Общение как обмен информацией

Одна  из таких попыток в области  кинетики принадлежит К.Бёрдвистлу. Разрабатывая методологические проблемы этой области, Бёрдвистл предложил выделить единицу телодвижений человека. Основное рассуждение строится на основе опыта структурной лингвистики: телодвижения разделяются на единицы, а затем из этих единиц образуются более сложные конструкции. Совокупность единиц представляет собой своеобразный алфавит телодвижений. Наиболее мелкой семантической единицей предложено считать кин, или кинему (по аналогии с фонемой в лингвистике). Хотя отдельный кин самостоятельного значения не имеет, при его изменении изменяется вся структура.

На основании  предложения Бёрдвистла были построены своего рода "словари" телодвижений, даже появились работы о количестве кинов в разных национальных культурах. Но сам Бёрдвистл пришел к выводу, что пока построить удовлетворительный словарь телодвижений не удается: само понятие кина оказалось достаточно неопределенным и спорным. Более локальный характер носят предложения о построении словаря жестов. Существующие попытки не являются слишком строгими (вопрос о единице в них просто не решается), но тем не менее определенный "каталог" жестов в различных национальных культурах удается описать.

Кроме выбора единицы, существует еще и вопрос о "локализации" различных мимических движений, жестов или телодвижений. Нужна тоже более или менее  однозначная "сетка" основных зон  человеческого лица, тела, руки и  т.д. В предложениях Бёрдвистла содержался и этот аспект; все человеческое тело было поделено на 8 зон: лицо, голова, рука правая, рука левая, нога правая, нога левая, верхняя часть тела в целом, нижняя часть тела в целом. Смысл построения словаря сводится при этом к тому, чтобы единицы – кины – были привязаны к определенным зонам, тогда и получится "запись" телодвижения, что придаст ей известную однозначность, т.е. поможет выполнить функцию кода. Однако неопределенность единицы не позволяет считать эту методику записи достаточно надежной.

Несколько более скромный вариант предложен  для записи выражений лица, мимики. Вообще в литературе отмечается более 20 000 описаний выражения лица. Чтобы  как-то классифицировать их и предложена методика, введенная П.Экманом и получившая название FAST – Facial Affect Scoring Technique. Принцип тот же самый: лицо делится на три зоны горизонтальными линиями (глаза и лоб, нос и область носа, рот и подбородок). Затем выделяются шесть основных эмоций, наиболее часто выражаемых при помощи мимических средств: радость, гнев, удивление, отвращение, страх, грусть. Фиксация эмоции "по зоне" позволяет регистрировать более или менее определенно мимические движения (рис. 7). Эта методика получила распространение в медицинской (патопсихологической) практике, в настоящее время есть ряд попыток применения ее в "нормальных" ситуациях общения. Вряд ли можно считать, что и здесь проблема кодов решена полностью.

Рис. 3. Методика FAST (Facial Affect Scoring Technique)

Таким образом, анализ всех систем невербальной коммуникации показывает, что они, несомненно, играют большую вспомогательную (а иногда самостоятельную) роль в коммуникативном  процессе. Обладая способностью не только усиливать или ослаблять  вербальное воздействие, все системы  невербальной коммуникации помогают выявить  такой существенный параметр коммуникативного процесса, как намерения его участников. Вместе с вербальной системой коммуникации эти системы обеспечивают обмен  информацией, который необходим  людям для организации совместной деятельности.

 

 

Коммуникационные  барьеры и способы их устранения

Преграды, обусловленные восприятием.

Люди  реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет некоторых факторов из числа  влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности  коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием.

Одна  из таких преград возникает по причине конфликта между сферами  компетенции, основами суждений отправителя  и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному  в зависимости от накопленного опыта.

Расхождение между основами суждений может становиться  причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния  и внешнего окружения людей. Эта  характеристика исключительно важна  для обмена информацией. Из нее следует, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного  ими в физическом смысле. Трудности  организаций в обмене информацией  приписаны различию людей по признаку интерпретации получаемых ими сообщений. Как следствие идеи, закодированные отправителем, могут оказываться  искаженными и не полностью понятыми.

Информация, вступающая в противоречие с нашим  опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с  этим опытом или понятиями. В исследованиях  подтверждено наличие тенденции  восприятия людьми проблем организации  в рамках основ суждений, формирующихся  исходя из их конкретных функций.

Еще одна причина трудностей восприятия в  процессе коммуникаций состоит в  существовании преград, обусловленных  социальными установками людей. Если мы имеем неудачный опыт взаимодействия с определенными работниками или отделами, по всей вероятности, на процесс обмена информацией влияют установки людей.

