Управленческое общение и факторы его эффективности

          Самоотверженная работа руководителя в интересах коллектива, его профессиональная компетентность, организаторские качества, человечность в отношении с подчиненными — вот из чего складывается авторитет руководителя. Стремление завоевать уважение сотрудников — это не проявление самолюбивых притязаний, а непременное условие эффективности управленческого общения. Люди легче принимают позицию того человека, к которому испытывают эмоционально положительное отношение. Существует целый арсенал средств, способствующих формированию аттракции, т.е. расположенности подчиненных к своему руководителю. И здесь нет мелочей. Важно, обращается ли и как часто руководитель к подчиненному по имени-отчеству, здоровается ли первым, улыбается ли, умеет ли говорит комплименты, интересуется ли личными проблемами сослуживцев, способен ли терпеливо их выслушивать.      Исследования показывают, что только три человека из ста могут эффективно трудиться в условиях психологически напряженной атмосферы в коллективе.

           В силу своих служебных обязанностей, руководитель должен уметь убеждать, увлекать коллектив на решение стоящих перед ним задач, поэтому очень важно научиться находить нужный тон в деловом общении, овладеть умением отдавать распоряжения. Распоряжение руководителя будет эффективно выполнено, если оно не только понято подчиненным, но и принято им. Необходимо вызвать интерес работника к заданию, показать ему ту пользу, которую получат лично он и коллектив в результате его выполнения. Распоряжения даются в двух основных формах — приказа и просьбы. Важно использовать эти формы в соответствии с ситуацией, но следует учитывать, что просьба воспринимается подчиненным с большим желанием и выполняется охотнее, чем приказ. Некоторые руководители, стремясь повысить свой социальный статус, используют ошибочные методы завоевания собственного престижа. В этом случае можно говорить о разного рода ложных авторитетах — “авторитете подавления”, основанном на страхе, "авторитете" любви, построением на заискивании, "авторитетах" расстояния, чванства, педантизма, когда отстраненностью от подчиненных и чрезмерной требовательностью к ним руководитель пытается придать себе важность и недосягаемость. Все это пагубно сказывается на морально- психологическом климате в коллективе.

        Одно из основных коммуникационных умений руководителя — умение конструктивно критиковать своих коллег и подчиненных, не наживая врагов, формируя благоприятную психологическую атмосферу в коллективе.

Основные  правила критики  таковы¹⁰.

1.Начинайте  с похвалы, с истинного признания достоинств критикуемого и только после этого переходите к предмету критики. Разговор-критика должен состоять из трех равных по времени частей. Первая часть разговора создает благоприятный настрой на восприятие критики. Если вы — руководитель и вызвали провинившегося подчиненного на беседу, то независимо от своего эмоционального состояния, должны дружелюбно поздороваться и начать разговор о положительных личностных и деловых характеристик приглашенного. Далее переходите к анализу существа допущенного нарушения, просчета и делайте соответствующие выводы, применяйте необходимые санкции. Затем вновь говорите о достоинствах критикуемого, показывайте, что он имеет все для того, чтобы не допустить подобного впредь. Эта третья часть формирует отношение к разговору. По психологическому закону первой и последней фразы именно она остается в памяти и формирует мотивацию.

2.  Не отвергайте "с порога" мнения, с которым не согласны. Не говорите, что человек не прав. Каждый видит окружающий мир по-своему и имеет право на собственное мнение.

3.  Готовясь  критиковать другого, вспомните  и скажите о своих недостатках,  если не правы — сразу признайте  это. Такая позиция смягчает восприятие критики, делает ненужной защиту оппонента, сближает вам с критикуемым, поскольку и вам "ничто человеческое не чуждо".

4.  Пользуйтесь  критикой — "рикошетом", критикуйте  не прямо, а косвенно, ссылайтесь  на вымышленные лица.

5.  Критикуйте  не личность, а проступок.

6.  Дайте  возможность критикуемому спасти  свой престиж.

7.  Создавайте  впечатление, что ошибка, которую  вы хотите видеть исправленной, легко исправима.

8.   Добивайтесь, чтобы люди были  рады сделать то, что вы предлагаете.

9.  Делайте  акцент на главном, не придирайтесь  к мелочам.

10.  Не  накапливайте свои обиды или  промахи оппонента, чтобы затем  "выплеснуть" все разом. Не  поминайте прошлых грехов. Критикуйте  лишь по данному конкретному  поводу.

11.  Постарайтесь  изъять или минимизировать обвинение  и сделать акцент на конструктивные  предложения.

12. Не  уповайте на логику, если ваш  оппонент находится в состоянии  эмоционального возбуждения: он  вас не слышит. Делайте психологические  паузы, чтобы снизить "температуру  общения".

13. Помните,  что у вас есть только минута, чтобы быть услышанным, поскольку  затем оппонент переключается  на поиск аргументов, опровергающих  ваши критические замечания. Старайтесь  в эту первую минуту сказать  самое главное.

14. Не  требуйте немедленного признания  ошибок, согласия с вашей позицией. Нужно время, чтобы человек  стал психологически готовым  это сделать.

