Управленческое общение и факторы его эффективности

4.   Принцип рационального использования рабочего времени руководителя. Исследования показывают, что из каждой сотни менеджеров лишь один имеет достаточно рабочего времени, десятерым требуется на 10% больше времени, сорока менеджерам нужно дополнительно 25% времени, остальным не хватает и дополнительных 50%. Описано, много принципов и приемов использования рабочего времени. Отмечу лишь два принципа: принцип приоритетов и принцип Парето. Суть принципа приоритетов проста: распределять дела в порядке их значимости и начинать с самого существенного. Согласно принципу итальянского экономиста В. Парето ("80—20"), в процессе работы за 20% расходуемого времени менеджер достигает 80% результатов, а остальные 80% затраченного времени дают лишь 20% общего итога. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Уровни  и стадии управленческого  общения.

         Общение может происходить на разных уровнях. А. Добрович выделяет следующие уровни общения: примитивный, манипулятивный, стандартизированный, конвенциональный, игровой, деловой, духовный⁴.

         Все они значимы, но я выделю деловой уровень.

Деловой уровень. Еще один уровень диалога, располагающийся выше конвенционального, - деловое общение. Имеется в виду не просто «деловые контакты» как род человеческих занятий. Реальные деловые контакты совсем не обязательно протекают на «деловом уровне», они нередко выглядят как общение на манипулятивном или стандартизированном уровне. Особенность делового общения: «Я» человека отодвинуто назад, на первом месте – дело. Общаясь на деловом уровне, люди выносят из контактов не только определенные зримые «плоды» совместной деятельности, но также исключительно стойкие чувства взаимной привязанности, доверия и теплоты. Или, напротив, почти неустранимые антипатии друг к другу! Дело отметёт игру и выставит в человеке всё, чем он является в действительности.        

 

     Другой подход к рассмотрению уровней общения предлагает Б. Ломов. Он выделяет три уровня: макро-, меза- и микроуровни.

      На макроуровне человек общается с другими людьми в соответствии со сложившимися общественными отношениями, традициями, обычаями. Он определяет своеобразную стратегию общения личности на протяжении всей жизни.

      На мезауровне общение происходит в пределах содержательной темы, один или много раз.

      Общение на микроуровне — это акт контакта (вопрос — ответ, мимический, полетомимический акт и др.). Микроуровень объединяет простейшие элементы, лежащие в основе других уровней общения.

      И. Н. Горелов в книге "Умеете ли вы общаться?" выделяет шесть стадий общения.

  Первая стадия—  ориентировка в окружающих условиях. Выбор места встречи, расположения людей, дистанции взаимодействия — пространственная ориентировка. Ориентировка во времени (когда назначить общение, сколько времени на него выделить), социальная ориентировка (каковы взгляды и ценности участников общения, какую психологическую дистанцию занять при общении).

Вторая  стадия — привлечение внимания собеседников.

Третья  стадия — поиск совместимости собеседников по объему общения (кто и сколько говорит), по темпам общения (частота слов, быстрота смены тем, мыслей, образов), по настроению, по позициям и дистанциям общения. Напряженность прежней стадии сменяется расслабленностью. На этой стадии путем выжидания и маневрирования идет поиск согласия. Все три — подготовительные стадии.

 На четвертой стадии идет обмен фактами и оценка их, поиск общей точки зрения, приемлемой для обеих сторон темы общения. Пробуждается взаимный интерес. Идет демонстрация ожидаемых собеседником черт личности, своих привычек, мнений, настроений.

На  пятой стадии могут возникнуть проблемная ситуация, конфликт, столкновение мнений. Это творческое взаимодействие, поиск нового решения, не предложенного ни одним из собеседников.

На  шестой стадии собеседники принимают решение на основе выработанного на пятой стадии. Намечается совместный план реализации найденного решения, происходит фиксация результатов общения, собеседники выходят из контакта. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структура общения:  коммуникативная, интерактивная,  перцептивная его составляющие.

        В структуре управленческого общения, как, впрочем, и любого другого вида общения, можно выделить три составляющие — коммуникативную, интерактивную и перцептивную.

       Коммуникативная составляющая общения — это обмен информацией, ее понимание. Коммуникативное взаимодействие можно классифицировать по разным основаниям:

-с точки зрения особенностей психического отражения (интеллектуальное, эмоциональное, образное, ассоциативное);

-с точки зрения сосредоточения интересов сторон (противоборство, компромисс, сотрудничество, уход, нейтралитет);

-по числу, характеру и степени вовлеченности субъектов в процесс взаимодействия (монолог, диалог, полилог);

-по организационным формам коммуникативного воздействия (деловая беседа, совещание, прием по личным вопросам, пресс-конференция).

По средствам  коммуникации общение бывает двух видов: речевое и неречевое (невербальное). Невербальные средства общения в свою очередь делятся на:

1.оптико-кинестетические (жесты, мимика, пантомимика),

2.паралингвистические (качество голоса, его диапазон, тональность),

3.экстралингвистические (паузы, плач, смех),

4.пространственно-временные (взаиморасположение партнеров, временные задержки начала общения и др.).

        Достояние людей, их отношения, намерения, характерологические особенности наглядно проявляются в мимике, жестах, позах, походке и т.д. Невербальные сигналы человеком не осознаются или почти не осознаются и поэтому оказываются для руководителя важнейшим источником достоверной информации, необходимой для выбора правильной стратегии общения с конкретной аудиторией. Используя жесты, вызывающие положительную реакцию подчиненных, руководитель может добиться их расположения, повысить свой статус. При помощи невербальных средств общения он может управлять вниманием и состоянием аудитории.

