Інформаційні системи

     Ядром економічної інформації підприємства  є облікова  інформація. Це пов'язано з тим, що вона повніша, точніша й оперативніша, всебічніша і достовірніша за будь-яку іншу. Вона моделює як зв'язки підприємства з навколишнім середовищем, так  і його внутрішню структуру, дає можливість розподіляти права  виконавців та їхню відповідальність за економічну ефективність.

     При цьому облікова інформація відповідає таким принципам:

     а) багатократність використання;

     6) концентрація, тобто обираються  тільки суттєві ознаки;

     в) штучність - інформацію створюють люди (працівники підприємства), вона не виникає  природно, тобто сама по собі;

     г) цілеспрямованість, тобто інформація відповідає визначеним завданням;

     д) аналітичність, тобто здатність  надавати не лише зафіксовані в документах дані, а й підсумкові, розрахункові, додаткові.

     Для того, щоб  інформація була корисною, вона має бути достовірною  і значимою.

     Достовірність  показує,  що  інформація  повністю  відображає  господарські процеси  на підприємстві, легко перевіряється  і служить  інтересам конкретної особи.

     Значимість  облікової  інформації  полягає  в  тому, що  вона має бути корисною для складання планів, ґрунтуватися на зворотному зв'язку  і надходити до користувача в потрібний час.

     Для того, щоб інформацію однозначно сприймали ті, хто брав участь в її підготовці на виробництві,  і ті, хто використовує  її поза межами виробництва,  вона має задовольняти таким вимогам:

     порівнюваність  і постійність  - не можна протягом звітного періоду  використовувати  різні методи реєстрації даних, інакше зникає можливість порівнювати дані; суттєвість  - не потрібно витрачати час на реєстрацію незначних факторів.

     Якщо  зусилля щодо реєстрації дорівнюють за вартістю засобам, які реєструються, реєстрацію необхідно спростити;

     консерватизм  -  оскільки  відображення  фактів  господарської  діяльності  в процесі управління  підприємством не  завжди  є однозначним, необхідно  вибирати оцінку, яка є менш оптимістичною, тобто слід враховувати можливий брак прибутку  і потенційні збитки. Це забезпечить обережність в оцінці активів, майна і у визначенні величини прибутку; повноту - містити максимум даних, необхідних користувачу.

     Інформація  сама по собі є значною цінністю, незалежно від фактів, які  вона фіксує. Ця  цінність  зумовлена  можливостями, котрі  вона  надає для прийняття рішень, тобто потенційними діями. Кожна така дія стає бухгалтерською категорією.

     Подібний  підхід  дозволяє  відокремити  явище  (інформаційний  аспект)  від  факту (економічний аспект) і  зосередити увагу працівника на явищі. З цього випливає, що, наприклад, входом і виходом бухгалтерської системи є не дебет і кредит, тобто не облікові координати,  а  облікова  процедура:  вхід  -  первинні  документи  (вхідні  дані),  вихід  - звітність  (результатна  інформація). Щоправда, під результатною  інформацією розуміють  не  стільки  звітність  традиційного  обліку,  скільки  модель,  яка  дозволяє приймати багатоваріантні управлінські рішення.

     Ці  властивості економічної  інформації  визначають необхідність  та  економічну доцільність  використання інформаційних систем під час збору, накопичення, передачі й обробки. 

     1.2. Створення інформаційної  системи на виробництві. 

     Інформаційна  система  виробництва    -  це  людино-машинна  система, робота  якої  забезпечена  двома  видами  елементів:  процеси  (ввід,  обробка,  вивід, зберігання, контроль)  і ресурси  (обладнання,  програми, бази даних, телекомунікації, людський ресурс, продукти). В інформаційних системах застосовується людський ресурс двох  видів  -  кінцевих користувачів (менеджерів)  і консультантів (системних аналітиків, програмістів,  інженерів).

     Розглядають і інший підхід до визначення складу інформаційних системи, зазначаючи, що вони включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне  забезпечення і відповідний персонал. А чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу: засоби фіксації і збору інформації; засоби передачі відповідних даних та повідомлень; засоби збереження інформації; засоби аналізу, обробки і представлення інформації.

