Значение формального и неформального общения в организациях

Асоциальные, т.е. группы, стоящие в стороне от социальных проблем;

Антисоциальные. Эти группы – самая неблагополучная часть общества, вызывающая у него тревогу. С одной стороны, нравственная глухота, неспособность понять других, иную точку зрения, с другой – часто собственные боль и страдания, выпавшие на долю этой категории людей, способствуют выработке крайних взглядов у отдельных ее представителей.

2.Синтез  формального и неформального в организации

Всякая реально  существующая организация как социальная система всегда является соединением  формальных и неформальных элементов, она как бы состоит из двух «половинок», соотношение между которыми очень  подвижно и зависит от степени  формализации или правовой регламентации  в окружающей среде, возраста самой  организации, ее культуры и стиля  делового поведения, которого придерживается ее руководство.

2.1.Роль  групп в процессе функционирования организации

 Формальная  организация создается по воле  руководства. Но как только  она создана, она становится  также и социальной средой, где  люди взаимодействуют отнюдь  не по предписаниям руководства.  Люди из разных подгрупп общаются  за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из  социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

Неформальная  организация – это спонтанно  образовавшаяся группа людей, которые  вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании  такой неформальной организации. Важно  понять, что в большой организации  существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому некоторые авторы считают, что неформальная организация – это, по существу, сеть неформальных организаций. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

У неформальных организаций много общего с формальными  организациями, в которые они  оказываются вписанными. Они в  некотором роде организованы так  же, как и формальные организации, – у них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших (эмерджентных) организациях также  имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика  в том, что формальная организация  создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация  скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. На рисунке 1 показана разница  в механизмах образования формальных и неформальных организаций.

2.1.1.Причины 

  Механизм образования формальных и неформальных организаций.

Структура и тип формальной организации стоятся руководством сознательно с помощью проектирования, в то время как структура и тип неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия. Люди, вступая в формальную организацию, как правило, либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода, либо ими руководят соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации. У них также имеются причины и для вступления в группы и неформальные организации, к которым относится чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность, но люди часто не осознают их.

 Самой первой  причиной вступления в неформальную  группу является удовлетворение  потребности в чувстве принадлежности. Люди, чья работа не дает возможности  устанавливать и поддерживать  социальные контакты, склонны быть  неудовлетворенными. Возможность принадлежать  к группе, поддержка с ее стороны  тесно связаны с удовлетворенностью  сотрудника. И все же, несмотря  на то, что потребность в принадлежности  широко признается, большинство  формальных организаций сознательно  лишают людей возможностей социальных  контактов. Поэтому люди часто  вынуждены обращаться к неформальным  организациям, чтобы эти контакты  обрести.

В идеальном  варианте подчиненные должны иметь  возможность без всякого стеснения  обращаться к своему непосредственному  начальству за советом или для  обсуждения своих проблем. Если этого  не происходит, то начальнику следует  внимательно разобраться в своих  взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают, что их начальник в  формальной организации плохо о  них подумает, если они будут спрашивать его, как им выполнить определенную работу. Другие бояться критики. Более  того, в каждой организации есть множество неписаных правил, которые  касаются мелких процедурных вопросов, как, например: каково отношение начальника к болтовне и шуткам, как следует  одеваться, чтобы заслужить всеобщее одобрение, а также, насколько все  эти правила обязательны. В этих и других ситуациях люди часто  предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например, новый рабочий  скорее попросит другого рабочего объяснить  ему, как произвести ту или иную операцию, чем обратится к руководителю. Это приводит к тому, что новые  рабочие тоже стремятся участвовать  в уже сформировавшейся социальной группе, где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно  обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает  престиж и самоуважение, а получающий – необходимое руководство к  действию.

Потребность в  защите также является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя сегодня редко можно  говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих  местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые  собирались в пивных и осуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение, когда начальству не доверяют.

 Необходимость  в общении возникает потому, что  люди хотят знать, что происходит  вокруг них, особенно, если это  затрагивает их работу. И все  же во многих формальных организациях  система внутренних контактов  довольно слабая, а иногда руководство  намеренно скрывает от своих  подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин  принадлежности к неформальной  организации является доступ  к неформальному каналу поступления  информации – слухам. Это может  удовлетворить потребности отдельной  личности в психологической защите  и принадлежности, а также обеспечить  ей более быстрый доступ к  нужной для работы информации.

