Порталы как инструмент управления

Порталы как инструмент управления 

Ключевыми вопросами, от решения которых зависит качество работы портала, являются выбор подходящего решения и функциональных возможностей современных портальных технологий.

Одной из составляющих эффективности и качества работы любой организации, в частности крупной компании или органа государственной власти, является создание единого внутрикорпоративного информационного пространства, предоставление широких возможностей для работы с информацией. Типичная ситуация, складывающаяся в достаточно крупной компании, – это наличие множества информационных систем, слабо связанных между собой и как следствие – обилие и сложность различных интерфейсов для доступа к информации, многообразие форматов данных, отсутствие универсальных механизмов поиска интересующих сведений. Кроме того, из-за разнообразия механизмов контроля затруднен доступ к необходимой информации для тех сотрудников, которым в данный момент она особенно нужна для принятия управленческих решений. Зачастую в компании отсутствует единое информационное хранилище, данные распределены по многим базам, что создает дополнительные неудобства при поиске и получении сведений, наиболее часто используемых документов. Наконец, одновременно с электронными сосуществуют «бумажные» процессы, не поддерживаемые информационными системами. Ситуация осложняется, если организация распределенная и присутствует много региональных подразделений.

Для преодоления указанных трудностей создается единое приложение – портал. Портал – это среда для разработки, установки и запуска различных Web-приложений, с одной стороны, и для унифицированного, управляемого и администрируемого доступа пользователей к различным информационным ресурсам и сервисам – с другой. Такие ресурсы могут быть самыми разными, начиная от систем электронного документооборота (СЭД), ERP- и CRM-систем и заканчивая информационными системами, разработанными специально для конкретной организации.

Таким образом, портал обеспечивает персонифицированный и настраиваемый интерфейс, который дает возможность сотрудникам взаимодействовать друг с другом в рамках процессов обмена информацией и предоставляет им единый доступ ко всему многообразию приложений компании в соответствии со своими задачами.

Существует несколько классов портальных решений, выполняющих различные задачи и ориентированных на различных потребителей. Можно выделить, например, следующие:

●     для взаимодействия организации с сотрудниками (B2E), формирования единого информационного пространства;

●     для взаимодействия организации с внешними клиентами (B2C) – предоставления различных услуг внешним пользователям;

●     для взаимодействия между компаниями, проведения совместных действий с партнерами (B2B), частный случай – создание электронных торговых площадок.

Корпоративные порталы могут быть горизонтальными, то есть охватывающими весь объем информации, приложений и процессов предприятия; или вертикальными – сосредоточенными на специфическом бизнес-процессе, функции или приложении. Их также можно классифицировать в соответствии с решаемыми задачами: исполнительные порталы, порталы управления, порталы разработчиков, порталы знаний и порталы коммерческой информации.

Согласно классификации аналитической компании Gartner, можно выделить два типа корпоративных порталов.

●     Порталы «публикации», основная цель которых – предоставление возможностей поиска и сбора различной информации, управления контентом. Подобные порталы обладают также развитыми возможностями персональной настройки.

●     Порталы интеграции и совместной работы, которые обеспечивают мощные и гибкие инструменты разработки приложений, обладают широкими возможностями в области интеграции, соответствуют всем требованиям к информационным системам масштаба предприятия.

Для правительственных учреждений Gartner выделяет еще два типа портальных решений – порталы сервисов, которые позволяют создавать приложения для граждан, обеспечивающие получение государственных услуг посредством Web-технологий, и порталы «преобразований», характеризующиеся изменением способа доступа к правительственным услугам путем предоставления единой точки обращения к чиновникам, что повышает прозрачность государства.

Составляющие портала, его возможности и сервисы

Ключевым понятием в определении портала является Web-интеграция – совокупность технологий и процессов, которая позволяет собирать разнородную информацию из различных источников и визуализировать ее в «одном экране». Доступ к информации осуществляется с помощью Web-браузера. Суть и смысл портала состоит в том, чтобы с помощью технологий Web-интеграции обеспечить контроль над всеми информационными процессами. Структура и функции портала, его основные свойства приведены на рис.1.

