Значение формального и неформального общения в организациях

                                   Министерство культуры Российской  Федерации

                       Федеральное государственное образовательное  учреждение 

высшего профессионального образования 

Санкт-петербургский  государственный  университет 

культуры  и искусств

Факультет Социально - культурных технологий

Заочное отделение  
 
 
 

Реферат по курсу: Коммуникативная культура

На тему: «Значение формального и неформального  общения в организациях» 
 
 
 

                                                                                                                 Выполнила: студентка 30344 группы

                                                                                                                                                         Ковкова Т. В.                                        

                                                                                                                                  Проверила: Даровская М.И. 

                                                                   
 
 
 
 

                                                                  Санкт-Петербург

                                                                             2011

Введение

1. Понятие групп и их значимость

 1.1. Формальные группы 6

1.2. Неформальные группы 7

2. Синтез формального и неформального в организации 9

2.1. Роль групп в процессе функционирования организации 9

2.1.1. Причины 10

2.1.2. Характеристики 12

2.1.3. Взаимодействия 14

2.2. Методы управления 17

2.2.1. Консультации 17

2.2.2. Обучение и внушение 18

2.2.3. Лояльность 19

2.2.4. Замена руководителя 19

2.2.5. Перевод на другое  место работы 20

2.2.6. Размещение кабинетов  20

2.2.7. Признание естественных  лидеров 21

2.2.8. Обмен информацией  22

  Заключение 23

  Литература 24 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

 Организация  – это социальная категория  и одновременно – средство  достижения целей. Это место,  где люди строят отношения  и взаимодействуют. Поэтому в  каждой формальной организации  существует сложное переплетение  неформальных групп и организаций,  которые образовались без вмешательства  руководства. Эти неформальные  объединения часто оказывают  сильное влияние на качество  деятельности и организационную  эффективность. 

 Несмотря  на то, что неформальные организации  созданы не по воле руководства,  они представляют собой фактор, с которым должен считаться  каждый руководитель, потому что  такие организации, и другие  группы могут оказывать сильное  влияние на поведение отдельных  личностей и на рабочее поведение  сотрудников. Кроме того, как бы  хорошо руководитель ни выполнял  свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения  потребуются для достижения целей  в организации, стремящейся вперед. Руководителю и подчиненному  часто приходится взаимодействовать  с людьми, находящимися за пределами  данной организации и с подразделениями  вне их субординации. Люди не  смогут успешно выполнять свои  задачи, если они не добьются  должного взаимодействия отдельных  лиц и групп, от которых зависит  их деятельность.

 Руководство  организации испытывает удовлетворение  в том случае, если организация  продолжает свое существование  как единый организм. Однако почти  всегда реальные стереотипы поведения  и отношений членов организации  слегка или весьма далеко отходят  от формального плана руководства  организации.

Неформальные  группы, которые образуются в организациях, являются мощной силой, которая при  определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на деятельность формальной организации. Руководителям необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.

1.Понятие  групп и их значимость

 Человек нуждается  в общении с себе подобными и, по-видимому, получает радость от такого общения. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с другими людьми кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.

Характерными  особенностями группы является следующее:

Члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой  в целом и тем самым во внешних  взаимодействиях выступают как  бы от имени группы. Человек говорит  не о себе, а о группе в целом, употребляя местоимения: мы, у нас, наши, нам и т.п.;

Взаимодействие  между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного  разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно  общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму;

В группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно  складывается неформальное распределение  ролей, обычно признаваемое группой. Отдельные  члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны  к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые  следят за тем, чтобы был порядок  в работе, все выполнялось в  срок и доводилось до конца. Есть люди, которые выполняют роль структуризаторов – они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.

1.1.Формальные  группы

 Формальные  группы – это «узаконенные»  группы обычно выделяются как  структурные подразделения в  организации. Они имеют формально  назначенного руководителя, формально  определенную структуру ролей,  должностей и позиций внутри  группы, а также формально закрепленные  за ними функции и задачи.

 В обиходной  речи слово «формальный» имеет  негативный оттенок, означающий  не заинтересованность в результатах,  равнодушное отношение к выполнению  должностных обязанностей. И действительно,  злоупотребление формальностями  ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет ряд достоинств:делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;

 устанавливает  единые нормы и правила для  всех, чем исключает произвол  и способствует объективизации  деятельности;

 обеспечивает  «прозрачность» постановки дела  для контроля и гласность для  взаимодействия с общественностью,  что, безусловно, важно для демократизации  управления.

Таким образом, формальная группа имеет следующие  особенности:

 Она рациональна,  т.е. в основе ее лежит принцип  целесообразности, сознательного движения  к известной цели;

 Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов,  отношения между которыми устанавливаются  по составленной программе.

 В формальной  группе предусмотрены только  служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным  целям. К формальным группам  относятся:

Вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов  и подразделений таким образом, что каждое из них находиться между  двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство  каждым из органов и подразделений  сосредоточено в одном лице;

 Функциональная  организация, в соответствии с  которой, руководство распределяется  между рядом лиц, специализирующихся  на выполнении определенных функций  и работ;

 Штабная организация,  характеризующаяся наличием штаба  советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной  организации. 

 Формальные  группы могут быть сформированы  для выполнения регулярной функции,  как, например, бухгалтерия, а  могут быть созданы для решения  определенной целевой задачи, например  комиссия по разработке какого-либо  проекта.

1.2.Неформальные  группы

 Неформальные  группы возникают в следствии  принципиальной неполноты формальных  групп, поскольку должностными  инструкциями все возможные ситуации, какие могут случится, предусмотреть попросту невозможно, а формализовать все субъективные представления в качестве норм для регуляции общественных отношений возможно только при тоталитарных политических режимах.

Неформальные  группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями  привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

 Неформальные  группы обычно имеют свои неписаные  правила и нормы поведения,  люди хорошо знают, кто входит  в их неформальную группу, а  кто нет. В неформальных группах  складывается определенное распределение  ролей и позиций. Обычно эти  группы имеют явно или неявно  выраженного лидера. Во многих  случаях неформальные группы  могут оказывать на своих членов  влияние равное или даже большее,  чем формальные структуры.

 Неформальные  группы представляют собой спонтанно  (самопроизвольно) сложившуюся систему  социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или  менее длительного межличностного  общения. 

  
 

Неформальная  группа проявляется в двух разновидностях:

Представляет  собой вне формальную организацию, в которой неформализованные  служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной организацией. Например, оптимальная система деловых связей, стихийно складывающейся между работниками, некоторые формы рационализации и изобретательства, способы принятия решения и т.д.

 Представляет  социально-психологическую организацию,  выступающую в виде межличностных  связей, возникающих на основе  взаимного интереса индивидов  друг к другу вне связи с  функциональными нуждами, т.е.  непосредственная, стихийно возникающая  общность людей, основанная на  личном выборе связей и ассоциаций  между ними, например, товарищеские  отношения, любительские группы, отношения престижа, лидерства, симпатий  и т.д.

 Картина неформальной  группы чрезвычайно пестра и  изменчива по направленности  интересов, характеру деятельности, по возрастному и социальному  составу. В зависимости от идейной  и нравственной направленности, стиля поведения неформальные  организации можно классифицировать  по трем группам:

 Просоциальные, т.е. социально-положительные группы. Это общественно-политические клубы интернациональной дружбы, фонды социальных инициатив, группы экологической защиты и спасения памятников культуры, клубные любительские объединения и др. Они имеют, как правило, позитивную направленность;