Автоматизированная информационная система магазина «Магнит»

     Исходной  информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

     Главное назначение автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку функционирование блока выписки документов связано с очень большим информационным потоком. Кроме того, АСОИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

     Целью АСОИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и информацию по учету складских операций и реализации продукции.

     Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

     Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

     1.3 Цель и назначение  автоматизированного  варианта решения  задачи

 

     Любой супермаркет, для продажи какого бы вида товаров он ни предназначался, представляет собой комплексное  предприятие, в орбиту которого вовлекаются  многие и многие отрасли хозяйства. Самая общая принципиальная схема построения системы управления супермаркетом имеет следующий вид (см. рис. 1): 

     

     Рис 1. Схема построения системы управления супермаркетом 

     Центром любой подобной АСУ всегда является мощный энергонезависимый сервер, хранящий информацию о деятельности всех подсистем супермаркета в виде совокупности распределенных баз данных. Каждая база данных содержит одну или несколько информационных таблиц, содержание которых определяется названием БД и может различаться по внутренним характеристикам; одна и та же база данных может использоваться для работы различных подсистем путем выделения из нее соответствующей информационной таблицы.

     Каждая  из подсистем супермаркета включает в себя программное и аппаратное обеспечение, обеспечивающие:

     1) извлечение данных из БД, связанных с соответствующей подсистемой;

     2) запись в БД измененных или  новых данных;

     3) связь с внешними устройствами, необходимыми для функционирования  подсистемы.

     Разделение  супермаркета на подсистемы необходимо для реализации на базе каждой из подсистем определенного подмножества функций, схожих по предметной области; подобное разделение также необходимо с целью организации подразделений АСУ, выполняющих контроль за подотчетной каждому из них подсистемой. Несмотря на то, что подсистемы связаны между собой совместно используемыми базами данных, разделение по предметной области четко определяет круг задач, выполняемых каждой из подсистем.

     1) Подсистема «Работа  с товарами»

     По  характеру своей деятельности супермаркет  – организация, целью которой является продажа населению продуктов и прочих товаров широкого потребления с целью получения прибыли. В связи с этим естественным представляется отведение большинства реализуемых АСУ функций соответствующей подсистеме:

     а) генерация списков товаров, присутствующих на складах; эта функция необходима для быстрого определения товаров, закончившийся запас которых на витринах может быть оперативно пополнен без необходимости заказа новых партий товара поставщику;

     б) генерация списков товаров, отсутствующих на складах, для оформления поставщику соответствующего заказа;

     в) смена цен товаров в БД при изменении последних;

     г) автоматизированное начисление наценок на товары в соответствии с текущим экономическим положением супермаркета;

     д)  генерация списков уникальных идентификационных номеров для расклейки на соответствующие товары;

     Все указанные функции, выполняются  операторами складского терминала; последняя функция выполняется  операторами торгового зала.

     2) Подсистема «Работа с поставщиками»

     Связь супермаркета с внешним миром происходит через поставщиков, организующих доставку определенных товаров в определенные сроки по предъявляемым им заказам.

     Стабильность  работы супермаркета в очень большой  степени зависит от четкости и  согласованности поставок товаров и оборудования; функции, реализуемые данной подсистемой, таковы:

     а) автоматизированное составление списка поставщиков, работа с которыми целесообразна по комплексному показателю, формируемому группой экспертов по изучению рынка;

     б) автоматизированная генерация договоров с выбранными поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;

     в) автоматизированное продление договоров с зарекомендовавшими себя поставщиками и расторжение договоров с поставщиками, не оправдавшими возложенного на них доверия;

     г) оформление по спискам товаров, отсутствующим на складах или имеющим истекший срок годности, заказов тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих товаров были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

     д) автоматическое составление списков дат прибытия транспорта с произведенными заказами для осуществления приема этих заказов и отгрузки их на склад или отправки на витрины в соответствии со списками имеющихся в данных местах товаров;

     е) автоматизированное составление списков оборудования, требующего ремонта в связи с истечением амортизационных сроков, и составление по этим отчетам заказов поставщикам оборудования на замену отработавших агрегатов новыми или ремонта соответствующих агрегатов по установленной смете; при этом стоимость ремонта или стоимость новых агрегатов за вычетом стоимости старых засчитывается в чистый убыток супермаркета.

     3) Подсистема «Работа с финансами»

     Поскольку супермаркет является частным предприятием и главной целью его создателей является получение прибыли, финансовой подсистеме в рассматриваемой нами АСУ должно уделяться особое внимание. Эта подсистема выполняет следующие функции:

     а) ежемесячное продление договора с банком, заключенного в начале деятельности супермаркета, и автоматизированное составление соответствующей документации;

     б) автоматическая помесячная генерация бухгалтерских отчетов с информацией о полученных за месяц чистой прибыли и чистом убытке;

     в) автоматизированное составление смет на проведение ремонтных и прочих обслуживающих работ;

     г) автоматизированное составление документации, предназначающейся для получения денег из банка и отправления их в банк по истечении каждой недели;

 

      1.4 Анализ существующих  разработок и обоснование  выбора технологии  проектирования

 

     Наиболее  популярными системами, используемыми  в настоящее время для автоматизации  торговой и складской деятельности предприятий в России, являются программы «1С:Торговля и склад» и «1С:Управление торговлей».

     "1С:  Торговля и склад" предназначена  для учета любых видов торговых  операций. Благодаря гибкости и настраиваемости система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

     "1С: Торговля и  склад" автоматизирует работу  на всех этапах деятельности  предприятия и позволяет:

• вести раздельный управленческий и финансовый учет;
• вести учет от имени нескольких юридических лиц;
• вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
• вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;
• оформлять закупку и продажу товаров;
• производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
• вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
• выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
• вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
• вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
• вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

     При использовании программы "1С: Торговля и склад" пользователь может:

• задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;
• работать с взаимосвязанными документами;
• выполнять автоматический расчет цен списания товаров;
• быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;
• вести учет товаров в различных единицах измерения;
• получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;
• автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

     "1С: Торговля и  склад" содержит средства обеспечения  сохранности и непротиворечивости  информации:

• возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;
• специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;
• возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;
• установка запрета на редактирование печатных форм документов;
• "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

     Система “1С: Торговля и склад” наряду со своими плюсами имеет ряд недостатков:

1. требует больших денежных затрат на приобретение;
2. установить систему 1С: “Торговля и склад” может не любой пользователь;
3. для работы с системой персонал должен пройти специализированные курсы.

     Моя разработка позволит автоматизировать деятельность предприятия без больших  денежных затрат на приобретение и  установку программного обеспечения. Приложение можно купить через Интернет за небольшую плату. Программа устанавливается за несколько секунд, не требует больших компьютерных ресурсов, проста в эксплуатации и сопровождении. Это позволит быстро и без лишних затрат обучить работе в программе персонал.

     1.5 Информационная модель  предметной области и ее описание

 

     Диаграммы взаимодействия позволяют наглядно представить ожидаемое поведение системы (см. рис.2).