 Базовые составляющие портала

Основное преимущество портального решения, обеспечивающее его гибкость и возможность настройки под конкретные задачи, – модульная структура, позволяющая эффективно управлять представлением и структурой информации. Благодаря службам индексирования, категоризации и организации ссылок создается общее хранилище документов, в котором могут содержаться объекты различных типов: договоры, приказы, инструкции и положения (текстовые документы), финансовая отчетность подразделений и данные о состоянии проектов (электронные таблицы и выборки из баз данных), отчеты для руководства и доклады (различного вида презентационные материалы), стандартные шаблоны и формы.

Для удобства пользователей в рамках портала предоставляются различные механизмы, упрощающие дальнейшую работу с содержимым хранилища. Это позволяет вести совместную работу с материалами, отслеживать внесенные изменения за счет автоматической рассылки уведомлений, контролировать версию обрабатываемого документа. В ходе совместной работы над проектом каждый сотрудник получает возможность использовать наиболее привычный ему интерфейс – как популярную оболочку Windows Explorer, так и Web-браузер.

В состав портального решения могут быть включены, например, следующие сервисы групповой работы

●     Обеспечение деятельности совещательных и коллегиальных органов (для государственных структур).

●     Проектный офис (для обеспечения процессов групповой работы с проектной информацией).

●     Телефонный справочник с расширенным поиском, группировкой и настраиваемыми атрибутами (возможна интеграция со специализированными HR-системами).

●     Консолидация в рамках портала данных из внешних Internet-ресурсов (новости, аналитика, финансовая информация и т. д.).

●     Система обработки заявок и заказа пропусков.

●     Планировщик и персональный организатор.

●     Контроль рабочего времени сотрудников.

Необходимо отметить, что такие сервисы групповой работы позволяют достаточно быстро автоматизировать отдельные «бумажные» процессы по обработке структурированных или неструктурированных документов, которые по тем или иным причинам не связаны с существующими в организации информационными системами.

Портал позволяет разделять данные по «месту использования» в организации – на нем могут быть созданы специальные разделы для департаментов и рабочих групп компании. Кроме того, отдельные пользователи могут создать свои, только им необходимые подразделы – в этом проявляется гибкость решения и расширенные возможности по индивидуальной настройке под информационные потребности каждого пользователя. При этом обеспечивается требуемый уровень безопасности и ограничения доступа к тому или иному блоку информации за счет определения ролей и настройки соответствующих прав как пользователей, так и групп.

Важная функция портала – структурирование хранящейся информации. Решение позволяет быстро создавать и поддерживать разветвленную иерархию разделов, которая отражает структуру организации. Используя готовые модули как конструктор, на портале можно создать раздел для каждого подразделения или пользователя (персональную страницу). Имеется библиотека шаблонов, позволяющая быстро создавать типовой раздел портала, при этом управлять структурой разделов достаточно легко, для этого не требуются специальные технические навыки.

Внедрение портала особенно выгодно организациям с территориально распределенной структурой, поскольку сотрудники разных подразделений получают единый доступ к документам, могут вести общие базы данных и поддерживать информационный обмен, отслеживать изменения ключевых параметров. Например, портальные технологии позволяют из всех территориально разбросанных баз данных получать и структурировать информацию, визуализировать ее и анализировать общую картину. Информация передается по каналам связи с использованием Web-технологий.

Можно отметить преимущества, которые внедрение портала несет «мобильным пользователям» – продавцам, консультантам, региональным представителям и т. д. По роду своей деятельности представители этой категории работников вынуждены постоянно перемещаться и не всегда имеют возможность обращения к порталу из офиса. С другой стороны, им необходим обмен информацией с основным офисом и получение актуальных данных, например цен или сведений о поставках из центральной базы данных компании.

Решение подобной проблемы возможно за счет входящих в функционал портала модулей «мобильный клиент». Они доставляют контент портала на «тонкий клиент» или браузерные приложения, включая мобильные или встроенные Web-браузеры в мобильных устройствах типа PDA и интеллектуальных телефонов. При этом на смарт-устройствах создаются облегченные мобильные базы данных, которые через встроенный сервер мобильной репликации данных автоматически или вручную синхронизируются с информацией, находящейся на портале.

