Организация правовой работы

Как видно, общим для этих точек зрения является неразрывность  претензионной и исковой частей одного процесса, рассмотрения хозяйственного спора. Говоря о неразрывной связи  претензионной и исковой работы, следует помнить, что речь при  этом идет лишь о спорных случаях, рассмотрение которых переносится  в арбитражный суд. Поэтому, называя  предъявление и рассмотрение претензий  составной, неразрывной частью общего процесса рассмотрения споров, следует  иметь в виду, что спор как таковой  начинается с предъявления иска. Предъявление претензии правильнее было бы называть пред арбитражным, досудебным сообщением ответчику о том, что он нарушил  законные интересы и права своего контрагента.

Работа каждого хозяйствующего субъекта по предъявлению и рассмотрению претензий должна быть рациональной, отвечать задачам и требованиям, вытекающим из необходимости объективного и быстрого решения возникающих  между хозяйствующими субъектами разногласий, устранения допущенных нарушений договорных обязательств, осуществляться в рамках действующего законодательства. Практика юридических служб выработала определенные методы и приемы этой работы, ее организационные  начала.

Юридической службе предприятия, организации следует разработать  и издать свой, локальный нормативный  акт (инструкцию, стандарт, положение, приказ) о порядке организации  и ведения претензионно-исковой  работы. В этом документе следует  установить, какая служба или должностное  лицо готовит претензию в случае нарушения прав и законных интересов, невыполнения или недобросовестного  исполнения договорных обязательств. Обычно на эту же службу возлагается  ведение учета предъявленных  и поступающих претензий и  подготовка ответов на них.

По требованию службы, готовящей  претензию или ответ на претензию, другие службы или должностные лица представляют все материалы, необходимые  для работы с претензией.

В соответствии с действующим  Общим положением о юридическом  отделе, юридический отдел, юрисконсульт предприятия, учреждения, организации  организует и ведет претензионную  работу; осуществляет методическое руководство  этой работой, если она ведется другими  подразделениями предприятия, организации, учреждения. Выбор формы участия  юридической службы в претензионной  работе зависит от объема этой работы и структуры юридической службы конкретного предприятия, учреждения, организации. Однако в любом случае юридическая служба, юрисконсульт обязаны  контролировать обоснованность предъявленных  претензий и ответов на них, периодически обобщать результаты претензионной  работы и вырабатывать предложения  по устранению недостатков в претензионной  работе, причин, порождающих претензии.

Как показывает практика, несмотря на наличие общих требований и  условий, есть немало особенностей и  специфических элементов в организации  и ведении претензионной работы на предприятии. Поэтому целесообразно  остановиться на некоторых общих  вопросах, имея в виду, что конкретный порядок работы по отдельным категориям претензий и исков, особые приемы и методы вырабатываются юрисконсультами  с учетом конкретной обстановки, характера  производства, специальных нормативных  актов и судебно-арбитражной практики.

Регистрация и учет претензий 

Регистрация и учет претензий  и исков позволяют решать двуединую  задачу. Во-первых, обеспечивается сохранность  документов. Нельзя забывать, что утеря  документов может повлечь за собой большие убытки для организации (невозможность произвести взыскание, уплату госпошлины и др., если в связи с необоснованным отклонением претензии спор будет передан в арбитражный суд). Регистрация и учет претензий имеют большое значение и для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов. Во-вторых, значение правильно поставленного учета претензий состоит в том, что он позволяет периодически анализировать, по каким мотивам больше предъявляется претензий, выявить их причины, уровень их удовлетворения и на основе полученных данных разрабатывать необходимые предложения и мероприятия для представления руководству предприятия, организации.

