Техническое и технологическое оснащение выставочных залов

Подготовка пресс –  конференции на выставке предполагает определение места и времени  ее проведения, рассылку пригласительных  билетов, составление текста выступлений, внесение в него дополнений и поправок, подготовку комплектов рекламных и прочих материалов, составление сметы расходов, подготовку пресс-релиза, проверку подготовленности зала.

На подготовительном этапе  организации выставки необходимо разработать  ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМИ, учитывающего различные целевые аудитории, и  задач, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки  выставки. Информационными партнерами должны стать центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности.

Схемы взаимодействия организаторов  выставки со СМИ

Компания-организатор выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы

- прямая продажа выставочных площадей, покупка рекламных площадей;

- бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную);

- информационное спонсорство;

- партнерство в организации выставочного проекта.

Этапы рекламной кампании

Рекламная кампания выставки проходит в два этапа. На первом этапе  делается акцент на привлечение максимально  возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг). При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными.

Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений (обязательно  в отдел информации и конкретному  журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в  компании базе данных СМИ. Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы.

Рассылка

К технике продвижения  выставочного проекта относится  почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных  билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также  факсовая рассылка (эта недорогая  услуга предоставляется сегодня  многими компаниями). Для доставки материалов VIP клиентам используются курьерские службы. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа — оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы — один раз в две недели.

Государственная поддержка  обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной  и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных  российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов.

Работа с представителями СМИ  на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа  мероприятий, каталог. Новая услуга организаторов:  пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить  время представителей СМИ.

 

2.7 Подведение итогов выставки

После завершения работы ярмарки  или выставки следует подвести итоги  участия фирмы в данном мероприятии. Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных  на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным  показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может  растянуться на несколько месяцев.

По окончании каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь  в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Необходимо ознакомить работников фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, целесообразно проинформировать о:

- количестве лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;

- приемлемости месторасположения стенда;

- обоснованности архитектурных решений по стенду;

- правильности выбора экспонатов;

- обоснованности затрат средств на подготовку и участие в ярмарке или выставке;

- проведенных маркетинговых исследованиях;

- контактах с посетителями ярмарки или выставки;

- работе со средствами массовой информации;

- сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;

- полученных заказах.⁸

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным  было участие фирмы в ярмарке  или выставке. Однако чтобы иметь  более полное представление об эффективности  участия в работе данного мероприятия, следует провести сравнительный  анализ целей участия в выставке и достигнутых результатов.

При этом необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей  и всех целей. Это позволит выявить, что положительное было сделано  во время ярмарки или  выставки и что еще нужно сделать, чтобы  устранить выявленные недостатки и  добиться успеха в последующих мероприятиях. 

Успешность участия различных  фирм в выставках обеспечивается благодаря:

- правильному выбору необходимой ярмарки или выставки;

- удачному подбору экспонатов;

- организации на должном уровне подготовки к участию в выбранном мероприятии;

- обоснованному подбору персонала;

- организации на должном уровне презентации фирмы и ее экспонатов;

- обеспечению действенной коммуникационной политики в целях привлечения внимания к участию фирмы в ярмарке или выставке;

- проведению на должном уровне анализа результатов участия фирмы в работе данной ярмарки или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению более эффективной ярмарочной и выставочной деятельности.

Указанные выше факторы не в полной мере учитываются фирмами  в их ярмарочной и выставочной  деятельности, поэтому их участие  в данных мероприятиях не всегда является успешным. Следует обратить внимание на то, что степень влияния каждого  из перечисленных факторов на эффективность  участия фирмы в работе ярмарок или выставок различна.

Таком образом, во второй главе были описаны этапы проведения выставок и ярмарок. Удалось выявить, что  основные цели участия в ярмарках и выставках — поиск новых торговых партнеров, оценка эффективности сложившейся системы распределения, создание и совершенствование деятельности торговых сетей, но указанные выше цели уточняются и конкретизируются для каждой конкретной ярмарки или выставки. Также были охарактеризованы этапы подготовки, проведения и подведения итогов выставочно-ярмарочных мероприятий и взаимодействие организаторов и участников со СМИ.

