благоприятное общественное мнение о себе и своей деятельности, а также быстро распространять информацию о новых товарах и услугах;
• выделять средства на поддержку научных работ;
• выпускать хорошо оформленные годовые отчеты и опубликовывать их. Это создало бы мнение о фирме как о стабильной, процветающей организации и привлекло к сотрудничеству крупные фирмы.

Все эти мероприятия создали  бы благоприятный имидж фирмы, что  привело бы к стремлению руководителей  предприятий-заказчиков сотрудничать именно с фирмой «Trade Master».

Особое внимание фирме  «Trade Master» следует обратить на внутренние коммуникации, так как проведение эффективных внутренних коммуникаций позволяет совершенствовать организацию  работы с клиентами фирмы, изучать  клиентов и создавать благоприятный  образ фирмы. Для достижения этих целей фирме необходимо:

-заставлять изучать характеристики товара продавцов и менеджеров. Сотрудники фирмы должны знать и уметь рассказать все подробности о продаваемом товаре, они должны быть для покупателя источником информации;

- воспитывать у сотрудников любезность и отзывчивость;

-применять принцип превращения  случайного посетителя в покупателя;

-выяснять у уже имеющихся клиентов имена потенциальных покупателей. Лучший источник новых клиентов - это клиент уже имеющийся.

      Можно так же добавить, что в коммуникативной политике фирмы «Trade Master» ключевым моментом является роль, которую играют профессионалы рынка информационных технологий. Поэтому продвижение следует начинать с организации общественного мнения профессионалов и компьютерной прессы.