Порталы как инструмент управления

Портальные возможности для пользователя

Для отдельного пользователя портал – это единое средство доступа к корпоративным приложениям, информации и процессам. Это своего рода виртуальный рабочий стол, «единое окно», настроенное в соответствии с требованиями каждого сотрудника и доступное из любой точки благодаря Web-технологиям.

Благодаря интеграции приложений пользователь работает уже не в каком-то одном из них, а в единой среде, ориентированной на решение конкретной задачи. Если, например, необходимо провести поиск неструктурированной, текстовой информации, то портал должен интегрироваться со всеми существующими ИТ-системами, а средства поиска и управления контентом будут конвертировать все документы в унифицированный формат.

С помощью портала весьма эффективно решается проблема доступа. Современным портальным решениям свойственен мощный сервис каталогов (Directory Service), обеспечивающий развитые средства администрирования и унифицированного контроля прав доступа на основе ролей.

У каждого работающего приложения и, говоря шире, ИТ-подсистемы имеется своя модель идентификации. За счет технологии однократной регистрации (SSO – Single Sign-On) портал может предоставить доступ сразу ко всему многообразию приложений, необходимых конкретному пользователю в его работе.

Интерфейс портала может настраиваться конечным пользователем с учетом его привычек и навыков, но степень свободы в таких настройках управляется администратором. Таким образом, можно достичь оптимального баланса учета личных предпочтений и информационной политики организации. Каждый сотрудник пользуется своими сервисами – от отчетов до сервиса пропусков.

Преимущества для организации за счет внедрения портала

В организациях, которые не имеют специализированных решений по автоматизации документооборота, портал позволяет организовать ряд таких процессов, в частности согласование документов. Это может быть особенно важно, если учесть, что стоимость такого решения существенно ниже, чем при использовании полноценных систем документооборота. Также создается единая и постоянно обновляемая база данных корпоративной информации, сформированная в соответствии с организационной структурой и поддерживающая разделение прав доступа. Внутренние информационные ресурсы оказываются интегрированными по принципу «одного окна», сокращаются потери времени за счет поиска по разрозненным информационным системам. Для всех работающих в организации, начиная от рядового сотрудника и до высших руководителей, создаются удобные сервисы, позволяющие минимизировать «бумажную» работу. Таким образом, внедрение портала позволяет добиться снижения совокупной стоимости владения решением.

Внедрение портального решения не только дает преимущества при работе с информацией, но и повышает качество управления и контроля деятельности компании, позволяет сократить расходы на сопровождение пользователей и администрирование. Благодаря возможности организовать на портале внутрикорпоративное обучение сотрудников и простоте и наглядности работы, повышается уровень знаний пользователей в области информационных систем. По некоторым экспертным оценкам, время, затрачиваемое сотрудниками на коммуникацию, сокращается в 2-2,5 раза. При этом результаты оказываются измеримыми за счет ведения статистики на портале.

Выбор решения и затраты на внедрение

Основные побудительные причины создания портала чаще всего формулируются следующим образом: необходимо обеспечить контроль исполнения и доведение поручений до сотрудников во всех подразделениях. Кроме того, требуется сократить время принятия решений руководителем, не упрощая при этом регламент процесса. Помимо этого, важно, чтобы сотрудники постоянно имели перед глазами все необходимые им средства работы и информационные источники.

Выбор того или иного портального решения – достаточно серьезная проблема. Зачастую она решается в ИТ-департаменте с учетом уже внедренных платформ. Если ведомство работает на технологиях Oracle, то дешевле будет внедрение портала, сделанного средствами Oracle, хотя, возможно, решение от SAP и будет лучше по каким-то параметрам. Решения одного производителя проще интегрировать между собой, нежели с продуктами других поставщиков. Кроме того, одним из главных критериев выбора остается стоимость создания и внедрения портала.

Другим критерием выбора выступает полезная отдача от внедрения портала – она может быть связана со снижением затрат на технологическую инфраструктуру и персонал, с повышением производительности труда за счет сокращения времени поиска информации и принятия адекватных «информационных» решений. Внедрение портала на базе промышленной, стабильной и масштабируемой технологической платформы создает основу для дальнейшего развития ИТ-системы.