 

 

ГЛАВА 3 Выставочное оборудование и его размещение

3.1 Техника, используемая на выставках

Выбор и расположение выставочного оборудования требует филигранной  точности на всех этапах подготовки и  работы на выставке. Расположение, дизайн и программа мероприятий нашего стенда должны отражать то, чего мы хотим  достичь.

Если участие в выставке – это элемент крупномасштабной PR компании, то без оригинального  стенда не обойтись. Выставочный стенд - важнейший элемент выставочной  концепции. Необходимо четко понимать, что выставочный стенд - это штаб-квартира экспонента на выставке, а оформление, дизайн выставочного стенда напрямую зависит от целей и задач участника  выставки. Дизайн выставочного стенда обязательно базируется на выставочной  концепции, позволяющей дизайнеру  максимально точно отразить на выставочной  площадке главную идею экспонента. Эффективность идеи дизайна выставочного стенда заключается в том, что  выставочный стенд должен не только выделяться среди других, но и решать практические маркетинговые и рекламные  задачи экспонента.

Любой стенд должен иметь  хотя бы минимальную закрытую площадь. Во-первых, необходимо место для  рекламных материалов. Лучше если это будет стеллаж с полками (можно сборный из выставочных  конструкций), обойдетесь меньшей площадью. Во-вторых, обязательно должна быть вешалка и место для личных вещей тех, кто будет работать на стенде. В противном случае все  ваши усилия по дизайну стенда будут  излишними, из-за беспорядка на стенде.

Постоянное участие в  региональных выставках может потребовать  от экспонента мобильности. Для этого  разрабатываются специальные мобильные  выставочные стенды. В основу мобильного выставочного стенда заложены простота и надежность конструкции, в сочетании  с ярким запоминающимся имиджем  и возможностью трансформации.

Среди типов выставочного (стендового) оборудования можно выделить три условных группы⁹:

1) Стенды оригинальной застройки, представляющие собой целые архитектурные сооружения, объединенные определенной стилистикой. Такие сооружения могут иметь несколько этажей.

2) Стенды модульной застройки. В их основе лежат типовые металлические каркасные элементы; пространство между ними заполняется жесткими панелями из ламинированного ДСП, пластика, стекла. Из этих конструкций формируется как само пространство выставочной экспозиции, так и подсобные и технические помещения, переговорные. Из них же изготавливаются стеклянные витрины, прилавки, подиумы для демонстрации образцов продукции. Самыми известными мировыми поставщиками являются Constа (Финляндия) и Oсtanorm (Германия). Также известны конструкции Меrо.

3) И, наконец, самые современные и относительно недавно появившиеся на рынке «Мобильные стенды» (Mobile Display Systems, Portables), представляющие из себя сверхлегкие конструкции, быстрособирающиеся без специальных инструментов самими стендистами и легко пакующиеся в компактный багаж. Как правило, для перевозки такого вида стендов не нужно специального грузового транспорта, а используется обыкновенная ручная кладь. Эти преимущества, включая универсальность и широкие возможности для трансформации, а также разнообразие форм, снискали мобильным стендам высокую популярность, особенно в России, где удобство их использования сопряжено с повсеместной непригодностью выставочных площадок.

Возможно несколько подходов к организации экспозиции:

- Большой ассортимент.  В этом случае, все представляется  по максимуму, с целью произвести  впечатление на посетителя количеством.  Особенно к этому склонны торговые  компании. Из-за этого такой стенд  часто напоминает магазин, и  увидеть посетителю что-либо в  общей массе достаточно трудно.

- Концептуальный стенд.  Такой стенд зачастую называют  имиджевым, главная его задача - произвести впечатление на посетителей.  Это может быть оправданным,  если основной целевой группой  являются партнеры, а стенд используется  только как площадка для встречи  гостей. Но остальным посетителям  выставки часто бывает трудно  понять, чем же занимается компания, представленная на таком имиджевом  стенде.