          Элементами невербальной коммуникации являются мимика (выражение лица, ширина зрачка, контакт глазами и др.), частота дыхания, жесты, походка, одежда, символы статуса, тембр голоса и интонация, про странство, разделяющее говорящих.

         Психологами установлено, что в процессе взаимодействия людей от 60 до 90% коммуникаций осуществляется с помощью невербальных средств выражения. При этом вербальный канал используется главным образом для передачи информации, тогда как невербальные сигналы служат выражением межличностных отношений, а в некоторых случаях применяются вместо словесных сообщений. Количество и качество невербальных сигналов зависит от возраста человека (у детей они читаются легче), пола, национальности (сравните, например, жестикуляцию итальянцев и шведов), типа темперамента, социального статуса, уровня профессионализма (чем выше социально-экономическое положение и профессионализм человека, тем меньше развита у него жестикуляция и беднее телодвижения) и других показателей.

        Чтобы не ошибиться в трактовке невербальных сигналов, нужно руководствоваться следующими правилами⁵.

(1)  Судить  следует не по отдельным жестам (они, как и некоторые слова,  могут иметь несколько значений), а по их совокупности (это можно  сравнить с фразой).

(2) Жесты  нельзя трактовать в отрыве  от контекста их проявления. Один'и  тот же жест (к примеру, скрещенные  на груди руки) на переговорах  может означать скованность, нежелание  участвовать в обсуждении проблемы, возможно, недоверие, а человек,  стоящий со скрещенными руками зимой на автобусной остановке, наверняка попросту замерз.

(3)  Следует  учитывать национальные и региональные  особенности невербальной коммуникации. Один и тот же жест у разных  народов может иметь совершенно  разные значения.

(4)  Трактуя жесты, старайтесь не приписывать свой опыт, свое состояние другому.

(5)  Помните  о "второй натуре", т.е. о  той роли, которую в данный  момент и в течение длительного  отрезка времени (иногда в течение  всей жизни) играет человек.  Эта роль может быть избрана  для маскировки, компенсации негативных  качеств. Человек, играющий роль  высокомерного, отважного, использует  и соответствующие роли жесты,  скрывая свою неуверенность или  трусость. Важно отличать эту  "вторую натуру" от истинной, чтобы невербальные сигналы не  ввели вас в заблуждение.

(6)  Другие  факторы, оказывающие влияние  на интерпретацию жестов. Это  может быть состояние здоровья. К примеру, у близоруких зрачки  всегда расширены, а у дальнозорких  сужены. Больной полиартритом предпочитает  избежать рукопожатия, опасаясь боли в суставах. На ширину зрачка также влияет яркость света, на стремление избежать рукопожатия — профессия. Последнее касается художников, музыкантов, хирургов и людей других профессий, где требуются чуткие пальцы.

Организация пространства. Эффективность общения руководителя с аудиторией или несколькими собеседниками непосредственно зависит от размещения участников диалога друг относительно друга.Одним из первых пространственную структуру общения стал изучать американский антрополог Э. Холл. Он ввёл понятие «проксемика», буквальный перевод которого означает «близость»⁶.

К проксемическим характеристикам относятся ориентация( положение) партнёров в пространстве в момент общения и дистанция  между ними. На проксемические характеристики влияют культурные и национальные факторы.

Итак  выделяется несколько зон общения.

(1)   Интимная зона (до 50 см). В нее допускаются только очень близкие люди, и всякая непрошенная попытка нарушить это пространство вызывает негативную реакцию. Деликатность, умение держать дистанцию   — непременное условие плодотворного общения.

(2)  Личная зона (от 50 см до 1,2 м). Это зона общения хорошо знакомых людей и заинтересованных друг в друге партнеров.

(3)   Социальная зона (от 1,2 м до 3,5 м). Зона общения с большинством людей. Сила индивидуального психологического воздействия в этой зоне общения значительно слабее.

(4) Общественная зона(более 3,5 м). Это зона общения в аудитории. На расстоянии более 8 м эффективность общения резко снижается.

       Для руководителя важно правильно выбрать расстояние не только между ним и собеседником, но также учесть компактность и конфигурацию размещения слушателей в зависимости от цели и формы общения. Рассредоточенная в большом зале, аудитория значительно меньше поддается влиянию говорящего, легче "выключается" из общения.

       Если преимущественно монологические формы общения (лекция, доклад) допускают традиционное расположение — оратор лицом к аудитории, сидящей рядами, то диалогические формы общения при таком расположении непродуктивны. Вот некоторые, наиболее эффективные варианты размещения аудитории при диалогических (полилогических) формах общения⁷.

Единая  команда. В центре — организатор обсуждения, остальные участники   — круг заинтересованных людей.

Блочный метод. Такое расположение подходит для организации диспутов, "круглых столов". Участники обеспечены микрофонами. При необходимости микрофоны устанавливаются в зале.

 Расположение участников друг напротив друга. Этот способ размещения эффективен, когда предстоит обсуждение, участники которого придерживаются противоположных взглядов.

“Треугольник”. Участников немного, и они могут общаться непосредственно. В центре   — организатор (лидер общения).

 "Круглый стол". Роль организатора общения минимальна. Все участники находятся в равном положении. Если участников дискуссии много, то возможен еще один (внешний) круглый ряд.

    Выше речь шла о коммуникативной стороне общения. Другая составляющая общения — интерактивная, характеризующая общение как взаимодействие.