 Люди также  часто присоединяются к неформальным  группам просто для того, чтобы  быть ближе к тем, кому они  симпатизируют. Они могут ходить  вместе обедать, обсуждать свои  рабочие и личные дела во  время перерывов, или обращаться  к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более тесные отношения с другими людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто находиться на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем, кто, по их мнению, может удовлетворить их потребность в принадлежности, компетентности, защите, уважении и др.

2.1.2.Характеристики

 Процесс развития  неформальных организаций и причины,  по которым люди в них вступают, способствуют образованию у этих  организаций свойств, которые  делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные  организации. Ниже приводится  краткое описание основных характеристик  неформальных организаций, которые  имеют прямое отношение к управлению, так как оказывают сильное  влияние на эффективность формальной  организации.

 Неформальные  организации осуществляют социальный  контроль над своими членами,  и первым шагом к этому является  установление и укрепление норм  – групповых эталонов приемлемого  и неприемлемого поведения. Чтобы  быть принятым группой и сохранить  в ней свое положение, личность  должна соблюдать эти нормы.  Вполне естественно, например, что  у неформальной организации имеются  свои четко сформулированные  правила относительно характера  одежды, поведения и приемлемых  видов работы. Чтобы укрепить  соблюдение этих норм, группа  может применять довольно жесткие  санкции, а тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Это –  сильное и эффективное наказание,  когда человек зависит от неформальной  организации в удовлетворении  своих социальных потребностей, что случается довольно часто.

 Социальный  контроль, осуществляемый неформальной  организацией, может оказать влияние  и направить к достижению целей  формальной организации. Он также  может повлиять на мнение о  руководителях и справедливости  их решений.

Сопротивление переменам. Люди могут также использовать неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических  перемен, которые могут произойти  в их отделе или организации. В  неформальных организациях наблюдается  тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что  перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение  новой технологии, расширение производства и, следовательно, появление большой  группы новых сотрудников, может  привести к распаду неформальной группы или организации, либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. Подчас такие изменения  могут дать возможность конкретным группам добиться положения и  власти.

 Поскольку  люди реагируют не на то, что  происходит объективно, а на то, что происходит по их представлению,  предлагаемое изменение может  показаться группе гораздо более  опасным, чем оно есть на  самом деле. Например, группа управляющих  среднего уровня может сопротивляться  внедрению вычислительной техники  из опасения, что эта техника  отнимет у них работу как  раз в тот момент, когда руководство  собирается расширить сферу их  компетенции.

 Сопротивление  будет возникать всякий раз,  когда члены группы будут усматривать  в переменах угрозу дальнейшему  существованию своей группы как  таковой, их общему опыту, удовлетворению  социальных нужд, общим интересам  или положительным эмоциям. Руководство  может ослабить это сопротивление,  разрешая и поощряя подчиненных  участвовать в принятии решений.

 Так же, как  и формальные организации, неформальные  имеют своих лидеров. Неформальный  лидер приобретает свое положение,  добиваясь власти и применяя  ее по отношению к членам  группы, аналогично тому, как это  делает лидер формальной организации.  По существу нет никаких серьезных  различий в средствах, применяемых  лидерами формальных и неформальных  организаций, для оказания воздействия.  Их существенно отличает только  то, что лидер формальной организации  имеет поддержку в виде делегированных  ему официальных полномочий и  обычно действует в отведенной  ему конкретной функциональной  области. Опора неформального  лидера – признание его группой.  В своих действиях он делает  ставку на людей и их взаимоотношения.  Сфера влияния неформального  лидера может выходить за административные  рамки формальной организации.  Несмотря на то, что неформальный  лидер одновременно является  одним из членов управленческого  персонала формальной организации,  очень часто он занимает там  сравнительно невысокую ступень  в организационной иерархии.

Существенные  факторы, определяющие возможность  стать лидером неформальной организации, включают: возраст, должностное положение, профессиональную компетентность, расположение рабочего места, свободу передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики определяются принятой в группе системой ценностей. Так, например, в некоторых неформальных организациях пожилой возраст может считаться  положительной характеристикой, а  в других – наоборот.

Неформальный  лидер имеет две первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять  ее существование. Иногда эти функции  выполняются разными людьми. Если это так, то в неформальной группе возникают два лидера: один для  выполнения целей группы, другой –  для социального взаимодействия.

2.1.3.Взаимодействия

Очень важно  понимать, что неформальные организации  динамически взаимодействуют с  формальными. Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. В Модели Хоманса (рис. 2.) под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимо­действие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств – положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.