Проектирование АИС по учету рекламных услуг рекламным агентством «Идея»

     Работу  с клиентами осуществляет менеджер по рекламе, он получает заявку, в которой  отражены требования клиента. Выполнением  заказа занимается дизайнер. Для разработки рекламного продукта дизайнер использует следующие графические редакторы: Corel DRAW Graphics Suite X3, Adobe Photoshop, Adobe InDesign CS2 и Adobe  Illustrator. После выполнения работы дизайнер показывает макет директору. Если директора устраивает работа, то макет отсылается заказчику по электронной почте или клиент сам приходит в офис. Иначе директор говорит о недочетах и макет направляется на доработку. Учет заказов ведется дизайнером и менеджером. В результате функции «учета заказов» формируется информация для печати документов (накладные, счет-фактуры, акты выполненных работ). Обязанности по составлению документов разделяют менеджер по рекламе и дизайнер, а заключением договоров занимается менеджер по рекламе. Печать документов осуществляется по шаблонам.

     3. Анализ уровня автоматизации на предприятии.

     В Рекламном агентстве «Идея» три  компьютера и один ноутбук. Компьютеры объединены в локальную сеть. Также  в агентстве имеется выход  в Интернет. Для защиты от вирусов  на всех компьютерах установлен антивирус Kaspersky.

     Дизайнер  Рекламного агентства «Идея» использует программы: Corel DRAW Graphics Suite X3, Adobe Photoshop, Adobe InDesign CS2 и Adobe  Illustrator.

     DRAW Graphics Suite X3 - является единственным  графическим пакетом, позволяющим  делать буквально все, начиная  от рисования и заканчивая версткой и обработкой растровых изображений.

     Adobe Photoshop - это самый известный графический  редактор, определяющий стандарты  в области работы с цифровыми  изображениями. Он позволяет редактировать  существующие изображения, а также  создавать новые. Применений данному графическому редактору очень много: создание фотореалистических изображений, работа с отсканированными изображениями, цветокоррекция, ретуширование, трансформация графики, коллажирование, цветоделения и многое другое.

     Adobe InDesign CS2 - расширяет возможности пользователей, занимающихся макетированием и дизайном. В программе Adobe InDesign CS2 используются стандартные команды, инструменты, палитры и клавиатурные сочетания, знакомые пользователям продуктов Photoshop и Illustrator, что гарантирует максимально продуктивную работу. Возможность импорта файлов из приложений Photoshop и Illustrator также позволяет выпускать высококачественную продукцию в кратчайшие сроки. Все предлагаемые инструменты интуитивно понятны, благодаря чему пользователи продукта смогут быстро воплотить свои самые смелые творческие замыслы. Продукт InDesign CS ориентирован на профессиональных дизайнеров, художников и специалистов в области печати, работающих в средствах массовой информации, дизайнерских компаниях, рекламных агентствах, издательствах и других организациях, которым приходится заниматься версткой и выпуском печатной продукции.

     Adobe  Illustrator - был задуман как редактор  векторной графики, однако дизайнеры  используют его в самых разных  целях. Он очень удобен для быстрой разметки страницы с логотипом и графикой -  простого одностраничного документа, не содержащего текст.

       В рекламном агентстве для  создания телефонного справочника  «Деловой Биробиджан» используется  база данных, разработанная в  Visual Delphi к которой прилагается инструкция «Правило работы с базой данных» с подробным описанием. В базе данных содержатся следующие поля: название фирмы, примечание к названию фирмы, форма собственности, адрес, телефон, ФИО директора, ФИО ответственного за рекламу, электронная почта, сайт и  виды деятельности. С этой базой данных работает менеджер по рекламе.

4. Выявление объекта и задачи автоматизации

     Декомпозируем функцию «Учет заказов»:

     

     Рисунок 3 – декомпозиция функции «Учет  заказов»

     Учет  заказов ведется в «книге учета  доходов и расходов организации  и индивидуальных предпринимателей применяющих упущенную систему налогообложения».

