корпоратив тораптың мекеменің
административтік басқару орындарын
таныстырған кезде интранет туралы
негізгі түсініктер, функционалдық
мүмкіндіктер демонстрациясы, қолданудағы
оңтайлығы мен енгізу, орнату қажеттілігін
айқындайтын презентацияны дайындау
керек;
корпоративті торапты
құрастыру алдында тапсыры берушілердің
сұраныстары мен функционалдық
ерекшеліктерін анықтап алу керек;
интранет желісін құрастыруымен
айналасатын жұмыс тобы дайындығы
жоғары болу керек;
Web-технологияға негізделген
құжаттардың тармақталып орналасуы
ақпаратты өзара байланыстырылуына
байланысты тұтынушыларға оны
өз бетімен оқып үйренуге, қарап
шығуға мүмкіндік береді;
интуитивті түрде құрастырылған
Web-желісінің жобасы мен интерфейсі
тапсырыс берушілерге корпоратив торапта
қажет ақпаратты еш қиындықсыз табуға
жағдай туғызады;
HTML-беттері негізінде
құрастырылған бастапқы байланыс
корпоратив торап үшін сәтті
бастама болып табылады.
Интранетті кеңейту
стратегиясын жобалау. Корпоратив
торап жобасын құрастыру алдында
ұйымдастыру сұрақтарын қарастыру
керек. Ең алдымен, берілген
мекемеде бар байланыс арналармен
жұмыс істеуде қолданылатын ақпараттық
құрылымды интранет үшін қолдану
мәселесі шешілу керек.
Корпоративті торапты
материалды негізгі тақырыптар
мен категориялар бойынша топтаудан
бастауға болады. Одан кейін барлық
ақпаратты критерийлерге сәйкес
функциялары мен мақсаттары бойынша
жіктеу қажет болады. Мысалы, вакансиялар
тізімін қызметкерлер бөлімі
категориясына жатқызуға болады.
Ақпаратты тақырыптар бойынша
классификациялауына бірнеше адам
қатысқаны дұрыс болады. Ал бұл
жұмысты бір қызметкер ғана
орындайтын болса, басқа қызметкерлер
үшін берілген тақырыптар бойынша
классификация түсініксіз болу
мүмкін. Сонда ақпаратты классификациялау
жұмысын бірнеше адамнан тұратын
топ орындаған кезде оның нәтижесі
көпшілікке түсінікті болады. Төменде
келтірілген тізім корпоратив
тораптың жеке беттерінен табылатын
жалпы категорияларды қамтиды:
компания жаңалықтары;
жалпы ақпарат (тарихы мен
контактілер);
анықтама бөлімі техникалық
қолдауы;
бағдарламамен қамтамасыздандырылуы
мен қосымша құралдар кітапханасы;
бизнес-ресурстары;
сату және маркетинг бойынша
ақпарат;
өнім туралы ақпарат;
қызметкерлер бөлімінің
материалдары;
қызметкерлер штаты бойынша
өзгерістер;
тапсырыс берушімен кері
байланыс;
бәсекелес мекемелер туралы
ақпарат;
телефондар мен аэлектрондық
пошта нықтамалығы
сапалықты басқару жүйесінің
есебі;
машиналар мен құрал-жабдықтар
бойынша есеп беру;
қаржы және бухгалтерлік ақпарат;
кілт сөздері бойынша
іздеу.
Жобалау – интранет
құрастырудың негізгі этапы мен
сәтті жұмыс істеуін қамтамасыз
ететін бірден бір шарты. Көп
жағдайда жаңа ақпараттық жүйелер
мен технологияларды ретсіз түрде,
яғни ешбір жоспарсыз жүзеге
асырылады. Ал жоспарсыз құрастырылған
ақпарат жүйелері мекеме қызметкерлерімен
қолданылып жұмыстың ажырамас
бөлігіне айналады.
Web-беттерді жасау барысында
Microsoft PowerPoint немесе осыған аналогия
болатын презентациялық бағдарламасын
қолдануға болады. Сонымен қатар,
корпоративтік тораптың жобасының
интерфейсін тексеріп алу қажет
(байланыс торабын қолданатын
адамға интерфейсте орналасқан
шерітпелер, навигациялық құралдар
логикалық тұрғыдан түсінікті
болу керек). Басқару тетіктері
мен сілтемелерден тұратын елу
шақты типтес Web-беттерін жасап
болғаннан кейін тұтынушы интерфейсі
мен материалдардың орналасу
ретін тексеруге болады.
Тұтынушы интерфейсінің
түсінікті болуы мен навигациялық
белгілердің интуитивтік түрде
орналасуы – ескеруді талап
ететін корпоративті торап дизайнының
негізгі элементтері. Берілген
жағдайды ескермеген жағдайда
корпоративті торап ешбір белгісі
жоқ жол сияқты болады. Ешбір
белгісі жоқ жол бойынан жүргізушіге
қажет объект немесе орынды
табу қалай қиын болса, тура
осылай корпоративті торап тұтынушылары
да түсінікті болатын категориялар,
тетіктер мен сілтемесіз қажет
ақпаратты таба алмайды. Интранетте
орналасқан материалдарды орналастыру
реті мен құрылымы байланыс
желісін тұтынушысына түсініксіз
болып қиындық туғызады.
