Лекции по "Технологии организации гостиничных услуг"

 

6.6. Расчет с клиентами

Расчет с  клиентами производит кассир-оператор. По Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) кассир относится к категории служащих. В административном отношении он подчинен J дежурному администратору, а в финансовом — старшему кассиру, который является сотрудником бухгалтерии. Кассир-оператор несет ответственность за полученные им материальные ценности и деньги. Он обязан производить взаимные расчеты между гостиницей и проживающими с оформлением необходимых документов, вести счета проживающих по фамилиям и номерному фонду, I контролировать оплату за проживание и другие услуги. Кассиры пользуются персональными компьютерами (ПК), контрольно кассовыми машинами (ККМ), детекторами денежных знаков, терминалами. Они должны знать нормативные документы, в том числе положения, инструкции по ведению кассовых операций, прейскуранты цен на номера и места, дополнительные услуги, формы кассовых и денежных документов, основные отличительные признаки денежных знаков. Должности администратора и кассира взаимозаменяемые, в некоторых гостиницах они совмещены. При расчете по платежным картам и наличном расчете оплата за проживание и другие услуги может производиться предварительно или при выезде гостя. Этот порядок устанавливает исполнитель услуг (гостиница).

Кассир оформляет  счета, кассовые отчеты, квитанции. При предварительной оплате по форме № 3-Г оформляется счет (рис. 6.10) в трех экземплярах. Все они имеют одинаковый номер. На первом экземпляре ставят штамп гостиницы с надписью «оплачено», он выдается на руки гостю. Второй экземпляр остается у кассира и хранится в контрольной картотеке счетов. Третий экземпляр остается в книжке счетов и сдается в бухгалтерию старшему кассиру вместе с кассовым отчетом, деньгами, а также нулевым кассовым чеком. Одновременно со счетом клиенту выбивается на ККМ и выдается на руки чек. Счет выписывается на основании «Карты гостя». Если гость желает продлить проживание, то в графе «заезд» указывается доплата. При предварительном расчете счет оформляется только при фактической оплате за конкретный период. При расчете при выезде гостя счет оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки гостю, второй сдается в бухгалтерию гостиницы.

Кассовый  отчет (рис. 6.11) по форме № 5-Г сдается в бухгалтерию ежедневно вместе со счетами и контрольно-кассовой лентой. Старший кассир сверяет форму № 3-Г с формами № 5-Г и № 1-Г. Квитанция (рис. 6.12) на возврат денег по форме № 8-Г выписывается при досрочном выезде гостя, предварительно оплатившего проживание. Она выписывается в одном экземпляре и сдается вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата денег кассир делает отметки об этом на первом и втором экземплярах счета. Старший кассир сверяет идентичность подписи гостя (форму № 8-Г с формой № 1-Г), после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.

При наличном расчете  и расчете с использованием платежной  карты кассир заполняет счет на основании  «Карты гостя». В счете указываются  дата его заполнения, Ф. И. О. гостя, номер комнаты, срок проживания, индекс поселения, оплата по каждому виду услуг и общая сумма, которая записывается цифрами, затем прописью (с заглавной буквы) и удостоверяется подписью кассира. При безналичном расчете дежурным администратором заполняется по форме № 7-Г «Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету» (рис. 6.13).

Правила ведения денежных расчетов определены: Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 г. № 171 «Об  утверждении положения об осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (в ред. от 05.12.2006 г. № 743);

Постановлением  Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями».

 

6.7. Въезд и  выезд гостей

При предъявлении Карты гостя сотрудник службы приема или сотрудник на этаже" выдает гостю ключи от номера. Они  ведут журнал регистрации проживающих на этаже (рис. 6.14) и ведомость учета номерного фонда (рис. 6.15), при выезде гостя делают запись в списке лиц, выбывших из гостиницы.

Дежурный  администратор вносит запись о выезде гостя в Карту учета движения номерного фонда и анкету (форма № 1-Г). Сотрудники службы приема сверяют список выбывших из гостиницы с этой картой.

К отчетным документам службы приема и размещения относят Карту учета движения номерного фонда, список выбывших из гостиницы, список свободных номеров, расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету, счета, кассовые отчеты. Эти документы передают в бухгалтерию предприятия.

