1) тесное взаимодействие с оптовыми  складами и фирмами, развитие  взаимоотношений, понимание их  запросов;

     2) обсуждение ассортимента, объемов, сроков, цены, требований по качеству, упаковке, таре и других параметров поставок с заинтересованными сторонами (конструкторами, технологами, производственниками, специалистами по УЗ, складскими работниками, транспортниками и др.);

     3) согласование деятельности подразделений предприятия, участвующих в продвижении товара от поставщика к месту его непосредственного использования в ресторане;

     4) анализ отношений с поставщиками, отбор поставщиков для организации  долгосрочного сотрудничества, соблюдение правил работы с поставщиками и т.п.

     Закупки осуществляются в соответствии с планом закупок еженедельно и ежедневно, а при необходимости непосредственно перед проведением мероприятия. Объемы закупок определяются товароведом кафе. Номенклатура закупаемых товаров определяется исходя из базового меню, меню заказных мероприятий и текущей потребности кафе в оборудовании. Кафе закупает: продукты, столовые приборы, столовое белье, оборудование для производства, хранения и подачи блюд, оборудование для торгового зала и предметы оформления: шарики, свечи, цветы, и.т.д.

     1.3 Проблемы планирования закупочной деятельности кафе «Шанхай».

     Для обеспечения кафе «Шанхай» продовольственными продуктами необходимо решать следующие задачи:

     - что купить;

     - сколько закупить;

     - у кого закупить;

     - на каких условиях закупить.

     Кроме того, необходимо заключить договор; проконтролировать его исполнение; организовать доставку; организовать складирование и хранение.

     Эти задачи решает бухгалтер  кафе. Он работает самостоятельно, выполняя свои определенные выше функции. На предприятии есть список поставщиков у которых постоянно закупается продукция и оборудования кафе, баров и ресторанов, а так же производится закупка на рынках и оптовых базах.

     Для кафе рекомендуются следующие нормы товарных запасов при нормальных условиях хранения:

     - Нескоропортящиеся продукты (мука, сахар, крупа) – 8 - 10дней;

     - Скоропортящиеся продукты (мясо, рыба, птица) – 2 - 5дней;

     - Запасы хлеба и молока не должны превышать однодневную реализацию.

     Централизованная  доставка оборудования для ресторанов на предприятия осуществляется силами и средствами поставщиков. При централизованной доставке предприятие освобождается от необходимости иметь свой транспорт.

     При децентрализованной доставке вывоз  товаров от поставщиков обеспечивает непосредственно само предприятие, используя свой транспорт. Такой метод доставки товара является не эффективным. Предприятие вынуждена содержать транспорт (с помощью которого осуществляется доставка) т.е. затрачивать много финансов и времени на обслуживание автомобиля.

     Так при децентрализованной доставки товара предприятия затрачивает лично  время , что негативно сказывается  на его деятельности. Это время  можно использовать на другие организационные  процессы предприятия. 
 
 
 
 

 

2 ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГОВО-ЗАКУПОЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

     2.1 Сущность и содержание закупочной логистики

      Закупочная  логистика - это управление материальными  потоками в процессе обеспечения  предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров потребления.

     Материально-техническое  обеспечение - звено в производственно-коммерческой, потоково - процессной деятельности в промышленном производстве и/или эксплуатации производственных или непроизводственных объектов, содержание которой направлено на снабжение соответствующих объектов необходимыми средствами (материалами, энергией, комплектующими, запасными частями и т. п.).

     Закупочная  логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает  процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов  предприятия.

     Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

     В соответствии с этим можно выделить:

     1) Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции;

     2) Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20 - 50 % общей стоимости активов;

     3) Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня;

     4) Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность;

     5) Приобретение по возможности многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков;

     6) Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;

     7) Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать i неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени, и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т. п.;

     8) Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.4

     9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам  нерациональна, административные  расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

     Достижение этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения различных стандартных операций, для чего следует рассмотреть наиболее характерные задачи, способствующие рационализации системы закупок.

     Типовые задачи закупочной логистики:

     Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

     - определение предмета (структуры) закупок;

     - выбор поставщика;

     - определение объема закупок;

     - условия закупок.

     Задача  определения предмета закупок решается совместно с производственным отделом и инженерной службой компании. При этом определяются потребности в сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения (закупок).

     Выбор поставщика требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения.

     Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

     Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д.

     При выполнении этих задач необходимо каждый раз принимать решение: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе производства либо закупок комплектующих, которые сами по себе являются законченными изделиями.

     До  настоящего времени не существует общепринятого  расчетного метода, позволяющего с  помощью формализованных приемов  вынести однозначное суждение, следует  ли данное комплектующее изделие изготавливать самим или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

     Организация и управление закупочной деятельностью

     На  функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

     - доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

     - сущность приобретаемой продукции или услуг;

     - ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

     - наличие возможностей для выполнения данной функции;

     - задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

     Службы  закупок в компании могут быть построены централизованно и  децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.