Аудит кассовых операций

7. Выявление существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и выражение мнения.

8. Требование устранить экономическим субъектом нарушения в учете и отчетности.

По результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту - аудиторское заключение.

В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты проверки по трем направлениям:

1) состояние внутреннего контроля;

2) состояние бухгалтерского учета и отчетности;

3) соблюдение законодательства при совершении экономическим субъектом хозяйственных операций.

Основные задачи аудитора при проверке, в том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

Исполнитель из состава аудиторской группы при проверке должен исходить из нормативных актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций проверяют и анализируют следующие документы:

- Кассовая книга;

- Отчеты кассира;

- Приходные и расходные кассовые ордера (Приложение 6);

- Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;

- Выписки банка (Приложение 7);

- Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;

- Хозяйственные договоры (в том числе с банками);

- Договоры о материальной ответственности;

- Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО;

- Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

- Приказы руководящего органа;

- Акты ревизии кассы, акты инвентаризации (Приложение 8);

- Учетная политика в части документооборота;

В первую очередь, проверяют наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности.

По приказу об учетной политике аудитор знакомится:

- с рабочим планом счетов, используемых для отражения операций по кассе;

- документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных с учетом денежных средств в кассе;

- перечнем лиц, которым предоставлено право подписи денежных и расчетных документов по операциям.

По данным проведения аудиторской проверки составляются контрольные листы (анкеты) по оценки системы учета по кассовым операциям

По завершении аудиторской проверки учета операций с денежными средствами составляется аудиторское заключение (приложение 9).

2.3 Результаты аудита кассовых операций

В ОАО "Быстровское" аудит кассовых операций в первую очередь начинается с проверки оформления кассовых документов.

Согласно п.15 "Порядка ведения кассовых операций в РФ от 22.09.1993 г. № 40": "при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя, записать в расходном ордере наименование и номер документа, кем и когда он выдан. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца".

В ОАО "Быстровское" выдача денежных средств по расходным кассовым ордерам производится без указания документа, удостоверяющего личность лица получающего денежные средства.

Согласно п.23 Порядка подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В кассовой книге ОАО "Быстровское" допускаются подчистки, исправления, наклеивание поверх листа кассовой книги листа с исправленными суммами. Все исправления производятся без отметок ответственных за ведение кассовой дисциплины лиц.

Например, исправления остатков на начало и конец дня в кассовой книге:

- Кассовая книга за 2011 год № 3 период с 07.05.2011 года по 29.05.2011 года (16 кассовых листов);

- Кассовые книги за 2011 год №4 - №5 период с 22.08.2011 года по 02.10.2011 года (14 листов - кассовая книга №4 и 16 листов - кассовая книга №5).

Согласно п.14 Порядка документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, п. 19 предусмотрено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром.

В ряде случаев в расходных кассовых ордерах отсутствует подпись руководителя организации, кассира, а так же лица получившего денежные средства.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" утверждены унифицированные формы первичной учетной документации и введены в действие с 01.01.1999 года:

- № КО-1 "Приходный кассовый ордер",

- № КО-2 "Расходный кассовый ордер",

- № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов",

- № КО-4 "Кассовая книга".

- № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

Книга учета принятых и выданных денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации доверенному лицу (раздатчику). В конце каждого рабочего дня раздатчик должен отчитываться перед кассиром и сдавать остатки наличных денег вместе с кассовыми документами по произведенным операциям под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Книга учета формы № КО в 2011 году не применялась.

При проведении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами в первую очередь проверяется документальное оформление этих расчетов.

В соответствии с требованиями п.16 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений".

Исходя из требований гражданского законодательства, акты выполненных работ являются документом, подтверждающим факт оказанной услуги. В актах на выполняемые работы встречаются не оговоренные исправления, помарки.

При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Быстровское" были также выявлены нарушения.

Постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены и введены в действие с 01.01.2002 г. унифицированные формы по учету рабочего времени сотрудников находящихся в командировках:

№ Т-10 "Командировочное удостоверение",

№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Вышеперечисленные типовые формы обязательны для применения предприятиями и организация всех форм собственности.

В ОАО "Быстровское" не используется форма № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Командировочное удостоверение применяется старого образца, где не проставляется дата, и номер приказа, на основании которого работник отправлен в командировку.

Согласно п.14 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

3.   Рекомендации по улучшению ведения бухгалтерского учета кассовых операций на предприятии

3.1 Рекомендации по планированию кассовых операций

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в следующей последовательности:

- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

- проверка правильности документального оформления операций;

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

- аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

- проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;

- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

- оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации.

С помощью тестирования аудитор должен:

- дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины,

- выявить наиболее уязвимые участки,

- спланировать состав основных контрольных процедур,

- определить особенности ведения учета в организации.

О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

- отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

- наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);

- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

3.2 Рекомендации по сбору аудиторских доказательств

Для более эффективной работы по сбору аудиторских доказательств необходимо использовать определенный перечень вопросов (приложение 10).

Обязательно необходимо посмотреть, соблюдает ли организация лимит остатка денег в кассе, а также лимит расчетов наличными с другими фирмами. При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации необходимо запросить расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Далее согласно представленному расчету выборочно проводится соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.

Опыт аудиторских проверок свидетельствует, что наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

1.   отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

2.      выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

3.      несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

4.      арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

5.      неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на "размен".

За допущенное нарушение установлены штрафные санкции. Так, ст.120 НК РФ предусмотрены штрафные санкции за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, под которым понимается в том числе несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности денежных средств. За указанное нарушение в случае отсутствия признаков налогового правонарушения, предусмотренного п.2 ст.120, взыскивается штраф в размере 5 тыс. руб. Если нарушение совершено в течение более одного налогового периода, то штраф составляет 15 тыс. руб. За данное нарушение, повлекшее занижение налоговой базы, взыскивается штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.

Статьей 15.1 КоАП РФ установлены штрафные санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Так, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.