     При регистрации заказов в книгу  учета заказов вносятся сведения о заявке и клиенте и отметка  о выполнении работы. Регистрацию  заявки осуществляет менеджер по рекламе  или дизайнер.

     В книге учета заказов хранится перечень всех услуг оказанных агентством клиенту, в соответствии с прайс-листами определяется общая стоимость оказанных услуг. Эта сумма вносится в книгу учета заказов. Клиент осуществляет оплату за рекламные услуги через банк. В книгу учета заказов вносится отметка об оплате.

     В Рекламном агентстве «Идея» учет заказов ведется в «книге учета доходов и расходов организации и индивидуальных предпринимателей применяющих упущенную систему налогообложения». То есть все информация хранится в бумажном виде, стоимость выполненных работ считается вручную, и нет базы клиентов, следовательно, необходимо автоматизировать функцию «учета заказов».

     Поскольку учет услуг ведется в ручном режиме, то поиск необходимых документов, выявление  должников и оценка эффективности деятельности агентства занимает много времени. Система будет хранить сведения о клиентах, услугах, предоставляемых агентством, сведения о заказах, о платежах и о материалах, затрачиваемых на производство рекламных услуг. Так же система позволит выполнять запросы на поиск информации из базы данных и формировать и печатать документы. Следовательно, использование системы уменьшит время, затрачиваемое, на расчет эффективности деятельности агентства, на поиск информации, на составление документов и обеспечит правильность их заполнения и оформления, а так же будет сформирована база клиентов.

     Система позволит печатать следующие  отчеты и документы.

1. Договор на оказание услуг, рекламным агентством;
2. Объем заключенных договоров. В этом отчете можно будет увидеть объем договоров на оказание рекламных услуг заключенных одним определенным сотрудником организации, за заданный период времени, а так же общее количество договоров заключенных предприятием.
3. Работы, выполненные в долг. В этом отчете можно будет посмотреть заказчиков, которые еще не заплатили или оплатили лишь часть суммы за оказанные услуги. Отчет сможет быть представлен в краткой форме, т.е. будет содержать юридическое название должника, и сумму, а в конце подсчитывать общую сумма долга, и в подробной форме, с указанием юридического имени должника, даты заказа, вид услуг, сумму оплаченную, сумму долга.
4. Обороты по работе.  В этом отчете будет предоставлен перечень всех заключенных договоров с указанием стоимости выполненных работ, оплаченная часть, долг и подведен итог – общая сумма выполненных работ, общая сумма оплаченных и общая сумма долга. Так же система позволит сформировать этот отчет, как за весь период времени, так и за заданный пользователем период. 
5. Клиенты. Отчет, в котором будут отображены все заказчики. Пользователь сам сможет выбрать атрибуты, которые будут указаны в отчете. Список клиентов можно будет формировать за определенный период, а так же общий список клиентов.
6. Прайс-листы. Отчет, в котором будет отображаться перечень, оказываемых услуг и их стоимость.
7. Баланс взаиморасчетов. Отчет будет составляеться в отдельности для каждого заказчика, в котором в первой строке будет отражаться номер документа, дата заключения документа, сумма счета (сколько необходимо оплатить) и наименование документа. Во второй строке будут отражены: номер документа, дата (от…), сумма платежа (сколько оплачено) и наименование документа. В  последней строке будет указано сальдо.
8. Счет. В этом отчете в левой верхней части будут прописаны реквизиты получателя платежа, т.е. рекламного агентства.  Затем по центру будут написаны номер счета и дата. Ниже будут прописаны реквизиты плательщика. Затем в табличной форме будут указаны: № п\п, наименование, количество, цена, сумма. Следующая строка: итого. Ниже – итого прописью.

 
     

5. Разработка  концепции построения информационной модели информационной системы

     Общий анализ деятельности разрабатываемой  системы представлен диаграммой первого уровня.

     

Рисунок 4 –  Учет рекламных услуг

     Данная  диаграмма описывает общую структуру  разрабатываемой АИС.

     Входными  данными системы являются: пароль, логин, заказ, клиент, платеж, услуги. Выходными данными являются: документы и отчеты, внесенные сведения о заказе, внесенные сведения о клиенте, об услугах, внесенные сведения о платежах.

