Из  таблицы, где представлены технико-экономические  показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год  на 148 и на 134 процента (таблица ), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года.

       При более подробном рассмотрении последней  таблицы, где анализируется структура  документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и  исходящих документов.

       Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной  почты. Это как раз примерно в  два раза сокращало количество служебных  записок из года в год. Возросла деловая  активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих  сообщений резко сократилось  за счёт использование глобальной сети Интернет.

       Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

• какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя
• есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения

       В ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

• Бухгалтерия;
• Административный отдел;
• Школа абитуриентов;
• Подготовительные курсы;
• Лицей;
• Компьютер-колледж.

       Ниже  в таблице представлена группировка  видов документов по основным подразделениям. В этой таблице анализируется  не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В  результате можно определить основные потоки информации в ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж». Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать 

Таблица 3

Группировка видов документов по подразделениям 

       Представленные  выше в таблице результаты сравнений  объёма документооборота по подразделениям.

       В следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2008 года. Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 4

Выявление сезонности в объёме документооборота 

       Из  представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается  активность организации, так как  большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска. Так  как основные подразделения в  ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены. 
 

Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года

       В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным  экзаменам и к поступлению  в вуз.

       В результате проведённого анализа в  этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию  и административный отдел. Также  я определила, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем. 

Заключение

       Люди  организуют свою деятельность в силу разных причин -  чтобы закончить  работу или задание, чтобы сократить  или  удалить дублирование действий, чтобы  создать  центры  ответственности,  чтобы обеспечить стабильность. Информационные  системы  должны  поддерживать эти  цели. Информационные системы  обеспечивают  определенные преимущества перед конкурентами  автоматизируя операции  внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта  организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в  поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и  в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и  сервис.  Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. 

       Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

       Использование информационной технологии относится  к наиболее противоречивым внутрифирменным  проблемам. Руководство предприятий  часто отказывается их решать, так  как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются  на руководителей информационных служб  или специализированные внешние  организации.

       Хозяйственные риски, связанные с информационными  технологиями, постоянно растут, и  неясно, до каких пор руководство  предприятий будет недооценивать  этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

       Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений  в сфере ИТ:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;
• поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
• собственное информационно-технологическое подразделение.

       На  многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

       Специалисты в силу ограниченности своей сферы  деятельности часто лишены возможности  иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров  и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

       Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового  учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.