Сроки предъявления и рассмотрения претензий 

Своевременное предъявление и рассмотрение претензий диктуется  прежде всего необходимостью в кратчайшие сроки решать вопрос о судьбе материальных ценностей, денежных средств, вещных и  других прав хозяйствующего субъекта. Быстрое удовлетворение обоснованных претензий содействует правильному  обороту средств предприятия, укреплению хозяйственного расчета. Несоблюдение претензионных сроков в некоторых  случаях, в частности во взаимоотношениях с органами транспорта, связи, лишает предприятие права на предъявление иска, что может повлечь для  организации невосполнимые непроизводительные потери. Соблюдение установленных сроков рассмотрения претензий во многих случаях  гарантирует предприятию отведению  от разбирательства споров в арбитражных  судах, от излишнего расходования средств (уплата госпошлины, расходы по командировкам  и т.п.).

Поскольку новейшее гражданское  законодательство исключило обязательный претензионный порядок разрешения разногласий между сторонами, утратило силу и Положение о претензионном  порядке урегулирования споров, которое, в частности, устанавливало конкретные сроки для рассмотрения претензий. Теперь эти сроки будут устанавливаться  в каждом конкретном случае либо федеральным  законом, либо хозяйственным договором. Однако поскольку ранее установленные  в законодательном порядке сроки  рассмотрения претензий (30 дней) являются наиболее оптимальными в условиях нашей  страны, есть основания полагать, что  этот срок следует устанавливать  и сторонам в договорах, и в  федеральных законах .

Чтобы эти сроки строго соблюдать, необходимо выработать определенный порядок ведения претензионной  работы, регламентируемый упоминавшимся  ранее локальным нормативным  актом о претензионно-исковой  работе.

Исходя из указанного срока (30 дней) рекомендуется следующий  порядок организации рассмотрения претензий:

- предъявленная организации  претензия незамедлительно передается  в службу, ведающую вопросами  заключения и исполнения договора, по которому предъявлена претензия.  Эта служба, структурное подразделение  организации выясняет все обстоятельства, связанные с претензией, и составляет  заключение по ней; 

- все структурные подразделения  предприятия представляют материалы,  необходимые для решения вопроса  об удовлетворении или отклонении  претензии и дачи ответа на  нее, по требованию подразделения,  готовящего заключение по претензии,  в срок, определяемый в каждом  конкретном случае по согласованию  заинтересованных служб. В случае  разногласий между соответствующими  службами относительно указанных  сроков, необходимые материалы представляются  не позже чем в двухдневный  срок;

- подразделение, готовящее  заключение по претензии, передает  заключение на проверку и визирование  юрисконсульту не позднее 20 дней  после поступления претензии; 

- юрисконсульт визирует  заключение по претензии и  не позднее чем в пятидневный  срок возвращает все документы  в структурное подразделение,  готовящее заключение по претензии; 

- если претензия подлежит  удовлетворению, то заключение об  этом представляется на подпись  руководителю организации или  его заместителю. После этого  заключение о необходимости удовлетворения  претензии передается в подразделение,  исполняющее претензионное требование, а также дается соответствующий  ответ заявителю претензии;

- если претензия не  подлежит удовлетворению, подразделение,  готовящее заключение по ней,  представляет ответ на подпись  руководителю и обеспечивает  отправление ответа заявителю  претензии. 

Предъявление претензий 

Как показывает практика, правильное предъявление претензии дает возможность  своевременно урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права  и интересы предприятия, организации  в более короткие сроки, чем посредством  предъявления иска в арбитражный  суд.

Необходимые для предъявления претензии материалы готовят  заинтересованные службы или должностные  лица, на которых возложены функции  по осуществлению претензионно-исковой  и договорной работы.

При получении материалов для предъявления претензии служба, ведущая претензионную работу, должна проверить:

- наличие права на предъявление  претензии; 

- полноту полученных материалов  и их надлежащее оформление.

При необходимости следует  получить дополнительные материалы. Неправильно  оформленные материалы возвращаются соответствующему подразделению, службе, должностному лицу с указанием срока  для исправления.

