Организация и технология процесса товародвижения

    Подбор  нужных позиций номенклатуры производится двойным щелчком мыши на нужной позиции, нажатием клавиши <Enter> или кнопки <Выбрать> на панели инструментов справочника номенклатуры при выделенном в каталоге нужной позиции. При этом выбранная позиция попадет в нижнюю часть формы подбора с количеством равным одной единицы. При повторном выборе уже выбранной позиции справочника ее количество в нижней части подбора увеличится на одну единицу. В форме подбора возможно задать условие, при котором при подборе позиции будет дополнительно запрашиваться количество данной позиции. Данную функцию можно активировать выбрав значение в нижней части формы в строке «Запрашивать:» заменив значение «Ничего» на «Кол.».

    Все выбранные товары записываются в  список предварительно отобранных в  документ позиций (список добавляемых  позиций).

    С помощью кнопки <X> можно удалить  конкретную позицию из списка. Если необходимо удалить все предварительно отобранные позиции в списке необходимо воспользоваться кнопкой <XX>.

    В данном списке можно изменить количество позиции, предварительно отобранной для  записи в документ. Нажав на кнопку <+> около нужной позиции ее количество увеличится на одну единицу, а нажав на кнопку <-> ее количество уменьшится на одну единицу.

    С помощью кнопки <Поиск> можно  осуществить поиск нужной позиции  из справочника номенклатуры. Поиск  позиции номенклатуры можно осуществить  по краткому наименованию (наименование), по коду или артикулу. Для осуществления  поиска необходимо задать параметр, по которому будет осуществляться поиск и ввести в подстроку для поиска текстовую информацию. Список отобранных позиций номенклатуры появится в списке «Найденные элементы». Кнопка <Выбрать> или двойное нажатие мыши перенесет нужную позицию из отбора в список предварительно отобранных позиций. История запросов сохраняется. При следующем поиске можно выбрать нужный вариант запроса из списка, нажав на клавишу выбора.

    Чтобы перенести отобранные товары из предварительного списка в спецификацию документа необходимо нажать кнопку <ОК>.

    Справочник  «Валюты» в других справочниках и  документах доступен как список значений только для выбора без возможности  редактирования, поэтому его рекомендуется  заполнить заранее до начала работы с информационной базой. При начале работы с программой в справочнике валют по умолчанию имеется три валюты: российский рубль, доллар США и ЕВРО.

    Для того, чтобы создать новую валюту необходимо, пользуясь стандартными приемами открыть новую форму и заполнить следующие реквизиты:

    Краткое наименование – обозначение валюты.

    Код – бухгалтерский код валюты. Программа  поддерживает уникальность этого кода, т. е. у каждого элемента справочника  валют должен быть свой внутренний код.

    Полное  наименование – поле ввода для  полного наименования валюты. При  заполнении этих реквизитов рекомендуется  руководствоваться Общероссийским классификатором валют ОК 014-94.

    Текущий курс – поле для ввода курса  валюты на текущую дату.

    Кратность – поле для ввода котировочной единицы валюты.

    Реквизиты «Текущий курс» и «Кратность»  взаимосвязаны, смысл их использования  заключается в следующем. Если кратность  задана равной единице, то в поле «Текущий курс» вводится количество рублей, соответствующее единице данной валюты (то есть, курс валюты – в  привычном понимании). Если курс данной валюты по отношению к рублю очень  низкий (точность составляет меньше 4 знаков дробной части), в поле «Кратность»  следует указать количество единиц валюты, принятое к котированию (котировочная единица валюты), а в поле «Текущий курс» – сумму в рублях, соответствующую этому количеству единиц валюты. Например, курс итальянской лиры составляет 3,4756 рубля за 1000 лир. Тогда в поле «Кратность» указываем 1000 (котировочная единица итальянской лиры), а в поле Текущий курс 3,4756.

    Для того чтобы в печатных формах используемых в программе правильно формировалось  наименование валюты прописью, необходимо сформировать новый файл прописей. Этот файл должен быть предварительно подготовлен, например, при помощи редактора  текстов системы 1С: Предприятие. В  состав конфигурации «Торговля+Склад» включены файлы прописей для наиболее распространенных валют: доллар США – USD.SPL, ЕВРО – EUR.SPL, немецкая марка – DEM.SPL, «условная единица» – UE.SPL.

    Многие  справочники в программе сгруппированы  по смысловому содержанию – Структура  компании, Юридические и физические лица, Цены и налоги, Классификаторы, Прочие.