Корпоративтік тораптың
функционалдық мүмкіндіктері. Интранет
интерфейсі мен графикасын жасап,
жетілдіруіне уақыт жұмсамас
бұрын функционалдық мүмкіндіктерінің
спецификациясын анықтап алу
қажет болады. Интранеттің функционалдық
мүмкіндіктері тұтынушы интерфейсі
дизайнының сипаттамалық ерекшеліктерін
анықтайды.
Корпоративті тораптың
функционалдық мүмкіндіктерін жоспарлаған
кезде бар жүйе мен инфрақұрылымды
жетілдіруге талпыну керек. Корпоративті
торапты енгізу бар байланыс
желісінде осал буындарды жөндеуге,
өңдеп өзгертуге мүмкіндік береді.
Корпоративті торапты
қолдану арқылы құжаттарды басқаруын
жетілдіріп, жұмысты бірігіп істеу
координациясын жақсартуға болады.
Жұмысты бірігіп орындаудың координациясы
мекемеде белгілі бір мәселені
шешуде орындалатын процестерді,
іс-әрекет жиынтығын анықтайды.
Корпоративті торап
көмегімен компания ақпарат тасымалының
кейбір этаптарын автоматтандыру
арқылы ақпараттың тасымалдану
графигі жылдамдата алады. Мысалы,
қарастырылып отырған компанияның
географиялық тұрғыдан алшақ
орналасқан зерттеу тобы орналасқан
делік. Интранет желісін қолдану
арқылы зерттеушілер өз жұмыстарын
орындау туралы мәліметті электрондық
пошта арқылы жіберіп, жоба
бойынша жаңа ақпаратты уақытында
алып отыра алады. Берілген
топтың мүшелері интранет беттерін
кез келген уақытта қарап, жобаның
орындалуы туралы ақпаратты көріп,
біле алады.
Құжаттар алмасуын
басқару – интранет желісін
дамытудан бұрын қарастырылатын
маңызды функцияларының бірі. Корпоративтік
тораптың кеңеюіне байланысты
құжаттар мен материалдар алмасуын
басқару маңызды мәселе болып
табылады. Егер қарастырылып отырған
компанияда құжаттар алмасуын
басқару жүйесі бар болса, онда
оны интранет желісінде жұмыс
істеуіне бейімдеуге болады [27].
Интранет инфрақұрылымының
жобасы байланыс желісінің функционалдық
мүмкіндіктерінің спецификациясымен
анықталады. Ол үшін корпоративті
торапта қажет болатын функциялар
тізімі бар болу керек.
Төменде келтірілген
байланыс желісінің функционалдық
мүмкіндіктерінің бақылау тізімі
корпоративтік тораптың спецификациясын
анықтауда көмек болады.
Тұтынушы интерфейсі
интуитивті принцип негізінде
құрастырылып, міндетті түрде тексерілу
тиіс.
Корпоративтік тораптың
жобасын үнемі жетілдіру мүмкіндігі
бар болу тиіс.
Тұтынушылар негізгі
ақпаратқа (тапсырыс берушілер
туралы ақпарат немесе өнімдердің
сипаттамасы) қол жеткізу үшін
интранет мәліметтер базасын
басқару жүйелерін біріктіру
керек.
Корпоративті торабы
бар (қолданылатын) бағдарламалық
қосымшаларды қолдану керек.
Интранет корпорацияның
телефон номерлері мен электрондық
пошта адрестерінің анықтамалығы
сияқты негізгі каталогтарды
қамту керек.
Корпоративті торапта
жұмыс топтарына арналған қолданбалы
бағдарламалар қосымшалары болу
керек.
Корпоративті торап
жобасы телеконференцияларды өткізуге
мүмкіндік беру (немесе берілген
мүмкіндікті болашақта кеңейту
кезінде қарастыратын) керек.
Корпоративті торап
мекемені электрондық пошта үшін
бөлімшелерге қажет арнайы және
жалпы корпоративті хабарландыру
тақталарымен қамтамасыз ету
қажет.
Интранет құжаттарды
бірігіп қолдануы мен басқаруын
қамтамасыз ету тиіс.
Корпоративті торап
ұжымдық бірігіп жұмыстың ұйымдастырылуын
демеу керек.
Интранет ақпараттық
алмасу арналарын кеңейту қажет.
Корпоративті торап
ақпарат алуын және қажет мәліметті
іздеуді жеңілдететін іздеу серверлерін
қамту керек.
Интранет электрондық
поштамен жұмыс істеуін қамтамасыз
ету керек.
Корпоративті торап
жобасы (текст, бейне, дыбыс пен
видеоматериалды қолданатын) мультимедиа
құралдарын қолдану (немесе берілген
мүмкіндікті болашақта кеңейту
кезінде қарастыратын) керек.