Карта учета движения номерного фонда — основной документ, с которым работает дежурный администратор (рис. 6.16). Ее составляют ежедневно на каждый этаж. В 24.00 закрывают предыдущую карту и открывают новую, в которую администратор из предыдущей карты выписывает свободные номера по мере их освобождения. Одноместный номер вписывают один раз, двухместный — два раза и т.д. Затем вписывают тариф номера, дату и время его освобождения.

По мере заполнения номеров в течение текущих  суток администратор делает записи в правой части карты: вписывает Ф.И.О. гостя, время занятия номера. По мере освобождения номеров заполняют левую часть карты.

В 12.00 и 24.00 Карта учета движения номерного фонда сверяется со списками выбывших из гостиницы и свободных номеров, которые составляют сотрудники службы приема или службы номерного фонда (администратор этажа).

В 24.00 эту карту  «закрывают», т.е. подсчитывают численность выбывших и заселившихся гостей, количество занятых и свободных номеров на этаже.

Отчет о заполняемое  номерного фонда составляет дежурный администратор (ночной аудитор) за сутки, декаду, месяц.

Коэффициент использования номерного фонда  определяют отношением количества занятых номеров к общему их количеству.

Этот показатель часто отражают в процентах.

Путем сложения коэффициентов за каждые календарные  сутки и деления на общее число дней получают средний коэффициент использования номерного фонда за месяц. Эти данные позволяют администрации гостиницы принимать оперативные решения по управлению номерным фондом, рассчитывать премию персоналу гостиницы.

 

6.8. Услуги связи,  банковские и другие

В каждой современной  гостинице, как правило, телефонной связью оснащены все номера, стационарная связь, по желанию гостя, дополняется мобильной, возможностями работать с ноутбуком в номере, пользоваться системой Интернет и электронной почтой.

Внутригостиничная телефонная связь предоставляется  бесплатно. Нее остальные виды связи (городская, междугородняя, международная) гость оплачивает по действующим тарифам. В некоторых гостиницах услуги городской телефонной связи предоставляются бесплатно.

Современные телефонные системы автоматически  фиксируют длительность и стоимость телефонных переговоров, они соединем с компьютерной системой и автоматически производят начисления на общие счета гостей.

Оператор телефонной связи первым отвечает на звонки, поступающие в гостиницу, и обязан соблюдать правила телефон ого этикета. Он отвечает на телефонные звонки и распределяет их по разным гостиничным службам и номерам. Если хозяин Номера отсутствует, оператор предлагает звонящему оставить голосовое или текстовое сообщение. При приеме текстовой информации для гостя используются специальные бланки. Телефонограмма заполняется в двух экземплярах и вручается гостю в закрытом виде.

При необходимости (заказе) телефонный оператор будит  гостей в определенное время. Вся информация, поступающая извне, должна быть правильно и вовремя принята, переадресована, а в чрезвычайных ситуациях осуществлены все меры по оповещению постояльцев.

Гостиницы предлагают проживающим различные виды банковских услуг (обмен валюты, прием платежей по платежным картам и др.). Для оказания банковских услуг гостиницы приобретают соответствующую оргтехнику: терминал, машины для счета купюр и упаковки банкнот, детекторы валют, банкоматы. Для организации банковских услуг требуется заключение договора между банком и гостиницей на обслуживание кредитных карт и/или банкомата.

Оплата услуг  с помощью кредитной карты  может проходить благодаря различным техническим устройствам. Терминал — это электронный прибор, снабженный магнитосчитывающим устройством и позволяющий распечатывать чеки. Терминал соединен с процессинговым центром определенного банка, который занимается обработкой кредитных карт.

Работу по обмену валюты осуществляет специально подготовленный кассир. Он отвечает за правильность обменных операций, регулярно уточняет обменный курс валют, рекапитулирует (проверяет) расчет обмена валюты.

Банки сотрудничают с гостиницами и по другим направлениям: расчетно-кассовому обслуживанию, кредитованию, предоставлению банковских гарантий финансового обеспечения и др.

 

 

 

Лекция 7

ТЕХНОЛОГИЯ  И ОРГАНИЗАЦИЯ ОБСЛУЖИВАНИЯ НОМЕРНОГО ФОНДА

 

7.1. Услуги и уборочные работы

Служба номерного фонда  предоставляет основные, дополнительные и сопутствующие услуги. В ее состав входят руководитель, заведующие этажами, дежурные по этажу (администраторы), старшие горничные, горничные, специалисты по комплексной уборке служебных и общественных помещений. В состав службы могут входить сотрудники, чьей обязанностью является поддержание порядка и чистоты на территории гостиницы.