     Створення кожної конкретної інформаційної системи на виробництві повинно розглядатись і вирішуватись комплексно, в декількох аспектах:

     - організаційному  (принципи організації  інформаційної системи  і взаємодія її елементів),

     - технологічному (методи обробки інформації і технологія реалізації цих методів),

     - технічному  (можливості  сучасних  засобів  обчислювальної  та  організаційної  техніки). 

     Оптимальна  організація  системи  інформаційного  забезпечення  є  одним  із  основних факторів, що визначає надійність й ефективність виробництва в цілому. 

     Тут потрібно зауважити, що ми будемо розглядати виробництво – як будь-яке підприємство, установу, організацію, юридичну особу або фізичну особу-підприємця, кінцевим продуктом діяльності яких є «продукція» як будь-який результат їх підприємницької діяльності (товар або послуга), що має матеріальну або нематеріальну цінність для деякого споживача, тоді можна стверджувати, що всі підприємства, установи, організації спрямовані на виробництво продукції. Споживачем може бути, як просто покупець, так і партнер або субпідрядник. Сукупність внутрішніх видів діяльності підприємства, що закінчуються створенням необхідної споживачу продукції, одержала назву «бізнес-процес» (або просто «процес»). Поняття «процес» навіть більш природне для підприємства, ніж організаційна (функціональна) структура, оскільки чіткий розподіл функціональних обов'язків може бути відсутнім, але співробітники неодмінно взаємодіють один з одним для виконання замовлення. Процес завжди має початок і кінець. Наприклад, продаж починається з прийому замовлення і закінчується постачанням продукції споживачу. Подібні процеси «пронизують» функціональну структуру підприємства.

     Параметри й особливості  інформаційної системи  індивідуальні для кожного виробництва. Відносно  стабільні за  складом елементів,  інформаційні  системи  вимагають  високої  точності  вимірів  і фіксації різної множини параметрів,  високої надійності обробки даних. На них накладаються жорсткі обмеження, що диктуються характером  технологічних  процесів, нормативними  актами,  інструкціями  та  наказами керівних органів,  встановленими формами документації  і документообігу на виробництві.  
 

     Для  вдосконалення виробництва і  забезпечення нерозривного зв'язку між інформацією й управлінням виробництвом створюються інформаційні  системи. Створення таких систем є складною проблемою. Для полегшення цієї задачі і правильного вибору  інформаційних систем на виробництві розглянемо спочатку їх класифікацію:

     За  ступенем автоматизації: в залежності від ступеня (рівня) автоматизації виділяють ручні, автоматизовані й автоматичні інформаційні системи.

     За  сферою призначення: для задоволення  інформаційних потреб в межах  конкретної предметної галузі, наприклад  економічна інформаційна система — інформаційна система призначена для виконання функцій управління на підприємстві; медична інформаційна система — інформаційна система призначена для використання в лікувальному або лікувально-профілактичному закладі; географічна інформаційна система — інформаційна система, що забезпечує збір, збереження, обробку, доступ, відображення і розповсюдження даних; а також адміністративні; виробничі; навчальні; екологічні; криміналістичні; військові та інші.

     За  місцем діяльності інформаційної  системи  - наукові інформаційні системи — призначені для автоматизації діяльності науковців, аналізу статистичної інформації, керування експериментом; інформаційні системи автоматизованого керування — призначені для автоматизації праці інженерів-проектувальників і розроблювачів нової техніки (технології). Такі інформаційні системи допомагають здійснювати: розробку нових виробів і технологій їхнього виробництва; різноманітні інженерні розрахунки (визначення технічних параметрів виробів, видаткових норм — трудових, матеріальних і т. д.); створення графічної документації (креслень, схем, планувань); моделювання проектованих об'єктів; створення керуючих програм для верстатів із числовим програмним керуванням.

     Інформаційні  системи організаційного керування  — призначені для автоматизації функції адміністративного (управлінського) персоналу. До цього класу відносяться інформаційні системи керування як промисловими (підприємства), так і непромисловими об'єктами (банки, біржа, страхові компанії, готелі і т. д.) і окремими офісами (офісні системи).