Расходы на внедрение портала можно разделить на четыре основные группы: затраты на собственно разработку портала (предпроектное обследование, программирование и консалтинг); на создание или модернизацию аппаратной и коммуникационной инфраструктуры, в частности развертывание серверной подсистемы; на приобретение лицензий (серверных и клиентских); косвенные расходы (например, внутренние затраты сотрудников организации – рабочего времени, на обучение, оплату труда вовлеченных в реализацию проекта).

Расходы на разработку портала варьируют в довольно широком диапазоне. В верхней ценовой части находятся проекты, при реализации которых необходимо создание функционала под заказ. Также сюда можно отнести проекты для организаций, которые имеют распределенную территориальную структуру, число сотрудников составляет несколько тысяч человек и, кроме того, требуется интеграция с другими системами – тогда расходы могут составить не менее 300-500 тыс. долл. Верхняя планка является достаточно условной – все зависит от требований заказчика, сложности разработки и т. д. При этом стоимость может возрастать за счет того, что в ходе внедрения приходится преодолевать трудности организационного характера, связанные с недостаточной проработкой бизнес-процессов внутри компании, отсутствием регламентов работы и т. д.

Стоимость разработки простейшего портального решения с использованием только базовых модулей и без создания дополнительных возможностей может составлять 30-50 тыс. долл. К этому же случаю можно отнести систему с небольшим числом рабочих мест или разработанную без привязки к какой-либо промышленной платформе (собственная разработка).

Расходы на аппаратное обеспечение. Если создается простой портал, то может потребоваться установка одного-двух серверов общей стоимостью в 3-5 тыс. долл. В случае крупного проекта речь может пойти о развертывании целой сети серверов, и тогда счет пойдет уже на десятки тысяч. Если при этом требуется дополнительная прокладка сети, развитие инфраструктуры – все это также влечет за собой дополнительные затраты.

Стоимость лицензий, программного обеспечения. Третьей составляющей расходов по созданию портала является стоимость лицензий – серверных и клиентских. Цена серверных колеблется от нескольких тысяч до нескольких сотен тысяч, а стоимость клиентских лицензий может начинаться от двух-трех десятков и достигать нескольких тысяч долларов. Для «оптовых покупателей» вендоры предусматривают скидки в зависимости от количества рабочих мест и даже предлагают «цену на неограниченное число пользователей». С другой стороны, если проект выполняется не на основе решения от крупного поставщика портальных платформ, а представляет собой заказную разработку – в этом случае затраты на лицензии попросту отсутствуют.

Косвенные затраты очень сильно зависят от масштаба проекта. Кроме того, их достаточно сложно выразить количественно. Например, внутренние трудозатраты в организации на проект «начального уровня» могут составить два-три человеко-месяца. В данном случае речь идет о портале, на котором реализованы только базовые возможности, отсутствуют модули интеграции и т. д. Для внедрения наиболее комплексных решений может понадобиться уже год и более. Важно отметить, что портал в организации, как правило, постоянно развивается и модернизируется, если необходимо получить максимальный эффект от его внедрения.

Основные трудности внедрения и пути их преодоления

Как и в случае внедрения любой информационной системы, основные проблемы внедрения портала можно разбить на несколько категорий:

●     организационные, включающие в себя трудности, связанные с так называемым человеческим фактором, необходимостью сохранения ряда «бумажных» процессов, жестким требованием по созданию нормативно-регламентной базы для работы с порталом;

●     экономические – эта категория связана в основном с необходимостью достаточно крупных вложений в создание портала и сложностью оценки прямого экономического эффекта от его внедрения в работу;

●     технические трудности, связанные с необходимостью модернизации существующего аппаратного обеспечения для внедрения и поддержки портала.

Основными в этом перечне оказываются трудности организационного характера. Во-первых, для успеха проекта необходима заинтересованность руководства компании, определение лица, ответственного за внедрение и дальнейшую работу портала. Привлечь внимание высшего менеджмента компании к проекту можно в том случае, когда будут показаны преимущества от проекта непосредственно для него. Например, благодаря встроенным средствам аналитики для руководителя ежедневно в автоматическом режиме готовится отчет или аналитическая справка с ключевыми показателями деятельности предприятия.

Во-вторых, необходима подробная регламентация всех процессов работы с порталом, подготовка соответствующих приказов и распоряжений. По мнению многих экспертов, этап разработки и внедрения в работу организации административных регламентов является одним из ключевых для успеха проекта в целом. В среднем процесс разработки может занимать до 1,5-2 месяцев от момента начала работ по внедрению портала.