Портал и его наполнение

Портал – более универсальное, гибкое, многофункциональное средство создания и управления контентом, чем сайт. Например, используя портальные технологии, можно организовать автоматическое размещение информации в сети intranet, причем процессы публикации будут эффективно организованы с учетом принятой модели безопасности в организации.

Одно из ключевых отличий портала от сайта состоит в механизмах информационного наполнения и поддержания актуальности данных. Существующие сайты можно разделить на два основных типа со следующими характеристиками.

Много информации, мало изменений. Это сайты предыдущей эпохи, иногда с тысячами страниц, наполнение которых происходило (и происходит) вручную. Они на первый взгляд производят хорошее впечатление, но требуют глобальной технологической перестройки, которая должна обеспечить автоматическую публикацию информации из других систем и переход на оказание сервисов через сайт.

Много информации, много изменений. Это порталы, то есть «ворота во внутреннюю информационную среду организации». Для внешнего пользователя они выглядят как сайты, но при этом позволяют автоматически публиковать информацию, выполнять смежные задачи – организовывать мероприятия, совместную работу, ведение графиков и календарей и т. п. Такие порталы есть у немногих передовых министерств, в числе которых МЭРТ и Минсвязи. Этим же инструментом обзавелось и правительство Москвы. Создан и работает в тестовом режиме портал Федерального собрания Российской Федерации (Государственная дума ФС РФ и Совет Федерации ФС РФ). В регионах пока только ставятся задачи создания такого рода порталов.

Введение в эксплуатацию портала ставит ряд важных вопросов, в частности вопросы ресурсов, ответственности, определения регламентов межведомственного обмена информацией. Например, с правительственного портала Великобритании можно получить сервисы определенных ведомств: заказать паспорт, визу, посмотреть по социальным картам свои учетные характеристики, послать запрос и отследить его прохождение, и все это делается через одно окно. В настоящее время на Западе органы государственной власти стремятся устанавливать и поддерживать прямые отношения с клиентами, а также предоставлять персонализированные государственные услуги, максимально приспособленные к нуждам конкретного человека.

Интеграция на основе порталов

Для организаций, не имеющих территориально распределенных филиалов, внедрение портала может дать существенный выигрыш за счет его интеграционной составляющей, объединения различных информационных систем компании.

В настоящее время порталы становятся неотъемлемой частью комплексных информационных систем. Интеграция портала с системами электронного документооборота, управленческого анализа и аналитическим ПО – это дополнительные возможности, соответствующие информационные системы, где портал играет роль «своеобразного фронтального экрана». На нем пользователь может видеть всю требуемую ему информацию.

Важной составляющей такого решения являются серверы интеграции приложений или наборы средств для их интеграции. Кроме того, автоматизация обновления содержания портала возможна только в том случае, если он входит составной частью в достаточно развитую ERP-систему (или внутреннюю информационную систему С такими функциями). Средства OLAP-анализа, data Mining и им подобные выходят за рамки портала, но он предоставляет возможность пользователям получать к ним оперативный доступ, в том числе и защищенный.

Портал способен обеспечить представление сводных данных из различных корпоративных приложений, причем одни и те же данные могут представляться по-разному для различных групп пользователей. Из «одной точки» возможен доступ ко всей информационной структуре организации. Внедрение портала позволяет выделить общие для нескольких ИТ-систем процессы и базы данных, к которым они обращаются, и на этой основе связать их в единое целое. Кроме того, интеграция возможна на уровне пользователей, обращающихся к разным разделам корпоративной вычислительной сети или к разным приложениям за счет использования единых учетных данных пользователя.

Указанные интеграционные возможности портала реализуются за счет уже включенного в базовый функционал набора готовых решений для связи с промышленными системами ERP-класса и промышленными интеграционными платформами, что позволяет поддерживать бизнес-процессы любой сложности, в том числе и распределенные.