     інформаційні  системи керування технологічними процесами — призначені для автоматизації  різноманітних технологічних процесів (гнучкі виробничі процеси, металургія, енергетика тощо).

     Інформаційна  система, як система  управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої — з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.

     За  функціональним призначенням інформаційні системи поділяють на керувальні (АСКТП, АСКВ); проектувальні (САП); наукового пошуку (АСНД, експертні системи); діагностичні, моделювальні; системи підготовки прийняття рішення (СППР). 

     Також розрізняють такі  інформаційні системи: інформаційно-пошукові,  інформаційно-довідникові,  інформаційно-консультативні. Основою для такої класифікації, як правило, служать комплекси використовуваних методів і засобів їх реалізації, технологічні процеси обробки даних, види і форми оброблюваної інформації, функціональна орієнтація системи.

     З  позиції  вказаних  ознак  класифікації  перелік  самостійних  видів  інформаційних систем можливо було б продовжити, включивши в нього, наприклад, такі, як діалогові, до запитання тощо. Але в літературі це питання дискутується, що в такому випадку, в рамках управління одним  і  тим же виробництвом довелося б конструювати множину різних  інформаційних систем, хоча краще говорити про різні режими функціонування  єдиної  інформаційної системи  підприємства  чи  її  елементів:  інформаційно-пошуковий, діалоговий,  до  запитання,  режим реального часу. В свою чергу,   банки  даних є ефективним методом конструювання головного елемента будь-якої  інформаційної системи -  її  інформаційного фонду  (із  забезпеченням програмних  засобів доступу до нього). Але в деяких випадках при розробці вузькоспеціалізованих систем (довідково-бібліографічних, довідково-інформаційного обслуговування та  ін.) можна говорити про них, як про відносно самостійні види інформаційних систем.

     Відзначимо  деякі  особливості  «інформаційно-пошукових  систем»  (ІПС).

     Прийняті  в  теперішній  час  визначення  інформаційно-пошукової  системи  неоднозначні. Вони звичайно розкривають  технічний бік  її реалізації. Особливий  інтерес становить класифікація інформаційно-пошукових систем, що конкретизує різні аспекти  їх призначення  і  використання. Така класифікація може бути здійснена за режимом роботи (методом інформаційного забезпечення користувачів системи, видом обробленої Інформації і виданої інформації), за ступенем автоматизації  інформаційних процесів  (процедури обробки  інформації), за типом  інформаційної мови, способом організації  інформаційних процесів  (процедура обробки  інформації),  інформаційних масивів і пошукового масиву. 

     За  видом  роботи  інформаційно-пошукові системи  можна розділити на  системи довідково-інформаційного обслуговування  і довідково-бібліографічні, за режимом   роботи  - на системи вибіркового розповсюдження інформації  і ретроспективного її пошуку. З  точки  зору накопичення й обробки  інформаційних масивів класифікацію  інформаційних систем можна представити схемою (рис. 1.2).

Рис.1.2. Класифікація інформаційних систем

     Останнім  часом набувають розвитку багатофункціональні інтегральні  інформаційні системи, що призначені для роботи в будь-яких режимах, тобто об'єднують різні властивості й особливості різних систем. Аналізуючи існуючі ІПС, можна зробити такі висновки:

     розроблена  досить велика група систем для різних галузей науки і техніки; не зважаючи на уявне розмаїття, більшість систем принципово не відрізняється одна від одної; рівень автоматизації ІПС визначається досить довільно і в багатьох випадках «залежить», швидше, від точки зору розробника, ніж від дійсної системи автоматизації; впровадження тієї чи  іншої  ІПС часто здійснюється без аналізу  її можливостей,  врахування придатності  її для  конкретних умов  експлуатації  визначається не перевагами системи, а випадковими факторами.

     Потрібно  відзначити також, що багато ІПС відноситься до документального типу  і не має можливостей відтворювати різні операції з перетворення інформації.

     Основним  недоліком  існуючих  ІПС  є  також  складність  їх  використання  в  управлінні  виробничими  об'єктами.  Проте,  у  методичному  плані  інформаційно-пошуковий режим  є потенційно перспективним напрямком удосконалення  технології управління.