Следующими по значимости идут трудности, связанные с необходимостью преодолеть инерцию конечных пользователей, заставить сотрудников использовать созданный портал в своей работе. С этой целью на портале можно реализовать полезные и необходимые каждый день функции, например телефонный справочник организации или доступ к библиотеке нормативных документов. При этом такие справочники не должны дублироваться бумажными версиями, что заставит пользователей обращаться к порталу в своей повседневной работе. Кроме того, необходим постоянный контроль и «приказная поддержка» процесса внедрения, что поможет преодолеть сопротивление сотрудников.

Необходимо также проводить постоянное обучение пользователей, так как одной из причин нежелания работать с порталом может оказаться их недостаточная подготовленность. С этой же целью могут использоваться развитые средства визуализации, позволяющие очень наглядно и просто работать. Внедрение портала целесообразно начинать с запуска пилотного проекта, предназначенного для ограниченного числа пользователей, что позволит отработать технологические решения, выявить все узкие места и получить дополнительную информацию, которую, возможно, не удалось собрать на этапе предпроектного обследования.

Также важен постепенный переход к портальному решению, применение уже отработанных и знакомых пользователям технологий, таких как электронная почта, средств поиска документов и т. д.

Кроме трудностей внедрения, возникает ряд проблем, связанных с эксплуатацией порталов, их поддержкой. Здесь ситуация зависит от того, какого масштаба решение внедряется на предприятии и какие требования предъявляются заказчиком к процессу сопровождения. Например, если портал был создан для крупной организации с территориально-распределенной структурой и большим количеством сотрудников, при этом разрабатывались специализированные функциональные возможности для пользователей, то затраты на сопровождение портала могут быть сравнимыми со стоимостью создания решения. Для ведомства с десятками филиалов в регионах и несколькими тысячами сотрудников, которые в той или иной степени пользуются порталом, эксплуатационные расходы могут составлять 100-200 тыс. долл. при суммарных затратах на внедрение портала решения порядка 300-500 тыс. долл. Часто в ходе сопровождения требуется доработка функциональных возможностей портала по запросам пользователей, их дополнительное обучение, модернизация инфраструктуры – подобные шаги также удорожают эксплуатацию. Стремление сэкономить на эксплуатации в таком случае, не привлекая к сопровождению компанию-разработчика, а опираясь на собственные силы, может только ухудшить ситуацию и привести к существенному росту издержек.

С другой стороны, «простое решение», основанное на типовых, базовых модулях, с которым работает небольшое число сотрудников компании, не имеющей филиальной сети, и поддержка которого осуществляется силами собственных специалистов, – может практически не требовать затрат на сопровождение, за исключением расходов на оплату труда поддерживающего портал персонала.

Несмотря на то что определить прямой эффект от внедрения портала в работу компании довольно затруднительно, косвенным положительным моментом является снижение совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой, поскольку благодаря интеграционной составляющей портала нет необходимости поддерживать большое число интерфейсов между уже существующими информационными системами. Кроме того, происходит снижение издержек благодаря упрощению работы конечных пользователей, в первую очередь за счет более эффективного взаимодействия, и снижения временных затрат на поиск требуемой информации и принятия решений.

Источник: Директор ИС №11, 2005

Тип: Статьи

Теги: порталы

Экономическая эффективность порталов

Исчерпывающее исследование возврата инвестиций в порталы [10] было выполнено в компании Plumtree Software, которая и поныне остается одним из лидеров в этой области. На основании данных, полученных в результате обследования свыше двухсот корпоративных порталов, экспертами компании были найдены некоторые статистические закономерности. Для наглядности они нормированы к условиям компании, насчитывающей примерно 5 тыс. сотрудников. Затраты распределяются по четырем составляющим: стоимость аппаратуры; стоимость лицензирования стандартного ПО и специализированного портального ПО; внедрение; обслуживание.

Оценка затрат первого года приведена в таблице 1. Доходы, приносимые использованием портальной технологии в бизнесе, приведены в таблице 2.

ТАБЛИЦА 1:  ЗАТРАТЫ НА СОЗДАНИЕ ПОРТАЛА В ПЕРВЫЙ ГОД