    Перед началом работы в программе (началом  оформления хозяйственных операций) пользователь может облегчить работу сотрудников компании и сформировать структуру товарно-материальных ценностей, реализуемых компанией. Т. е. сотрудникам  компании при создании документов связанных  с номенклатурой реализуемой  продукции не нужно будет тратить  время на создание новой номенклатурной позиции в справочнике «Номенклатура», а воспользоваться выбором уже  существующих позиций. При этом на этапе  формирования структуры номенклатуры реализуемой продукции сразу  возможно учесть степень (глубину) необходимой  аналитики при формировании отчетов, связанных с движением ТМЦ. Т. е. пользователь может сформировать столько групп (ветвей) дерева вложенности  и их глубину (подгрупп) сколько ему  может потребоваться при анализе  деятельности компании. Например, можно  сформировать одну группу ТМЦ –  «Кондитерские изделия», а можно  создать вложенные группы – «Конфеты», «Печенье», «Вафли» и т. д. При  этом пользователь может сформировать, например, отчет по продажам кондитерских изделий с расшифровкой по видам  этих изделий. Следует отметить, что  в справочнике «Номенклатура» предусмотрено  создание до пяти уровней вложенности.

    Перед началом работы в программе (началом  оформления хозяйственных операций) пользователь может облегчить работу сотрудников компании и сформировать структуру контрагентов и сотрудников  компании. База сотрудников необходима для нормальной работы системы, например, для закрепления конкретных сотрудников (материально ответственных лиц) за складами, также во многих документах создаваемых в программе есть ссылка на конкретных сотрудников (например, документы по кассовым операциям, по расчетам с подотчетными лицами). И вообще программа предусматривает закрепление за каждым документом определенного пользователя системы, а, следовательно, и сотрудника компании. При этом на этапе формирования структуры базы контрагентов пользователи сразу могут учесть степень (глубину) необходимой аналитики при формировании отчетов, связанных с взаиморасчетами с контрагентами компании. Т. е. пользователь может сформировать столько групп (ветвей) дерева вложенности и их глубину (подгрупп) сколько ему может потребоваться при анализе деятельности компании в разрезе ее контрагентов. Простейшим примером формирования структуры базы контрагентов может служить разделение их на следующие группы – «Поставщики», «Покупатели», «Реализаторы». Следует отметить, что в справочнике «Контрагенты» предусмотрено создание до пяти уровней вложенности.

    Документ  «Перемещение ТМЦ» служит в системе  «1С: Предприятие» для оформления передачи товарно-материальных ценностей между  складами. При помощи данного документа  можно также осуществлять перемещение  ТМЦ между фирмами. Однако, перемещение  возможно только между теми фирмами, которые имеют одно и то же юридическое  лицо, но различные аналитические  признаки управленческого учета. Перемещения  между фирмами, имеющими различные  юридические лица, следует оформлять  с помощью операции «Продажа собственной  фирме». Документ может быть введен на основании документа «Поступление ТМЦ». Такой способ ввода удобно применять в том случае, если необходимо все, поступившие по документу «Поступление ТМЦ» на оптовый склад ТМЦ, сразу  передать на розничный склад (в розницу). Спецификация этого документа заполняется  на закладке «Табличная часть». Перемещение  ТМЦ на розничный склад может  производиться по любым произвольным ценам, заданным в документе. Тип  цен, валюта документа, порядок учета  НДС задаются в окне «Параметры документа», вызываемом по кнопке <Цены> на закладке «Табличная часть». При перемещении ТМЦ на розничный склад, цены, зафиксированные в данном документе, будут являться отпускными ценами, по которым будет производиться продажа и учет ТМЦ на розничном складе. Следует принимать во внимание, что при оформлении документов розничной продажи изменить эти цены нельзя. При этом изменение розничных цен производится специальным документом «Переоценка (розница)». По кнопке <Печать> пользователь может сформировать печатную форму документа. При этом в системе «1С: Предприятие» существует несколько вариантов печатной формы. По кнопке стрелка вниз из выпадающего меню можно выбрать эти формы:

    – Печатная форма ТОРГ-13 – формируется  накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по унифицированной  форме № ТОРГ-13, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. № 132;

    – Печатная форма – формируется  накладная перемещение;

    – Печать ценников – формируются печатные формы ценников всех номенклатурных позиций из спецификации документа.

    Документ  «Инвентаризация (по складу)» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых  складах и розничных складах  предприятия. С помощью кнопки <Операция> изменяется тип производимой операции и название документа «Инвентаризация (по складу)» (инвентаризация на оптовых  складах) или «Инвентаризация (по рознице)» (инвентаризация на розничных складах). Документ «Инвентаризация (по складу)»  предназначен для формирования и  печати сличительной ведомости или  инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на оптовых складах  компании, а также выписки актов  списания и оприходования излишков ТМЦ на основании данного документа  при существовании расхождений  между фактическим и документально  подтвержденным остатками ТМЦ. Новый  документ вызывается из подпункта «Инвентаризация (по складу)» пункта «Склады» главного меню программы «Документы». Данные в инвентаризационной ведомости  можно автоматически заполнить  информацией об остатках ТМЦ на указанном  в документе оптовом или розничном  складе с помощью кнопки <Заполнить>. По данной кнопке в документе предусмотрен список вариантов для заполнения табличной части: «Заполнить», «Обновить», «Заполнить из отчета», «Заполнить фактическое количество по учетному». При этом в случае выбора последнего варианта заполнения колонка «Кол. (факт)» заполняется аналогично колонке «Кол. (учет)». Фактическое количество ТМЦ может редактироваться пользователем вручную.