Служба номерного фонда  тесно взаимодействует со службами главного инженера и приема и размещения.

К жилым помещениям относят  номера; к общественным — вестибюль, холлы, коридоры, переходы, места предоставления дополнительных услуг, санитарные объекты  общего пользования; к служебным  — зоны обслуживания и переходы между ними, кабинеты; к подсобным — различные мастерские, кладовые; к складским — склады; к бытовым — гардеробы, душевые, санузлы, комнаты обслуживающего персонала; к техническим — котельную, бойлерную, вентиляционную шахту и др.

Кроме того, служба номерного  фонда информирует работников приема и размещения об освобождении номеров и готовности их к заселению и службу главного инженера о необходимости устранения неисправностей в оборудовании номеров, авариях, необходимости текущего ремонта. Рабочие-грузчики переставляют мебель в номерах, переносят тяжести, участвуют в погрузочно-разгрузочных работах при транспортировке белья в прачечную и обратно, выполняют другие работы.

Уборочные работы. Они разделяются по видам (сухая и влажная уборка, уборка с помощью специального оборудования) и назначению убираемых помещений. Уборка номеров бывает генеральная, ежедневная, промежуточная, вечерняя подготовка номера после выезда клиентов.

Генеральная уборка проводится один раз в 7—10 дней. Моют стены, отопительные приборы, двери, окна; тщательно обрабатывают пылесосом мебель, пол, ковровые покрытия. После окончания уборки проверяют исправность всех технических устройств.

Ежедневная текущая уборка проводится в отсутствие гостя и включает обязательную заправку постелей. Смена постельного белья и полотенец проводится по нормам, которые зависят от категории гостиницы.

Промежуточная уборка производится в четырех- и пятизвездочных гостиницах, включает заправку кровати, уборку санузла замену пепельницы на чистую, контроль за состоянием жилого номера в течение дня.

Вечерняя подготовка номера в таких же гостиницах включает подготовку номера к ночному отдыху постояльцев: включается ночное освещение, ставится карточка с пожеланиями спокойных снов, прогнозом погоды на завтра, взбиваются подушки, откидывается угол одеяла.

Уборка  после выезда проводится после освобождения номера с обязательной сменой постельного белья.

Уборку номеров  в гостинице проводят горничные, остальные помещений — уборщики общественных и служебных помещении с помощью специального оборудования, уборочных материалов и инвентаря.

К уборочным материалам относят чистящие и моющие средства; инвентарю — емкости для воды, щетки, салфетки; оборудованию — пылесосы, поломоечные машины, специализированные тележки горничных. Тележку имеет каждая горничная, обслуживающая от 12 до 14 номеров в день. Схема ее комплектован представлена на рис. 7.1.

На этаже  находятся специальные помещения  для хранения уборочных средств. В конце смены горничные приводят все средства уборки в порядок и убирают в отведенное для их хранения место. Нормы расхода чистящих и моющих средств, которые поступают на этажи со склада, устанавливает экономист гостиницы, а руководитель службы выписывает требования на эти средства.

В гостинице  установлена следующая последовательность уборочных операций: подготовка к уборке, уборка постели, удаление пыли, обработка пылесосом ковровых покрытий, влажная уборка пола, ванных комнат, вынос использованного белья в бельевую мусора, проверка рабочего состояния и регулирования бытовых приборов и оборудования, контроль состояния мини-бара, нала чия возобновляемых материалов для клиентов.

При уборке постели  одеяло, подушки кладут на стул, перину переворачивают. Простыню с внутренней стороны заправляют пои перину, с внешней — под матрац. Одеяло заправляют в пододеяльник, подушку — в наволочку и кладут на одеяло. Необходимо следить за тем, чтобы пододеяльник и наволочки были надеты на лицевую сторону. Одеяло в пододеяльнике встряхнуть так, чтобы оно приняло правильное положение и не было пустых углов и складок, заправить его конвертом на полуторной кровати. Покрывало расстилают таким образом, чтобы очертания одеяла не теряли своей формы, а с внешней стороны кровати оно приближалось к уровню пола.