Аттестация работников и ее последствия

     Организация аттестации работников проходит в три  этапа:

1. Подготовка  к проведению аттестации.

2. Проведение  аттестации.

3. Подведение  итогов аттестации.

       Содержание  работы на каждом этапе имеет свою специфику, которая определяется задачами, решаемыми работниками, отвечающими за подготовку и проведение аттестации руководителей и специалистов. 

       Подготовка  к проведению аттестации 

      На  этапе подготовки к проведению аттестации на первый план выходят следующие задачи:

      - разработка положения о проведении  аттестации (или доработка уже  существующего положения с учетом требований сегодняшнего дня);

      - выбор методов и типовых форм оценки исполнителей и самой процедуры оценки;

      - подготовка инструкций для руководителей, проводящих аттестацию;

      - подготовка инструкций, регламентирующих работу аттестационной комиссии;

      - составление списка работников, подлежащих аттестации;

      - формирование и утверждение состава  аттестационных комиссий;

      - подготовка графика проведения аттестации;

      - оповещение работников о сроках  проведения аттестации;

      -  определение состава аттестационной комиссии;

      - подготовка и размножение бланков, типовых форм, необходимых для работы аттестационной комиссии.

       Проведение  аттестации требует проведения ряда подготовительных мероприятий и подготовки необходимого пакета документации.

       Мероприятия:

       1. Проведение совещания  с руководством  компании для постановки целей  аттестации.

       2. Проведение занятий

1. с членами аттестационных комиссий,
2. со всем руководящим составом, так или иначе вовлеченным в процесс подготовки и проведения аттестации.

       Документация:

       1. Подготовка или корректировка  положения о проведении аттестации  и его последующее утверждение.

       2. Подготовка и утверждение стандартных  форм, которые будут использоваться при проведении аттестации:

1. аттестационный лист;
2. структура письменной характеристики на аттестуемого;
3. бланк оценки рабочих показателей и деловых качеств аттестуемого;
4. отчет аттестуемого о проделанной работе;
5. план работы аттестуемого;
6. заключение аттестационной комиссии;
7. структура отчета аттестационных комиссий по итогам аттестации.     3.Определение порядка обработки, анализа и хранения информации,

полученной в  результате проведения проведении аттестации.

       Конкретная  форма аттестационного листа может быть разной в зависимости от разработанных требований и профессиональной группы, к которой относятся работники, проходящие аттестацию. Пример аттестационного листа приведен в приложении 2. 

     Проведение  аттестации 

       Проведение  аттестации предполагает как решение ряда организационных вопросов, так и работу с информацией, поступающей в аттестационную комиссию. В целом, можно выделить три крупных направления работы:

       1. Подготовка информации, которая позже будет представлена в аттестационную комиссию. Работники, подлежащие аттестации, и их непосредственные руководители или эксперты заполняют необходимые стандартные формы⁴.

       2. Сбор и проверка информации на аттестуемых для последующего предоставления аттестационной комиссии.

       3. Проведение заседаний аттестационной комиссии в соответствии с установленным графиком и подготовка заключений по каждому аттестованному работнику.

      Наибольшую  сложность представляет организация  заседаний аттестационной комиссии. Сложность связана как с необходимостью обеспечения должного уровня подготовки к этим заседаниям всех членов комиссии, так и с выработкой оптимального регламента проведения самих заседаний. 

       Подведение  итогов аттестации 

      К сожалению, многими организациями  этот, наиболее важный, этап при проведении аттестации рассматривается как чистая формальность. Весь смысл оценки рабочих показателей специалистов и руководителей состоит в том, чтобы выявить не только неиспользованные профессиональные возможности аттестованных, но и существующие в самой организации в целом резервы повышения эффективности работы разных категорий персонала. Подведение итогов может включать в себя следующие шаги:

      1. Подготовка отчетов отдельных аттестационных комиссий по итогам аттестации (в установленные положением сроки).

      2. Подготовка итогового отчета по результатам аттестации (по организации в целом).

       3. Подготовка и утверждение:

1. кадровых (административных) решений на основании заключений аттестационных комиссий;
2. комплексного плана мероприятий, направленных на повышение эффективной работы основных категорий персонала организации.

     Схема процесса аттестации приведена в  приложении 3. 

       Характеристики  успешной аттестации 

     Она проводится в соответствии с четко  определенными целями, которые должны быть достигнуты в итоге. Это составная часть системы управления персоналом. Руководитель действует скорее как советчик, консультант, помощник, чем как прокурор или судья, выносящий приговор. Она нацелена скорее на то, чтобы выяснить, что следует сделать в будущем для улучшения работы и повышения эффективности, чем на то, что было сделано плохо в прошлом.

       Проведение  аттестаций преимущественно для  принятия административных решений (понижение в должности, увольнение, лишение надбавок к зарплате и премий и др.) и игнорирование задач, связанных с более полным использованием человеческих ресурсов организации и с развитием работников, может сделать недостаточными многие из тех потенциальных выгод, которые руководство могло бы получить от аттестации⁵.