Независимо от установленного порядка ведения претензионной  работы и формы учета движения претензионных дел необходимо периодически, но не реже одного раза в квартал  сверять данные учета претензионных  дел с данными учета исковых  материалов, чтобы обеспечить своевременное  предъявление исковых заявлений  по не удовлетворенным полностью  или частично претензиям.

Претензия должна предъявляться  в письменной форме за подписью руководителя предприятия или его заместителя, если это предусмотрено законом  или уставом предприятия, а также  гражданином-предпринимателем. Законом  не предусмотрена возможность подписания претензий другими должностными лицами по доверенности, по соглашению или договору. Но это не исключает, однако, возможность предъявления претензий  и исков структурными подразделениями, филиалами предприятия, а также  по доверенности другими должностными лицами в интересах последнего. Такие  полномочия могут быть предусмотрены  в положении об этой структурной  единице и в доверенности.

В письменную форму вкладывается довольно широкое понятие: письменной признается телеграфная, телетайпная  претензия, а также претензия, переданная с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование ее отправления. Самым распространенным и надежным является отправление претензии  заказным письмом либо вручение ее под расписку. При этом доказательства отправки претензии заказной корреспонденцией, почтовая квитанция в приеме заказного  письма почтовым отделением должна сохраняться  у заявителя до предъявления иска. Почтовая квитанция должна прикладываться к исковому заявлению, направляемому  в арбитражный суд, в качестве доказательства принятия мер к непосредственному  урегулированию спора, если не будет  получен ответ на претензию.

По содержанию претензия  должна отвечать конкретным требованиям. Прежде всего в претензии должно быть указано наименование организации, учреждения, предприятия, предъявившего  претензию с указанием полного  и правильного наименования и  почтового адреса, а также наименование и все реквизиты предприятия, которому эта претензия предъявляется. Это особенно важно, когда предприятия  различной организационно-правовой формы, разной формы собственности  могут иметь идентичное наименование.

В самой претензии следует  конкретно изложить свои требования. Именно конкретность должна характеризовать  требования заявителя. Недопустимо  заявление сослагательных требований, т. е. таких, которые ставятся в зависимость  от других действий или обязательств. Разумеется, это не значит, что в  определенных случаях требования не могут быть альтернативными. Например, в случае получения товара с недостачей получатель может потребовать либо возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара, либо дослать  недостающее количества товара.

Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии  указывается истребуемая сумма  и приводится ее полный и обоснованный расчет. На практике встречается чаще всего несоблюдение именно последнего. В таких случаях ответчик не может  проверить обоснованность требований и по существу дать ответ по заявленной претензии.

Требования, заявленные в  претензии, должны быть основаны на конкретных обстоятельствах и доказательствах, подтверждающих их, со ссылкой на соответствующее  законодательство. Так, в случае предъявления претензии в связи с недостачей товара в ней необходимо указать  в соответствии с каким договором, по какому документу (товарно-транспортная накладная, доверенность и т.п.) получен  товар, каким документом зафиксирована  недостача (коммерческий акт, акт приемки  товара по количеству и т.д.). В претензии  указывается количество и стоимость  недостающего груза. Если истребуются  штрафные санкции или убытки, необходимо сослаться на законодательный акт  или договор, в котором установлена  эта ответственность.

В претензии могут быть указаны и другие сведения, которые  по мнению заявителя, будут способствовать более быстрому и правильному  ее рассмотрению, объективному урегулированию спора.

Заявленные требования подтверждаются необходимыми документами, которые  прилагаются к претензии в  подлинном виде или надлежащие заверенные копии либо выписки из них. Если какие-то документы у другой стороны имеются, например договор, соглашение о цене, их направлять с претензией не требуется.

Ответ на полученную претензию  дается в письменной форме и подписывается  руководителем или заместителем руководителя организации, гражданином-предпринимателем. Как и претензия, ответ на претензию должен содержать вполне определенные данные. В конце ответа на претензию должен содержаться перечень прилагаемых документов, других доказательств.

Ответ на претензию отправляется теми же способами, что и претензия: заказным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.