15.  По  возможности не критикуйте публично, чтобы не задеть самолюбия  вашего оппонента.

16.  Старайтесь  предотвратить критику:

-создавайте человеку хорошую репутацию, отмечайте похвалой всякий, пусть даже незначительный успех в той сфере, где он может быть подвергнут критике;

-прежде чем критиковать, спросите себя, чего вы этим добьетесь;

-прежде чем критиковать, подумайте о двух-трех положительных качествах критикуемого;

-овладейте искусством заменять критику положительными мотивировками.

       Старайтесь использовать разные формы критики в соответствии с индивидуальностью критикуемого и обстоятельствами. Критика может быть выражена как упрек, сопереживание, озабоченность, удивление, ирония, намек, требование, замечание, вызов, опасение, надежда, аналогия, похвала, подбадривающая критика, безличная и т.д.

       Тем, кого критикуют, стоит помнить следующее:

1.Критикуют только того, в чьи способности выправить положение верят.

2.Если вас критикуют, значит верят в вашу порядочность, в то, что вы не станете преследовать за критику.

3.Если я сдержанно, по-деловому отношусь к критике, значит я—  сильная личность. Первый шаг правильного восприятия критики — ее фиксация, второй — осмысление с целью извлечения пользы, третий—   исправление недостатков, четвертый — создание условий, исключающих ее повторение. Признавая критику, я беру на себя ответственность за исправление отмеченных недостатков. Наиболее благоприятное впечатление производит такой ответ на критику, который содержит конкретные обязательства относительно того, что будет сделано для улучшения дела с конкретным указанием сроков и реальных возможностей.

4.  Всякая критика полезна:

-это резерв моего совершенствования (критика помогает увидеть те проблемы, сферы деятельности, которые оказались вне моего поля зрения, помогает своевременно принять необходимые решения, предупреждающие сбои в работе;

-любая критика требует размышления минимум о том, чем она вызвана, максимум — о том, как исправить положение; она выявляет отношение критикуемого к вам;

-большое число несправедливых критических замечаний — показатель плохого психологического климата в коллективе, что само по себе требует критического осмысления;

-отказ от критики "загоняет болезнь внутрь" и тем самым затрудняет преодоление недостатков. Поэтому не нужно спешить давать отпор критикующему, пусть в обсуждение проблемы вовлекутся другие. Если вас не критикуют, то критику стоит спровоцировать.

5. Деловое восприятие критики не должно зависеть от того, кто и с какими целями высказывает критические замечания.

       Важную роль в деловом и межличностном общении играет фактор понимания человека человеком. Это необходимо в первую очередь для того, чтобы правильно сформировать представления о собеседнике.

        Этот навык помогает предотвратить многие неприятности, помогает грамотно простроить отношения с подчиненными и партнерами по бизнесу.

         В психологии понимание рассматривается, прежде всего, как способность постичь смысл или значение чего-либо, а также как достигнутый благодаря этому результат. Основными признаками понимания являются: узнавание; выявление причины того или иного поведения; определение следствий, к которым приводят действия, определенные причиной; выяснение логических оснований, из которых следует то, что осмысливается человеком; понимание устройства предмета или явления и существующих связей между частями или элементами, из которого он состоит; понимание речи.

           Психологи выделяют шесть условий, которые необходимо соблюдать для достижения понимания человека человеком:

□  единство  национального языка;

□ учет знаний профессионального языка;

□  учет уровня интеллекта;

□ полнота информации;

□ логичность изложения;

□  сконцентрированность внимания¹¹.

           Любому человеку, работающему в системе "человек - человек", необходимо развивать свою проницательность и коммуникативную компетентность.

        Так же важно быть внимательным  к людям. Обращая внимание на незначительные нюансы, на изменения во внешности окружающих, их поведении, настроении и т.п., вы, тем самым даете понять, что остальные люди не "грязь" у вас под ногами.

         Для того чтобы общение было более продуктивно, целесообразно придерживаться простых правил:

1. при общении с другим человеком постарайтесь настроиться "на его волну", уловить его и свое эмоциональное состояние; и не оценивайте личность собеседника, а принимайте его таким, какой он есть;
2. учитывайте, что у вашего собеседника может быть иное мнение, отличное от вашего, и что он имеет на это полное право;
3. направляйте общение на решение общих проблем. Пусть вашим противником будет общая проблема, а не человек, с которым вы общаетесь;
4. выражайте собеседнику свои чувства, говорите о своих желаниях - не бойтесь их и не старайтесь спрятать¹².

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

    Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.   Эффективное деловое общение невозможно без владения нормами делового этикета. Общение пронизывает всю профессиональную деятельность руководителя. Ведь он не сам выполняет работу за своих подчиненных. Его задача - обеспечение выполнения работы с помощью других людей. Эффективное деловое общение и владение нормами этикета - это связующие процессы среди основных функций управления.

Эффективность делового общения состоит из ряда факторов. Я перечислю наиболее важные по моему мнению:

1. правильная трактовка невербальных сигналов;
2. организация пространства;
3. авторитет руководителя;
4. правильная конструктивная критика и т.д.