Корпоративті торап
жобасы реал уақыт мезетінде
Web-беттерді автоматты түрде жасауын
қолдау қажет.
Корпоративті торап
жобасының перспективасында өндіріс
орнының өндірістік құрал-жабдықтары
мен басқа құрылғылары интерфейсі
болу керек.
Корпоративті торап
бірігіп жұмыс істеу координация
процесін автоматтандыруын қамтамасыз
ету керек.
Байланыс торабын орналастырудағы
бастапқы жұмыстар. Корпоративті
тораптың жоспарын аяқтаған соң,
интранет желісін құрастыруын
бастау керек. Бастапқы уақытта
корпоративті торап ақпараттың
бір немесе екі деңгейін қамтамасыз
ететін статикалық HTML-беттерін қамту
қажет. Байланыс торабын құрастыруын
алғашқы жобасы бар бір бөлімшеден
бастау керек. Байланыс торабының
жобасын енгізген соң тұтынушылар
интерфейсі мен материалдар құрылымы
бойынша тапсырыс берушімен екіжақты
байланысты орнату керек. Одан
кейін қажеттілік туындаған кезде
сәйкес өзгерістерді енгізуге
болады. Интранет тұтынушыларының
жауаптары, өнімділігінің артуы
мен шығындарын бақылау арқылы
корпоративті тораптың жұмысын
талдауға болады.
Корпоративті торапты
құрастырудың бірінші фазасында
компания қызметкерлері корпоративті
торап, интранет туралы негізгі
түсініктері мен қолдану амалдары
бойынша ақпарат алу арқылы
корпоративті торап қажеттілігі
туралы түсінік қалыптасады. Интранетті
орнатуды бастапқы бір-екі аптасында
тұтынушыларды бұл ортада жұмыс
істеуге үйрету аса маңызды
болып табылады. Ол үшін мекеменің
интранет желісінің орнатуына
жауап беретін топ тұтынушылары
корпоративті торапты игеруге
жағдай туғыза алатынына сенімді
болу керек.
Бастапқы жобаны қолдана
отырып жеке бөлімшелер мен
жалпы корпоративті ақпаратты
қосу арқылы кеңейтуге болады.
Бұл құжаттарды сақтау орны
ретінде нақты Web-сервер болу
мүмкін. Ал егер компанияда құжаттарды
сақтауына арнайы станция бөлінген
болса, онда берілген станцияның
енгізілітені корпоративті тораппен
байланысты орналастыру үшін
арнайы бағдарламаны орнату керек.
Компания қызметкерлері көбінесе
бір мақсатқа бағытталған және
өздеріне неғұрлым таныс болатын
бірнеше байланыс желісімен жұмыс
істейді.
Корпоративті тораптың
басты мақсаты – мекемедегі
ақпарат алмасудағы қағаз жұмыстарын
азайту. Сонда компания қызметкерлері
өнімді жетілдіріп шығаруға және
клиенттерге қызмет көрсететін
уақыты ұлғаяды. Интранет –
берілген мақсатқа қол жеткізудің
бірден бір құралы. Корпоративті
торапта құжаттар алмасуын басқаруда
қолданылатын бағдарламалар интранеттің
іздеу бағдарламаларына ұқсас
болса да, оған қарағанда жетілдірілген.
Интранет іздеу бағдарламалары
құжаттар алмасуын басқармай,
құжат мазмұнын индекстеу арқылы
байланысы тұтынушысына іздеу
жұмыстарын жүргізуге мүмкіндік
береді [28].
Құжаттарды басқару
жүйелері қызметкер құжатты баспаға
шығарғаннан бастап оны алып
тастағанға дейін орын ауыстыруын
қадағалау бойынша күрделі жұмыс
атқарады. Құжаттарды басқару жүйесі
құжаттарда болатын өзгерістерді
қадағалау үшін ақпарат базасын
қолданады. Шығарылатын өнімнің
спецификациясы компания қызметкерлері
жаздырып, модификациялап, кері қайтаруын
тіркейтін бақыланатын құжаттың
үлгісі болып табылады.
3.8 Құжаттарды басқару
бағдарламалары
Байланыс нарығында
алғашқы корпоративтік тораптарға
арнайы шығарылатын бағдарламалар
тізімі аз. Құжаттарды тасымалдауын
басқаратын бағдарламаларды жасау
күрделі жұмыс болғандықтан программисттер
оларды көбінесе ақпарат базалары,
серверлер мен тұтынушылардың
қосымша бағдарламалары негізінде
жазады. Мұндай бағдарламаларды
жасап шығару үшін қосымша
қызметкерлердің көмегі қажет
болғандықтан қымбатқа түседі. Бірақ
интранет үшін құжаттарды тасымалдауын
басқару жүйелерін шығарушылар түр түрін
кеңейту мақсатында бағдарламаларды жазуын
таяуда толық аяқтамақшы. Мұнда келесі
құжаттарды тасымалдауын басқару бағдарламалары
қарастырылады: