Лекции по "Технологии организации гостиничных услуг"

В гостинице утверждается график сдачи использованного белья I этажами в центральную бельевую и получения чистого белья. Обмен производится ежедневно в течение всего рабочего времени с записью в журнале.

Использованное белье  хранится на этаже в отдельном  помещении. Администратор этажа (дежурный по этажу) в обмен на использованное белье получает подготовленное чистое, проверяет его, просчитывает. Белье поднимают в специальной тележке грузовым лифтом на этажи, где оно укладывается на стеллажи в бельевую комнату по ассортименту.

В случае обнаружения  рваного или плохо выстиранного белья его обменивают в центральной  бельевой. На этаже должно всегда храниться запасное белье в количестве не менее 30 % от числа мест на этаже.

Бельевая должна быть оборудована сигнализацией, иметь  исправный лифт (бельепровод) для  раздачи белья на этажи, швейные машины. В комнатах для хранения чистого белья устанавливаются шкафы или стеллажи, полки которых покрывают клеенкой или пластиком.

В помещении для грязного белья устанавливают сортировочные ящики и раковины с горячей и холодной водой. Здесь гостиничное белье собирается, сортируется, взвешивается, раскладывается в корзины и отправляется в прачечную для обработки. Грязную униформу персонал возвращает на склад форменной одежды, где она обменивается на чистую. Столовое белье доставляется в праечную в бельевых корзинах или по бельепроводу. Личное белье проживающих в прачечную доставляют горничные номеров, оно помещается в небольшие сетки с биркой и обрабатывается.

Некоторые гостиницы  оборудуют собственные прачечные  со специально обученным персоналом, другие заключают договоры на стирку белья с предприятиями бытового обслуживания, расположенными вне гостиницы. В последнем случае стирка белья производится по графику в соответствии с договором. Белье сдается и принимается по счету и весу с проверкой маркировки. Все остальные условия регламентируются договором. Как правило, погрузочно-разгрузочные работы, транспортировку белья организует гостиница.

В номере (независимо от его категории) должен быть комплект постельных принадлежностей и белья: две подушки, матрац, одеяло, дополнительное одеяло, покрывало, простыня, пододеяльник, наволочки, полотенца. Смена постельного белья осуществляется: в однозвездочной гостинице — один раз в пять дней; двух- и трехзвездочной — один раз в три дня; в четырех- и пятизвездочной — ежедневно.

Запрещается использовать грязное, поврежденное, мятое белье. Размеры используемого белья должны соответствовать габаритным размерам кроватей в номерах. Учет белья ведет заведующий бельевой, которая является материально ответственным лицом. Белье, выданное на этаж, числится за материально ответственными лицами на этаже. Заведующий бельевой ведет ежедневный контроль за движением белья (получением нового со склада, передачей на этажи, получением грязного белья, его стиркой и списанием, что отмечается в журнале учета). Заведующий бельевой производит также замену униформы персонала гостиницы.

Белье, пришедшее  в негодность, списывается один раз  в квартал комиссией, в состав которой обычно входят главный бухгалтер, бухгалтер, заведующий бельевой, заведующий этажом. Списание белья производится по его фактическому физическому износу при стопроцентно начисленной амортизации с обязательным составлением акта. Администрация гостиницы ежегодно в установленные сроки проводит инвентаризацию белья на складе, центральной бельевой и на этажах. При установлении недостачи принимаются меры к возмещению ущерба.

 

5.4. Работа прачечной  и химчистки

В организационной  структуре гостиницы прачечная  и химчистка находятся, как правило, в составе службы номерного фонда или административно-хозяйственной службы.

Сотрудники прачечной, химчистки выполняют следующие виды у работ: стирка и глажение постельного белья, полотенец, портьер, ресторанного текстиля, специальной и форменной одежды l персонала, стирку, глажение и химчистку мужской и женской I одежды гостей.

Организация работы требует строгого соблюдения технологических процессов. Особые требования предъявляются к помещениям и их составу, технологическому оборудованию.

В современных прачечных  используют компьютеризированные стиральные машины, которые позволяют применять программы стирки с заданными свойствами (например: «короткая стирка», «деликатная стирка»), используют профессиональные моющие средства.

Руководитель прачечной  и химчистки ведет необходимую  документацию, следит за исправностью машин и оборудования, отвечает за организацию работы, расход материалов, нормальное обеспечение всего рабочего процесса.

Гость, пожелавший сдать  свои вещи в прачечную или химчистку, знакомится с условиями оказания услуги (они есть в номере в наборе информационных материалов, как и бланки на услуги прачечной, химчистки). Гость заполняет и подписывает бланк, где указаны сроки обработки заказа и расценки. В случае порчи вещей в соответствии с разделом IV «Правил предоставления гостиничных услуг» за причиненный ущерб по вине предприятия гостиница выплачивает компенсацию.

 

Лекция 6

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ ГОСТЕЙ

 

 

 

6.1. Служба приема  и размещения

Структура, численный  состав персонала службы приема и  размещения зависят от специфики гостиницы. Эта служба размещается в вестибюле гостиницы и подразделяется, в свою очередь, на службы (группы) обслуживания (сервиса), приема, бронирования, телефонную (рис. 6.1).

Работники, обеспечивающие прием гостей, располагаются за специально оборудованной стойкой. В выделенных помещениях (кабинетах) находятся отдел бронирования и его менеджер, телефонная служба.

До заезда гостей служба приема и размещения получает заявки на бронирование и в соответствии с ними распределяет номера. Лица, не забронировавшие номера, поселяются в гостиницу по мере прибытия. Работники этой службы встречают гостей, выполняют необходимые формальности; от их радушия во многом зависит первое впечатление от гостиницы.

Они приветствуют гостей, выслушивают их пожелания, помогают заполнить необходимые документы. В четырех- и пятизвездочных гостиницах предоставляются услуги швейцара и подносчиков багажа. Швейцар открывает входную дверь и встречает гостей. Сотрудник службы приема в соответствии с представленными гостем документами, удостоверяющими его личность, оформляет проживание. Гость ставит свою подпись на анкете и счете. Подносчик багажа помогает гостю донести багаж, провожает в номер, объясняет работу оборудования, находящегося в номере (все ли в порядке), желает приятного пребывания в гостинице.

Режим работы гостиницы — круглосуточный, поэтому сотрудники службы приема и размещения работают по графику. Руководитель службы составляет графики выходов на работу. При использовании автоматизированных систем управления гостиницей ,(АСУГ) в состав службы приема входят ночные аудиторы. Они подводят итоги по операциям за истекшие сутки, так как гостиница является предприятием, подводящим баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня.

Ночные аудиторы выполняют следующие виды работ:

информируют, оформляют проживание клиентов;

вносят данные по платежам клиентов на их счета;

контролируют  правильность начисления платежей за предоставленные гостям услуги другими сменами, вносят необходимые коррективы, составляют отчеты по расхождениям и ошибкам (если были) для руководителя службы приема и размещения;

ведут необходимую  документацию параллельно с компьютерной фиксацией данных;

готовят суточный отчет о деятельности гостиницы и отчеты занятости номерного фонда (к 7.00 утра);

проводят  контрольные обходы гостиницы с  целью выявления возможных нарушений и их устранения.

Работа ночных аудиторов во многом упрощает работу дневной смены, так как все счета клиентов уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Благодаря этому процесс обслуживания клиентов в часы наиболее массового выезда (с 7.00 до 12.00) значительно ускоряется.

 

6.2. Порядок  проживания в гостинице

Порядок проживания в гостинице устанавливается  исполнителем. В напечатанном виде он должен находиться на информационном стенде в вестибюле и быть в каждом гостиничном номере. Далее приведен один из возможных вариантов такого документа.

«Режим работы гостиницы круглосуточный. Для оформления проживания граждан России необходимы соответствующие документы (рассмотрено далее в подразд. 6.4). Иностранные граждане предъявляют заграничный паспорт с визой, миграционную карту.