Руководитель, не созидающий позитивно окрашенный климат в отношениях с другими, получит  в дальнейшем урезанный обмен  информацией с сотрудниками. Со временем может сложиться обстановка недоверия, антагонизма и самозащиты. Согласно исследованиям в атмосфере доверия  растут информационные потоки и точность информации в обменах ею между  людьми в организации. В одном  из исследований установлено, что, если руководители честны и открыты со своими сотрудниками, последние в  обмене информацией отвечают первым тем же самым. Чем выше открытость одного или обоих людей, участвующих в обмене информацией, тем ощутимее удовлетворение от контакта.

Семантические барьеры.

Целью коммуникаций является обеспечение понимания  информации, служащей предметом обмена, т. е. сообщения. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией  и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты  и интонации. Именно этими символами  обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов.

Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку  слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что  некто намеревается сообщить, необязательно  будет интерпретировано и понято таким же образом получателем  информации.

Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем.

Символ  не имеет неповторимого неотъемлемого  значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости  от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет тоже значение символу, которое мы ему придали.

Семантические затруднения могут быть так же обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Этот момент имеет огромное значение для коммуникации.

Как можно  видеть, для эффективного обмена информацией  с работниками вашей организации  вы должны придти к пониманию истинного  значения используемых ими слов и  добиться понимания ими значения, которое вы вкладываете в слова, используемые вами. Филипп Льюис пишет:

«К сожалению, руководитель часто забывает, что  работнику для понимания передаваемых в его адрес слов (инструкций, указаний, распоряжений и т.п.) необходимо знать, с какой целью эти слова  используются руководителем. Только тогда  получатель сможет интерпретировать слова  отправителя в значении говорящего, а не в своем собственном. Ситуация усложняется тем, что каждая организация, связанная с бизнесом, а так  же каждый отдел в соответствующих  структурах вырабатывает собственный  жаргон. Тем не менее, организации  приходится полагаться на понимание  каждым подразделением каждого другого  ее же подразделения. Когда какое-либо подразделение забывает или игнорирует факт существования необходимых  и профессиональных вариаций значения слов, на путях взаимопонимания быстро возникают «дорожные пробки»  ».

Также нетрудно догадаться, что семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут серьезно затруднять деловые  переговоры.

Невербальные преграды.

Хотя  вербальные символы (слова) - основное наше средство кодирования идей, предназначенных  к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, улыбка и гримаса неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд – все это примеры невербальной коммуникации. Использование пальца как указывающего перста, прикрывание рта рукой, прикосновение, вялая поза также относятся к невербальным способам передачи значения (смысла).

Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как мы произносим слова. Имеются в виду интонация, модуляция голоса, плавность речи и т. п. Как известно из опыта, то, как мы произносим слова, может существенно  изменять их смысл.

Согласно  исследованиям, значительная часть  речевой информации при обмене воспринимается через язык поз, жестов и звучание голоса. Мехребиен в книге «Невербальная коммуникация» указывает, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38% - через интонации и модуляции голоса. Отсюда следует, что всего 7% остается словам, воспринимаемым получателем, когда мы говорим. Это имеет принципиальное значение. Другими словами, во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.

Нужно добиваться, чтобы используемые вами для передачи невербальные символы соответствовали  идее, которую вы намереваетесь сообщить. В противном случае невербальные символы создают такой шум, что  реципиенты почти наверняка неправильно  воспримут сообщение.

Как и  семантические барьеры, культурные различия при обмене невербальной информацией  могут создавать значительные преграды для понимания.

Плохая обратная связь.

Другим  ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, переданное, по вашему мнению, в полном соответствии с вашей идеей, может, быть не понято.

Неумение слушать

Эффективная коммуникация возможна, когда человек  одинаково точен, отправляя и  принимая сообщения. Необходимо уметь  слушать.

Способы устранения коммуникационных барьеров.

Помимо  умения эффективно слушать существует еще ряд способов, которые еще  можно использовать повышения отдачи межличностных коммуникаций.

1. Проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

2. Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам.

Не жалейте  сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова  или утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете  в результативности.

3. Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями.

Следите за выражением своего лица, жестами, позой  и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас  собеседник. Посылая гармоничные  знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей  ясности и понимания ваших  слов.

4. Изучайте эмпатию и открытость.

Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно возможность неверного понимания при декодирования сообщения принимающей стороной.

Эмпатия означает так же честную попытку увидеть ситуацию, поднимаемые вопросы и проблемы с точки зрения другого человека.

Эмпатия при обмене информацией подразумевает так же поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых решений, оценок и стереотипов. Вместо этого старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.

5. Добивайтесь установления обратной связи.

Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопросы.

Другой  способ задавать вопросы – заставить  человека пересказать ваши мысли.

Еще один способ создания обратной связи заключается  в оценке языка поз, жестов и интонаций  человека, которые как будто указывают  на замешательство или непонимание.