Пространственная и психологическая дистанция между партнерами, необходимость организации пространства в деловом общении

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Российский государственный  торгово-экономический университет»

(Пермский институт (филиал) РГТЭУ)

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Деловые коммуникации»

 

 

 

Выполнила – студентка  курса заочной формы

 обучения факультета  менеджмента, группы МНи-22

Казнина Светлана Борисовна

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Проверила – к.э.н., доцент Агеева О.И.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                      Оценка___________

                                                                                                                                                                                                      Дата_____________

                                                                                                                                                                                                      Подпись__________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012

Оглавление

 

Введение 3

Задание№1.Глава 1.Пространственная и психологическая дистанция между партнерами, необходимость организации пространства в деловом общении 4

1.1.Понятие делового  общения 4

1.2. Необходимость  пространства общения и его  роль в достижении успеха 5

1.3. Дистанции  и зоны общения: анализ ситуаций 7

Глава 2. Документационное обеспечение делового общения 11

2.1. Общая  характеристика деловой документации 11

2.2. Деловое  письмо и его виды 15

2.3. Основные  требования к деловой корреспонденции 16

Задание№2.Составление  и оформление докладной записки 17

Заключение 18

Список использованной литературы 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Деловое общение это очень  актуальная и распространенная тема на сегодняшний день. Люди, которые  занимаются бизнесом им деловое общение  очень необходимо. Так как умение вести переговоры с деловыми людьми, уметь правильно подбирать слова, принимать правильные и стандартные  решения это является их главной  задачей, от этого зависит карьера  делового человека в будущем. Потому как бизнес это профессиональная деятельность в сфере которой  люди устанавливают друг с другом контакт, обмениваются важной информацией  для того чтобы в дальнейшем строить  планы и добиваться намеченной цели. Также деловое общение необходимо в сфере управленческой деятельности, то есть в менеджменте, так как  менеджеру необходимо в первую очередь  уметь вести деловые беседы, проводить  деловые сделки, также менеджер должен уметь проводить деловые совещания, уметь организовывать задачи, а также  разного рода мероприятия для  своих подчиненных. Менеджер должен принимать правильные, а в некоторых  случаях нестандартные решения. Деловое общение необходимо и  таким личностям как президентам, так как они ежедневно ведут  переговоры с президентами других стран, решают вопросы всего мира, устраняют  конфликты.

Умение вести себя с  людьми надлежащем образом, является одним  из важнейших, если не важнейшим фактором, который определяет шансы добиться успеха в бизнесе служебной или  предпринимательской деятельности.

Результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит  от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность  и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые  операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

 

 

Задание№1.Глава 1.Пространственная и психологическая дистанция между партнерами, необходимость организации пространства в деловом общении

 

1. Понятие делового общения

Деловое общение - это сложный  многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной  сфере. Его участники выступают  в официальных статусах и ориентированы  на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными  и культурными традициями, профессиональными  этическими принципами.

 Общение как взаимодействие  предполагает, что люди устанавливают  контакт друг с другом, обмениваются  определенной информацией для  того, чтобы строить совместную  деятельность, сотрудничество.

 Чтобы общение как  взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих  этапов:

- Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого  человека, представление себя другому  человеку;

- Ориентировка в ситуации  общения, осмысление происходящего,  выдержка паузы;

- Обсуждение интересующей  проблемы;

- Решение проблемы.

- Завершение контакта (выход  из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое  сотрудничество повышает трудовую и  творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

Содержание:

1) Необходимость пространства общения и его роль в достижении успеха

2) Дистанции и зоны общения

3) Национальная специфика в организации пространства общения

1.2. Необходимость пространства общения и его роль в достижении успеха

Для эффективного, результативного  общения немалую роль играет то, как вы организуете пространство общения.

В этикете немаловажное значение имеет так называемое "воздушное  пространство", или "воздушная  оболочка", окружающая тело человека. Это как бы территория обитания физического  тела - область, где оно чувствует  себя в индивидуальной безопасности. Нарушение границ этого пространства обычно вызывает недовольство человека. Размеры "воздушной оболочки", к которой привык человек, социально  и национально обоснованы, они  зависят от плотности населения  в том месте, где он проживает. Меньшие размеры эта оболочка имеет у представителей стран  с высокой плотностью населения.

Личное пространство людей  принято делить на ряд зон: интимная, личная, социальная, публичная и открытая. Более подробно они будут рассмотрены во 2-й главе контрольной работы.

Общаясь с людьми, необходимо всегда придерживаться правила: «Соблюдай  дистанцию». Не сокращайте её, если вы недавно знакомы с человеком - не прикасаться к нему и уж тем  более не лезть с объятиями - это  может очень не понравиться.

Выбор оптимальной дистанции  в процессе общения зависит от следующих показателей:

- от возраста;

- от пола;

- от статуса;

- от психологических особенностей;

- от национальности;

- от степени знакомства.