       Основной  смысл оценки эффективности работы персонала состоит в том, чтобы на ее основе руководители имели возможность определить в какой степени рабочие результаты подчиненных соответствуют установленным требованиям. А организация могла создать такие программы управления персоналом (стимулирование труда, обучение и развитие работников, кадровое планирование и др.), которые позволяли бы максимально использовать потенциал человеческих ресурсов организации. Организация не может использовать имеющиеся в ее распоряжении человеческие ресурсы эффективно, не имея в своем распоряжении системы оценки эффективности труда работников, которые на регулярной основе используется при подведении итогов.

       Эффективная, с максимальной отдачей работа исполнителей - это решающее условие достижения успеха организации, так как только при этом условии можно наиболее рационально использовать все ресурсы, находящиеся в ее распоряжении.

     Выбор методов оценки персонала для  каждой конкретной организации является уникальной задачей, решить которую может только руководство самой организации, возможно, с помощью профессиональных консультантов. Так же, как и система компенсации, система аттестации должна учитывать и отражать ряд факторов - стратегические цели организации, состояние внешней среды, организационную культуру и структуру, характеристики занятой в ней рабочей силы. В стабильных организациях с устойчивой иерархической структурой, как правило, могут эффективно использоваться традиционные методы оценки; для динамичных организаций, действующих в условиях изменяющейся внешней среды, более подходят нетрадиционные методы. При выборе системы аттестации необходимо обратить особое внимание на ее соответствие другим системам управления персоналом - компенсации, планирования карьеры, профессионального обучения, - чтобы добиться синергетического эффекта и избежать конфликтов и противоречий. 

     Глава II. Основные виды аттестации персонала 

     §1. Виды аттестации

     Аттестационное  собеседование 

     В центре аттестационного процесса находится  аттестационное собеседование - встреча руководителя с аттестуемым сотрудником, в ходе которой происходит обсуждение результатов его работы за истекший период, дается оценка этой работы как руководителем, так и самим сотрудником, утверждается план работы сотрудника на следующий год и на перспективу. Аттестационное собеседование играет очень важную роль в аттестационном процессе, поэтому оно требует тщательной подготовки как от сотрудника, так и от руководителя. Многие компании специально обучают своих работников тому, как проводить аттестационное собеседование. Как показывают исследования, успех собеседования зависит на 80% от подготовки проводящего его руководителя и на 20% от аттестуемого сотрудника

     Руководитель  должен заблаговременно определить дату собеседования и сообщить ее сотруднику, предоставив ему возможность тщательно подготовиться к аттестации. Также важно выделить достаточное для проведения собеседования время (не менее часа), выбрать подходящее помещение, которое бы исключало присутствие третьих лиц, телефонные звонки, шум и другие отвлекающие факторы. Практика показывает, что нужно всячески избегать переноса даты аттестации, поскольку это негативно сказывается на состоянии аттестуемого сотрудника, заставляет его излишне нервничать, мешает концентрации на оценке собственной работы.

     С самого начала собеседования руководитель должен установить контакт с сотрудником, обеспечивающий рабочую атмосферу доброжелательного диалога. Этого можно достичь за счет тона приветствия, вопросов на нейтральную тему, демонстрации внимания к ответам сотрудника, улыбки, непринужденной позы. Руководитель должен объяснить, что целью собеседования является улучшение результатов его работы, а не наказание за промахи. Доброжелательный тон следует сохранять на протяжении всего собеседования, постоянно демонстрируя сотруднику заинтересованность в его развитии и готовность оказать помощь.

     Собственно  аттестацию рекомендуется начать с  обсуждения достижений сотрудника, сосредоточиться на положительных результатах. При обсуждении недостатков руководитель должен быть предельно конкретным, использовать реальные факты, избегать характеристики личных качеств сотрудника, сконцентрироваться на должностных обязанностях. Очень важно избегать критики ради критики и определить конкретные мероприятия по улучшению работы аттестуемого. Вынося общую оценку, руководитель должен тщательно обосновать ее, предоставить сотруднику возможность высказать собственное мнение, однако не допустить превращения аттестации в словесную перепалку. Закончить аттестацию следует на положительной ноте, еще раз подчеркнув свое уважение к сотруднику и искреннюю заинтересованность в его развитии.

     В течение всего собеседования  руководитель должен внимательно следить за состоянием аттестуемого и при необходимости вносить коррективы в собственные действия. Особое внимание следует обратить на аттестацию молодых сотрудников, поскольку негативный опыт первого аттестационного собеседования сохраняется в памяти на многие годы.

     Соблюдая  перечисленные выше правила, руководитель сможет превратить собеседование в  позитивный, ориентированный на самосовершенствование диалог с сотрудником. Подчеркивая положительные моменты в работе подчиненного, и обсуждая перспективы его развития, руководитель мотивирует сотрудника на более производительную работу. Предлагая помощь и разрабатывая вместе с сотрудником план действий, руководитель предоставляет в его распоряжение средства, необходимые для самосовершенствования. Приводя конкретные примеры, как достижений, так и упущений подчиненного, руководитель демонстрирует свое участие в развитии сотрудника и постоянное внимание к тому, чем тот занимается. Ключевым фактором успешной аттестации является умение руководителя сохранять контроль за собеседованием в течение всего времени - от его начала до конца.