    В зависимости от положения переключателя  «Вид инвентаризации» на закладке «Шапка»  остатки ТМЦ на складе рассчитываются по отношению к выбранной в  документе фирме на дату оформления инвентаризации или по компании в  целом (по всем фирмам). Необходимо отметить, что проведение данного документа  не производит никакого движения в  регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: «Списание ТМЦ» и «Оприходование ТМЦ». Состав этих документов будет  заполнен согласно результатам проведения инвентаризации ТМЦ, таким образом в спецификацию документа «Оприходование ТМЦ» будет занесен излишек ТМЦ, выявленный в результате инвентаризации, а в спецификацию документа «Списание ТМЦ» будут занесены те ТМЦ, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество ТМЦ на складе установится равным реальному количеству ТМЦ, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

    Документ  «Инвентаризация (по рознице)» предназначен для фиксирования остатков ТМЦ на розничных складах в отпускных  ценах. Новый документ вызывается из подпункта «Инвентаризация (розница)»  пункта «Склады» главного меню программы  «Документы». С помощью кнопки <Заполнить> спецификацию документа можно заполнить остатками на розничном складе. Причем при нажатии данной кнопки пользователю представлятеся список вариантов заполнения табличной формы документа аналогичный такому же в документе «Инвентаризация (по складу)». Учет ТМЦ ведется по отпускным ценам. Если ТМЦ передавалась на розничный склад по разным ценам, то в документе будут зафиксированы две строки с одинаковой ТМЦ, но с разными ценами. При автоматическом заполнении в графе «Кол. (учет)» фиксируется количество товара, рассчитанное по документам, занесенным в информационную базу. В зависимости от положения переключателя «Вид инвентаризации» на закладке «Шапка» остатки ТМЦ на складе рассчитываются по отношению к выбранной в документе фирме на дату оформления инвентаризации или по компании в целом (по всем фирмам). После проведения инвентаризации на розничном складе в графу «Кол. (факт)» заносятся остатки ТМЦ после розничной продажи. Разница между этими двумя величинами и будет являться количеством проданного ТМЦ. Эта информация будет рассчитана и зафиксирована в документе в графе «Откл.». На основании документа «Инвентаризация (розница)» можно ввести документ «Реализация (розница)» или «Отчет ККМ». В спецификацию этих документов автоматически заносится информация о реализованных на данном складе ТМЦ (информация из графы «Откл»). При проведении документа «Отчет ККМ» будет сразу зафиксирована отгрузка ТМЦ и поступление денег в кассу, при проведении документа «Реализация (розница)» будет зафиксирована только отгрузка ТМЦ с розничного склада. Документ «Реализация (розница)» удобно оформлять в том случае, если, например, выручка из магазина поступает ежедневно и фиксируется в информационной базе с помощью соответствующих платежных документов, а информация о продажах (или результатах проведенной инвентаризации) поступает в офис только раз в несколько дней.

    Документ  «Оприходование ТМЦ» служит в программе  для оформления факта оприходования  ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации с помощью документа «Инвентаризация (по складу)» или как свободный  документ в случае произвольного  поступления ТМЦ. Документы «Оприходование ТМЦ» создаются, хранятся и редактируются  в журнале «Журнал складских  документов». Новый документ вызывается также с помощью подпункта  «Оприходование ТМЦ» пункта «Склады» главного меню программы «Документы». В случае произвольного оприходования, для правильного отражения операции в бухгалтерском учете можно заполнить информацию в группе полей, объединенных названием «Бухгалтерская операция», в которых заполняется счет из справочника «План счетов» и его аналитика по субконто. Заполнение этих полей не является обязательным. Однако следует принимать во внимание что, если эти поля не заполнены, то бухгалтерские проводки по данному документу формироваться не будут. Спецификация документа на закладке «Табличная часть» заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. В случае оформления документа на основании документа «Инвентаризация (по складу)» спецификация документа заполняется в соответствии с данными, указанными в данном документе (количество по колонке «Отклонение»). Цены в этом случае устанавливаются в соответствии с ценами, указанными в инвентаризации. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам, Тип цены задается в отдельном окне «Параметры документа», вызываемом по кнопке <Цены>. При этом цены могут быть откорректированы вручную. Следует отметить тот факт, что с помощью этого документа фиксируется поступление на склад готовой продукции, в поле «Вид ТМЦ» в этом случае выбирается вид «продукция».