MS Excel мүмкіндіктері

Егер файл туралы кесте көмегімен информация берілген мәліметтер жеткіліксіз деп санасаңыз, Қасиеттерін шығару батырмасын басу қажет . Сол кезде берілетін қосымша мәліметтерден іздеп отырған керекті файылыңыз осы екенін (немесе осы емес екенін) анықтай аламыз. Алдыңғы сабақта файл туралы қосымша информация енгізу керектігі айтылып еді, енді «Құжат ашу» сұхбат терезесі арқылы файл іздегенде сондай информацияның қажеттілігіне көзіңіз толық жетеді. Ішкі мазмұнын шығару батырмасын пайдаланып құжатты ашпай - ақ, оның бас жағынын жылдам қарап шығуға болады. Бұл мүмкіндік іздеу жүйесі арқылы ішкі мәтіні ұқсас бірнеше файл тапқанда өте қажет болады. Табылған файлдар ішінен керегін оқи отырып осылай анықтайды. Ішкі мазмұнын шығару батырмасыарқылы табылған файлдар мәтінінің бас жағын қарап алып барып, тек керектісін ғана терезеге шығаруға болады.

Бос құжатты даярлау

Бірінші құжатты даярлау үшін «Кәдімгі» нұсқасын пайдаланайық. Бұл нұсқа кейін информация енгізетін, ал әзірге бос құжат терезесін ашарда қажет. Өйткені әзірше бұл құжатқа оның мәтінін форматтау немесе безендіру жөнінде арнайы талап қойылған жоқ. «Кәдімгі» нұсқасымен бос құжатты даярлау үшін:

Файл → Даярлау (Файл → Создать) командаларын таңдап алу қажет. Мұның нәтижесінде «Құжат дайындау» сұхбат терезесі пайда болады.

Сол терезеден «Кәдімгі» нұсқасын таңдап алып, ОК батырмасын басу керек.

Осы әрекетті басқа жолмен де - Ctrl + N пернелерін немесе стандартты аспаптар тақтасында «Жасау» (Создать) батырмасын басу арқылы да іске асыруға болады. Осылардың нәтижесінде де «Кәдімгі» нұсқасына сәйкес жаңа құжат ашылады, бірақ мұнда экранға сұхбат терезесі шығарылмайды.

Басқа форматтардағы файлдарды ашу

Word редакторында WordPerfect, Works, WordStar, DOC-қа арналған Word және т.б. форматтарда даярланған файлдарды ашуға болады. Ол үшін Файл → Ашу ( Файл → Открыть) командаларының Файл типі жолындағы керекті типті таңдау керек, әйтпесе барлық файлдарды қарап шығуға рұқсат беретін «Барлық файлдар» деген жолды таңдап, солардың ішінен қажеттісін таңдау керек.

Құжатты сақтау

Даярланып жатқан құжитты жиі - жиі дискіге жазып қою керектігін түсінген шығарсыздар. Мәтін терліп жатқан кезде компьютердің жедел жадында болады да, ток не компьютер өшіріліп қалса, бірден жойылып кетеді.Сондықтан дискіге жазып сақтап отырған абзал. Ол көп уақыт алмайды. Ол үшін тышқан курсорын дискеттің суреті салынған батырмаға жеткізіп, оны бір рет шертсе болғаны. Осылай сақталған мәтін ғана қатты дискіге жазылып, қауіпсүз күйде ұзақ уақыт сақталады. Құжатты дискіге алғашқы рет жазып сақтау үшін оған белгілі бір ат қойып, қай дискінің қандай бумасына орналастыратыныңызды білгеніңіз жөн. Егер жұмыс нәтежесін бірнеше вариантта сақтау керек болса, олардың әрқайсысына бөлек - бөлек ат қойып сақтау қажет. Файлды сақтау үшін келесі әрекеттерді орындау қажет:

Файл → … деп сақтау командасын таңдау немесе F12 пернесін басу.

Файл аты деген өріс жолына құжаттқа қойылатын аты енгізу, әйтпесе Word-тың ұсынған атын (мысалы, Документ2) қабылдау.

Буманың ашылатын тізімінің көмегімен, алдымен дискіні таңдап ал. Оның аты жоғарғы кішкене терезеге шығады, ал төменгі негізгі терезеде сол дискідегі бумалар тізімі көрінеді. Бұл ж мысты орындағанда, А:, В: таңбалары мен иілгіш диск, яғни дискет белгіленетіні есіңізде болсын, сондықтан көбінесе С:, D: сияқты қатты дискілерді таңдауған жөн, оны Диск деген өрісте белгілейміз, мысалы, Д: дискісін таңдап алайық.