     Для более детального рассмотрения функций системы декомпозируем функцию «Учет рекламных услуг». Эта диаграмма описывает функции системы, которые в дальнейшем будут выполнять сотрудники при работе с автоматизированной информационной системой.

     

     Рисунок 5 – декомпозиция функции «Учет  рекламных услуг»

     При входе в систему выполняется  функция – определение уровня доступа, на вход поступают пароль и  логин, а на выходе разрешение доступа. В зависимости от уровня доступа пользователям системы предоставляется доступ к определенным ресурсам и возможность выполнения определенных операций в базе данных.  После получения разрешения доступа выполняется функция обработки данных. При выполнении этой функции на вход поступают: вся информация, вносимая БД, а на выходе – внесенные сведения. Система предоставляет возможность формировать и печатать отчеты. При выполнении функции «печать отчетов» на вход поступает информация, внесенная в БД, а на выходе будут сформированы отчеты и документы.

     Следующая диаграмма показывает, как выполняется  функция «обработка  данных».

     

     Рисунок 6 – Декомпозиция фикции «Обработка данных»

     После получения разрешения доступа выполняется  функция вход в систему. В зависимости от предоставленных полномочий пользователем предоставляется доступ к определенным ресурсам. Пользователи системы могут формировать прайс-листы, регистрировать клиентов, регистрировать заказ, регистрировать платежи и регистрировать материалы, которые были  затрачены при выполнении заказа. Для функции «Формирование прайс-листов» входной информацией являются услуги, а выходной внесенные сведения об услугах. При регистрации клиента, на вход поступает информация о клиентах, а выходной информацией является – внесенные сведения о клиентах. Для выполнения функции «Регистрация заказа» на вход поступают: сведения о заказе, внесенные сведения о клиенте и сведения об услугах, а на выходе – внесенные сведения о заказе. При регистрации платежа на вход поступает информация о платеже и внесенные сведения о заказе и в результате на выходе – внесенные сведения о платежах. Для осуществления функции  «Регистрация затраченных материалов» на вход поступают внесенные сведения о заказе. Для каждого заказа формируется список материалов на затраченных его осуществление. Выходной информацией являются внесенные сведения а затраченных материалах.

     Определение общей стоимости заказа осуществляется по формуле:

       , где C – общая сумма заказа, – цена единицы услуги, К – количество, заказанных клиентом единиц услуг (шт.), - цена единицы услуги печати,Ск – скидка на услугу, выраженная в денежных единицах.

     Размер  скидки определяется. , где ск - размер скидки в процентах.

     В следующей диаграмме описывается процедура взаимодействия сотрудников с разрабатываемой информационной системой, определяются их права как пользователей, а также уточняются их функции.

     Функциональные  характеристики разрабатываемой АИС  по учету рекламных услуг рекламного агентства «Идея» представлены в  виде диаграммы вариантов использования  с соответствующими потоками событий (рис. 7).

     

     Рисунок  7   – Диаграмма вариантов использования

     Данная  диаграмма вариантов использования  описывает основные функции пользователей, выполнение которых возможно только при использовании разрабатываемой  АИС. Вариант использования представляет собой типичное взаимодействие пользователя с проектируемой системой.

     В проектируемой информационной системе  действующими лицами являются менеджер и администратор. Как видно из диаграммы, у администратора и менеджера  есть много  общих функция, общие варианты использования: вход в систему, ввод сведений о клиенте, регистрация заказов, регистрация платежей, регистрация затраченных материалов, печать отчетов и документов и изменение пароля и логина. Помимо этих функций администратору доступны еще две функции: управление пользователями и формирование прайс-листов.

     Рассмотрим  функции более подробно.

     Вход в систему описывает вход пользователя в систему.

     Основной  поток событий выполняется, когда  пользователь хочет войти в систему  для работы в ней.

1. Система запрашивает логин пользователя
2. Система запрашивает пароль пользователя
3. Пользователь вводит логин
4. Пользователь вводит пароль
5. Система проверяет введенные данные, после чего открывает доступ к системе.