Гостиница заключает  в устной или письменной форме  договоры на бронирование. При опоздании взимается плата за фактический простой номера или места, но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется.

Плата за проживание взимается  в соответствии с расчетным часом  — 12.00 (время — московское). С 0.00 до 12.00 — плата не взимается. При  задержке выезда гостя с 12.00 до 18.00 взимается  почасовая плата, с 18.00 до 24.00 — плата  за половину суток, с 00.00 до 12.00 — за полные сутки. При проживании менее суток плата взимается за сутки.

Формы оплаты в гостинице  — наличный, безналичный расчеты и расчеты по платежным картам. Оплату за проживание вносят предварительно за весь предполагаемый период проживания. В случае выезда гостя, не оплатившего какие-либо услуги, гостиница вправе использовать данные его платежной карты для получения недостающего платежа (при работе по платежным картам).

Всем проживающим гарантируется  сохранность личных вещей в номере и камере хранения при условии соблюдения порядка проживания. За деньги и ценности, не сданные на хранение, администрация ответственности не несет. В случае обнаружения пропажи личных вещей из номера гость обязан немедленно сообщить об этом администрации для принятия необходимых мер по розыску пропавших вещей. Все вещи, забытые в номере, передаются по акту в камеру хранения, администрация принимает меры по их возврату. Если владелец вещи не найден или неизвестен, исполнитель обязан заявить о находке в милицию или орган местного самоуправления. Вещи граждан РФ хранятся в камере хранения 6 мес, иностранных граждан — 12 мес.

В службах, занятых обслуживанием  гостей, должны быть книги отзывов  и предложений. Все жалобы рассматриваются  незамедлительно. Все клиенты имеют одинаковые права, они обязаны:

соблюдать установленный  в гостинице порядок проживания;

правила пожарной безопасности, санитарные нормы;

в случае возгорания следует  немедленно сообщить о нем дежурному  администратору;

иметь при себе «Карту гостя» и не передавать ее другим лицам;

принимать гостей после  их регистрации у администратора или сотрудника службы безопасности; рекомендуется встречать гостей персонально в вестибюле, а при  уходе — провожать до выхода из гостиницы;

возмещать ущерб в  случае утраты или повреждения имущества;

не вносить в гостиницу  и не хранить в номере взрывчатые, легковоспламеняющиеся вещества, оружие;

громоздкие вещи сдавать  в камеру хранения.

 

 

6.3. Бронирование  мест

Гостиница не может достичь рентабельного  уровня загрузки без использования систем бронирования (предварительного заказа) номеров. В Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ (разд. II) сказано: «Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя. В случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование плата за простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди». В разд. IV названых правил сказано: «За нарушение сроков начала оказания услуг по договору бронирования гостиничное предприятие уплачивает потребителю за каждый день просрочки неустойку (пени) в размере 3 % от цены забронированного номера (места в номере)». Служба бронирования является составной частью службы приема и размещения, а численность ее сотрудников зависит от величины гостиницы. Обычно служба бронирования работает в дневные часы, а в вечернее и ночное время эту работу выполняет 'дежурный администратор. Процесс бронирования очень важен для гостиницы, и на сотрудниках, занимающихся этой работой, лежит большая ответственность. Сотрудники службы маркетинга налаживают связи с корпоративными клиентами, организаторами конгрессных мероприятий и выставок, туристскими организациями в целях перспективного использования номерного фонда. Заявки на бронь принимают от индивидуальных клиентов или от организаций. Как правило, заявки на группу поступают задолго до даты поселения, индивидуальные — за несколько дней.

Номера можно  забронировать по телефону, факсу, электронной почте, лично, через форму «бронирование» на сайте гостиницы, международные системы бронирования.

В соответствии с Международной гостиничной  конвенцией, принятой 15.06.1979 г., заключаются  два вида контрактов по продаже гостиничных услуг — с индивидуальным клиентом или группой клиентов. Приводим выдержку из конвенции: «Статья 9»

а) началом заключения гостиничного контракта признается направление туристской организацией в адрес владельца гостиницы запроса на бронирование гостиничных услуг;