Бумалар тізімінен файлды орналастыратын бума атын белгілеу керек, мысалы BOOK атын таңдап алайық. Белгіленген бума аты жоғарғы терезеде, ал негізгі терезеде - сол буманың (ВООК) ішіне кіретін басқа бумалар мен файлдар тізімі тұрады.

Қабаттасқан ішкі бумалардан да керектісін таңдап ал, бізге керектісі, мысалы, PROSPECT ішкі бумасы болсын.

Бумалар деңгейлерін толық қарастырып керектісін таңдап алған соң, «Сақтау» (Сохранить) батырмасын басу қажет. Осылай сақталған құжатты кейіннен тауып алу қиынға соқпайды.

Мәтінің құрамына кіретін және оны сипаттай алатын сөз тіркестерін де енгіземіз, оларды «Қасиеттер» сұхбаттасу терезесіне енгізіп, кейіннен өзгертіп немесе толықтырып қоюға болады. «Сервис» менюінің ішкі «Статистика» парағы өздігінен толтырылып отырады, онда мәлімет көлемі неше беттен, абзацтан және жолдан тұратыны көрсетіледі.

Жұмыс туралы қортынды информацияны Файл → Қасиеттер (Файл → Свойства) сұхбаттасу терезесі көмегімен алуға болады. Бұл терезе кейіннен файлды іздеуді оңайлататын информация мен ескертулерді есте сақтайды. Егер «Қасиеттер» терезесінің жолына әр файл туралы тұрақты күйде информация енгізіп отыратын болсақ, кейіннен файлдарды көбейтіп, оның аты, бумасы ұмытылып кетсе де, оларды іздеп табу қиынға соқпайды. Сондай сәттерде бұрын енгізілген «Қасиеттер» терезесіндегі мәліметтердің қадырын түсінуге болады. Енді осы терезені толығырақ қарастырайық. Терезедегі «Жалпы» және «Статистика» парақтары адамдардың қатысысуынсыз - ақ өздері автоматты түрде толтырылады. Сонымен «Қасиеттер» сұхбат терезесін толтыру үшін төмендегі әрікеттерді орындаймыз.

Файл → Қасиеттер командаларын таңдаймыз. «Қасиеттер» сұхбаттасу терезесі пайда болады.

«Құжат» парағына өтіп, ондағы жолдарға тиісті мәліметтер енгізу қажет. «Құжат» (Документ) парағына Тақырып, Автор, Мекеме,Топ, Өзекті сөздер, Ескертпе сияқты жалпы мағлұматтардын жинайды. Бұл мағлұматтарды әркім жұмыс барсында өзі енгізіп, онда 255 таңбаға дейінгі әр түрлі мағлұматтардан тұратын сөз тіркестерін толтыруға мұмкінідік бар.

«Статистика» парағы мынадай мәліметтер береді:

Құжаттың дайындалған, өзгертілген, ашылған даталары;

Кім дайындады, қанша уақытта түзетілді, кім сақтады;

«Статистика» бөлімінде құжаттың қанша беттен, абзацтан, жолдан, сөзден, символдан, байттан тұратыны туралы жазылған мәлімет болады.

 

Қарапайым құжаттарды өңдеу, әрлендіру

Дербес компьтерде құжаттарды жасау, өндеу үшін бірнеше бағдарламалар құрылған:

1.Microsoft Office Word

2.Microsoft Office Excell

3.Microsoft Office Publisher

Бірақ оның ішіндегі ең негізгісі күнделікті қолданып жүретін мәтіндік редактор Microsoft Word болып табылады. Бұл бағдарламада құжаттарды толығымен жасап шығару, өндеу, түзетулер енгізу, жою және т.б. мүмкіншіліктер толығымен қарастырылған.

MS WORD -- мәтіндік құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып шығаруға арналған Windows жүйесінің қосымша программасы.Ол-мәтіндік және графикалық информацияларды өңдеу барсында жүзден аса операциялды орындай алатын ең кең тараған мәтін редакторының бірі.

Қазіргі компьютерлік технологияларда орындауға болатын кез келген операция бұл ортада жүзеге асырыла береді. Мысалы, басқа ортада дайындалған мәтіндік фрагменттер, кестелер, суреттер сияқты неше түрлі объектілерді байланыстыра отырып осы ортаға енгізуге болады. Жалпы, Word редакторында типография жұмысына керекті баспа материялдарын теруден бастап, олардың оригинал - макетін толық жасауға дейінгі барлық жұмыс орындалады. Мұндай құжаттар мен кестелерді көрікті етіп , безендіруге қажет көптеген дайын шаблондар , стильдер , жазылып бірден орындалатын ішкі макропрограмалар тілі , қарапайым графиктік бейнелерді салатын аспаптар және т. с. с. жетіп артылады.

Бұл бағдарламады жұмыс жасаудың даму қарқыны келесідей дамиды:

1. Пуск - Программы -- Microsoft Office -- Microsoft Office Word, жұмыс үстелінде контексттік менюді шақырып Создать -- Microsoft Office Word, ашылған бума ішінде Файл - Создать -- Microsoft Office Word командаларын орындап жаңадан мәтіндік редакторды жүктейміз де керек мәтінді тереміз.

2. Іс-қағаздарды қазақ тілінде теру үшін біз мәтәндәк редактордың, яғни Microsoft Office Word бағдарламасының тілін аустыру қажет. Ол үшін Пуск- Панель управления - Язык и региональные стандарты командасын орындап «Языки» вкладкасын ашып «подробнее» батырмасын шертеміз де «добавить» командасын беріп қазақ тілін тілдер мәзіріне қосып алмыз да, оны есептер тақтасында «тілдер панелінде» қазақ тілін таңдап аламыз.

3. Теріліп алынған мәтінді тексеріп шығарып оны басып шығарамыз. Ол үшін келесі команданы орындау қажет Файл - Печать және «ОК» батырмасын шерту немесе стандарттық панелінде «печать» батырмасын шерту арқылы қағаз беіне түсіреміз.

4. Содан соң бұл құжаттың алдағы уақыттың керек-керек еместігіне қарай оны сақтаймыз. Файл - Сохранить как… командасы сол құжатты қандай атпен және қай жерде сақтау керектігін қамтамасыз етеді немесе стандарттық панельде «сохранить батырмасын шертеміз.

5. Мәтіндік редактордын шығамын Оң жақ үстінжегі «х» батырмасын шертеміз немесе Файл - Выход командасын орындаймыз.

Microsoft Office Word бағдарламасында кейбір құжаттардың шаблондары сақталған. Мысалы, резюме, хаттар, есептер және т.б. Оларды іске қосу үшін Файл - Создать командасын орындаймыз да оң жақ бетте шыққан сұхбаттық терезеде «шаблоны» бөлімінде «на моем компьютере» батырмасын шерткенде құжаттар түрлері алдымызға шығады. Олардың ішінен белгілі бір құжат үшін шеберді қолданып өзіміздің қалауымызға қарай құжаттың түр-сипатын анықтаймыз. Содан соң құжаттың мазмұнын енгіземіз.

Құжат даярлау үшін дербес компьютердегі тағы бір редактордың бірі Microsoft Office Excell кестелік редакторы қолданылады. Microsoft Excel -- бұл құжаттарды тез арада таблица түрінде дайындауға арналған программа.

Ол математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді жеңілдету үшін қолданылады. Осы кестедегі мәліметтер негізінде әртүрлі диаграммалар тұрғызып, мәліметтер базасын даярлауға болады.

EXCEL программасын іске қосу үшін «Пуск» менюінің «программы» тобынан «Microsoft Excel» таңдаңыз. Excel терезесі ашылады. Excel:

1- меню жолынан тұрады, яғни «Файл», «Вставка», «Правка», «Вид» және т.б.

2- Стандартты аспаптар тақтасы

3- Форматтау аспаптар тақтасы

Excelде құжатымызды сақтау, жаңа құжат ашу, қағазға басып шығару, қате тексеру т.б операциялар үшін стандартная аспаптар тақтасы, ал құжатымызды өндеуге және көрнекті қылдырып көрсету үшін форматирование аспаптар тақтасы қолданылады немесе меню командалары қолданылады.

4- Формула жолында біріншісі- төртбұрышты көрсеткіш тұрған ұяшықтың адресін көрсетеді. = белгісі бар жол формула жолы деп аталады да көрсеткіш тұрған ұяшықтағы текст, формула, яғни ұяшықтағы т.б мәндерді көрсетеді. Егер ұяшықтағы текст қате жазылса, тышқанмен осы жолға түртіп, қате жөндеуге болады.

Одан төмен Excel жұмыс парағы орналасқан. Жұмыс парағының төменгі жағында Excel жұмыс режимінің көрсеткіші орналасқан. Excel мәлімет енгізуді күтетін сәтте, ол Дайын режимінде болып, режим индикаторы Готов сөзін көрсетеді.

Құжаттар даярлауға Microsoft Office Publisher бағдарламасы біршама көмегін тигізетіні мәлім. Бұл редактор арқасында түрлі сипаттағы құжаттар жасауға болдады. Оның ішінде шығыс туралы есеп, факстік баяндамалар, инвентарлық ведомосттер, буклеттер, бұйрықтар, қаулылар және т.б. іс-қағаздары кіргізілген. Ең алдымен құжаттар даярламас бұрын Правка - Личные данные командасын орындап өзіңіз және жұмыс істейтін мекеме туралы толық ақпаратты енгізгеніңіз дұрыс. Ол сіз таңдаған құжаттың қаңқасы дұрыс құрылуына әсерін тигізеді. Содан соң алдыңызда тұрған құжат нысанын көрсетілген мәлімет негізінде толтыру қажет. Бұл бағдарламаны жүктеу , өндеу, жою, жабу Microsoft Office бағдарламасының барлығына тән жолмен жүзеге асырылады.

 

Word Art объектілерін пайдалану

Word-тың графикалық мүмкіндіктері:

1.      Графикалық редактордан кірістіру.

2.      Сурет салу панелін қолданып графикалық бейне жасау.

3.      Дайын суреттер кітапханасынан алынған суреттерді кірістіру

4.      Фигуралық мәтін кірістіру.

Көптеген құжаттарда  әртүрлі  иллюстрация түріндегі  объектілер бар.

Word  редакторында  мәтіндік құжат  ішіне  алдын ала  басқа программаларда  дайындалған фирмалық таңбалар, диаграммалар,графиктер,суреттер және дыбыстық  объектілерді еңгізуге болады.

Құжат ішінде  отырып  , оны белгілеп алып  кез келген өңдеу командаларын  орындауға болады . Бұл обьект  құрылған программаны іске қосу үшін  обьектіні  белгілеген соң тышқанды екі рет  шертеміз.

Кірістіру       → Сурет  ( Вставка   →    Рисунок)  командасын орындай отырып,мәтінге:

А)Картинкаларды (ClipArt   программасының обьектілерінен)

ә) Басқа файлдағы  обьектілерді

б) Автофигураны

в) WordArt  обьектісін.

г) Сканерден

д) Диаграмма ( Excеl  электрондық  кестесінде  құрылған диаграмма ларды)

енгізу мүмкіндіктері бар

1. Мәтінге  Clip Gallery  программасының обьектілерін енгізу

Сурет → Картинкалар  командасын  орындағаннан кейін , экранға әр түрлі  графикалық  қосуға мүмкіндік беретін  терезе ашылады.

Бұл терезе  графика ,суреттер,дыбыстар ,видео астарлы беттерінен тұрады.

Графика  -бұл астарлы  беті ашқанда  Clip Gallery кітапханасынның бөлімдері мен ондағы суреттер шығады. ClipArt программасының терезесі жиыны көрсетіледі

 Қажетті суретті ерекшелеп , оң жақтағы  кірістіру  батырмасында курсорды  шерту арқылы курсор тұрған жерге сол суретті енгіземіз.

2. Файлдан  объект енгізу

Объектілерді  алдын ала құрып ,файлға сақтап қойып,кейін оны ішіне байланысқан объект ретінде енгізуімізге болады.

Кірістіру→ Сурет → файлдан  крмандасын орындаймыз.

Сурет енгізу   сұхбат терезесінде  енгізілген  объекті орналасқан  файл атын көрсетеміз

Сканерден объект енгізу

Егер , қағаздағы  құжаттың  , суреттің көшірмесін  компьютер  экранына  шығару мүмкіндігін беретін  сканер құрылғысы болса , оны компьютерге қосамыз.

1.      Сканерден көшірме  қойылатын  орынға  курсорды  орналастырамыз.

2.      Кірістіру→ Сурет → сканерден командасын орындаймыз

WordArt  объектілерін енгізу

Фигуралық мәтінді  жазу үшін  арнайы WordArt   программасын  қолданылады.

Сурет салу  саймандар тақтасындағы WordArt   объектісн қосу                                                                                                               батырмасы  немесе   Кірістіру → Сурет → WordArt      командасын    пайдаланамыз

Мәтінді әртүрлі  тәсілмен  бейнелеп жазу ,оған көлеңке салу , қисайту , айналдыру ,созу ,    үлкейту , қысқарту мүмкіндік  береді