Отрицательно сказывается  на общении как чрезмерно близкое, так и чрезмерно удаленное  расположение. Если большая дистанция, то человек может воспринять, что  он неприятен партнеру, или же он может посчитать партнера высокомерным.

На выбор расстояния для  общения влияет пол и личностные особенности собеседников. Обычно женщины  предпочитают более близкое расстояние по отношению к собеседнику (независимо от его пола) по сравнению с мужчинами. Тревожный человек старается  держаться подальше от собеседника, уравновешенный предпочитает более  близкое расстояние и т.д. Следует  заметить, что дистанция может  изменяться по ходу общения. Сближение  позиций, заинтересованность партнеров  друг в друге, доверие способствуют их сближению в физическом пространстве ( дистанция разговора сокращается). И наоборот, проявление дискомфорта, непонимание, отчуждение партнеров в процессе общения приводят к увеличению физической дистанции между партнерами. Имеет место и обратное влияние: изменение физической дистанции между партнерами способно изменить тон их беседы, сделать ее более доверительной или, напротив, заставить отстраниться друг от друга.

Верно выбранная дистанция  задает тон дальнейшему общению. Межличностное пространство влияет на частоту и длительность визуальных контактов. Чем ближе находятся  люди, тем короче и реже их взаимные взгляды. Находясь на удалении, они  дольше смотрят друг на друга и  используют жесты для поддержания  внимания в разговоре.

Если вам нужно создать  о себе впечатление как о человеке с достаточно высоким социальным статусом, вы должны занять физически  как можно больше места. Например, с помощью своего передвижения по комнате, энергичного общения с  людьми. Вам нужно, чтобы на вас  обратили внимание, а не посчитали, что вы тихий, зажатый человек, которого можно тиранить. Если же вы хотите выглядеть  малозначимым, то вам надо, наоборот, сесть в уголке, вы зажимаетесь, становитесь  меньше и занимаете меньшее пространство.

Пространство общения  можно организовать так, что может  быть удобно и вам, и партнёру, или  кому-то из вас будет неудобно. При  общении с человеком вам всегда удобнее, когда глаза находятся  либо на одном уровне, либо когда  вы смотрите сверху вниз. Если вы хотите, чтобы гость вас послушался, вы должны посадить его в большое  мягкое кресло, а сами сесть на стул.

От того, как выглядит ваш офис и кабинет от части зависят результаты вашей беседы. Построение грамотного пространства требует соблюдения единого стиля во всем: в планировочном решении, в отделке, декоре, мебели.

 Правильно и со вкусом  спланированный кабинет помогает  создать благоприятную обстановку  для беседы, что способствует  установлению плодотворного контакта. В соответствии с вышеизложенными  требованиями в современном мире  сложилась определенная традиция  в правилах планировки кабинета  руководителя. Стол должен стоять так, чтобы хозяин кабинета сидел лицом к двери и мог видеть приходящих и уходящих гостей. От стола руководителя должен отходить длинный стол с удобными стульями - он служит для проведения мелких заседаний, приема делегаций состоящих из нескольких человек. Стулья, стоящие около стола, должны быть мягкими и удобными, но не способствующие тому, чтобы люди сидели в них развалившись. Стол играет важную роль своего рода барьера между собеседниками. С одной стороны для вас стол - это прикрытие, защита, которая помогает обрести уверенность в себе, способствует некоторой отстраненности от собеседника, с другой стороны, для собеседника стол ассоциируется с высоким статусом собеседника. Собеседник начинает ощущать себя в роли просителя и чувствовать себя ниже вас. Для создания благоприятного климата в беседе лучше поставить стул для собеседника сбоку от стола или разместить его стул на той же стороне, что и ваш, либо сбоку от стола напротив друг друга.

Также должен быть шкаф для  хранения в нем текущих документов и материалов. В кабинете руководителя также обычно присутствует мягкий уголок, состоящий из мягких кресел и журнального  столика. Он используется для доверительных  бесед с партнерами и, в некоторых  случаях, с подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку. Обстановка и отделка кабинета не должна быть угнетающей и подавляющей, так как  это снижает эффективность и  результативность общения. Для этой цели в кабинете могут находиться аквариум с рыбками, зеленые насаждения, зеркало.

Хорошо и со вкусом оформленный  кабинет вызывает симпатию к его  владельцу.

1.3. Дистанции и зоны общения: анализ ситуаций

Дистанции и зоны - это  пространство общения, ярко выраженный знак отношения к партнеру, к ситуации, к своему месту и роли. Каждый человек неосознанно чувствует  вокруг себя некоторую свободную  зону. Она комфортна, если никто не вторгается в нее без разрешения Чувство своей зоны или своего пространства появляется у человека очень быстро: на второй день какого-либо мероприятия человек стремится  сесть на «свое» место и испытывает чувство дискомфорта, если его кто-то занял.