Инвентаризация как основной метод фактического контроля

     Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные документы»

     Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».

     При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой  отчетности» в условной (номинальной) оценке.

     В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

     На  сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

     Дебет 94

     Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

     Сумма недостающих бланков строгой  отчетности отражается по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности». Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой: 

     Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба»

     Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей  записью:

     Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     Кредит  счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба».

     Если  недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:

     Дебет 50/1«Касса организации»

     Кредит 73/2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба».

     При отсутствии конкретного виновного  лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

     Дебет91/2 «Прочие расходы»

     Кредит  счет 94

     Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и документов в кассе оформляются  актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 8 8, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

     Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг  и бланков документов строгой  отчетности и выявления количественных расхождений их С учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16. 

     1.2. Инвентаризация денежных средств, хранящихся на счетах в банках.

     Инвентаризация  проводится в обязательном порядке  при составлении годовой отчетности. Организации осуществляют расчеты с контрагентами, бюджетом, внебюджетными фондами как наличными денежными средствами, так и с использованием безналичной формы расчетов. При этой форме расчетов операции осуществляются банками с банковских счетов организации. Организация вправе открывать в банке расчетный, валютный и прочие (специальные) счета, которые предназначены для расчетов в российской и иностранной валютах.

     Расчетный счет предназначен для хранения и  движения денежных средств в валюте Российской Федерации. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.

     Специальные счета в банках открываются в целях отражения наличия и движения денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранной валютах, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

     Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и  в каких кредитных учреждениях  имеет организация. С этой целью  изучаются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. При этом необходимо подтвердить законность и целесообразность открытия счета и использования той или иной формы расчетов. Использование форм расчетов зависит от местонахождения поставщика и покупателя. В связи с этим безналичные расчеты подразделяют на иногородние и одногородние (местные).

     В процессе инвентаризации необходимо сопоставить  условия договора на открытие банковского  счета с данными синтетического учета, подтверждающего остатки  денежных средств на счетах организации. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях).

     Движение  денежной наличности в иностранных  валютах осуществляется на счете 52 «Валютные счета». К этому счету организации открывают два субсчета. При инвентаризации устанавливается наличие имеющихся у организации валютных счетов внутри страны (субсчет 1 «Валютные счета внутри страны») и за Рубенсом (субсчет 2 «Валютные счета за рубежом»). При инвентаризации средств на валютном счете проверяется правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Порядок пересчета валютных ценностей в рубли определен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н.

     Для отражения в бухгалтерском учете  и отчетности пересчитывается в рубли: стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте (денежных знаков в кассе организации, средств на счетах в банках, денежных и платежных документов, финансовых вложений, средств в расчетах, основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и других активов и обязательств) (п. 4 ПБУ 3/2000.). Порядок пересчета стоимости активов и обязательств в рубли различен. Для денежных знаков в кассе, средств на счетах в банке, денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах, остатков средств целевого финансирования пересчет их стоимости в рубли осуществляется дважды: на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности (п. 7 ПБУ 3/2000). Причем для составления отчетности пересчет стоимости этих активов и обязательств в рубли производится по курсу Центрального банка РФ, действующему на отчетную дату (п. 8 ПБУ 3/2000). Возникающие в результате пересчета курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы (п. 13 ПБУ 3/2000). Отрицательные курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете по мере их принятия записью:

     Дебет 91/2 «Прочие расходы»

     Кредит счетов 50,51, 52, и др.

     Положительные курсовые разницы отражаются обратной записью по кредиту счета 91/1 «Прочие  доходы». Учет движения денежных средств  при использовании прочих форм расчетов ведется на счете 55 «Специальные счета  в банках». При инвентаризации устанавливается наличие таких счетов у организации и остатки сумм на них. К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты три субсчета: 55/1 «Аккредитивы», 55/2 «Чековые книжки», 55/3 «Депозитные счета». В случае наличия других текущих и особых счетов к этому счету открываются дополнительные субсчета. Денежные средства, находящиеся на специальных счетах в банке, оцениваются как в рублях, так и в иностранной валюте. Причем учет денежных средств на этих счетах ведется обособлено.

     Зачисление денежных средств на эти счета отражается в учете записью:

     Дебет 55 «Специальные счета в банках»

     Кредит 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

     Использование средств счетов согласно выпискам банка  сопровождается проводкой:

     Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

     Кредит 55 «Специальные счета в банках».

     Неиспользованные  средства возвращаются на банковские счета, с которых они были перечислены, что оформляется проводкой:

     Дебет 51,52

     Кредит 55.

     Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках, производиться путем сверки остатков сумм по дебету счетов, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными  выписок банка (конечным сальдо по выпискам банков). Организация должна получить у банка подтверждение сумм, числящихся на ее счетах. Одновременно осуществляется сверка соответствия сумм остатков в аналитическом и синтетическом учете с сальдо счетов в бухгалтерском балансе (форма № 1 – строки 262, 263, 264). При инвентаризации проверяется тождественность оборотов по дебету и кредиту счетов данным, содержащимся в выписках банка.

     Инвентаризационная  комиссия должна сверить выписки  банка с приложенными оправдательными  документами, в которых устанавливает правильность сумм, указанных в выписке.

     Полнота банковских выписок устанавливается  по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток  средств на конец периода в  предыдущей выписке банка по счету  должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.

     Достоверность выписок инвентаризационная комиссия определяет путем проверки всех их реквизитов. При наличии исправлений  необходимо провести встречную сверку данных выписок с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.

     В процессе инвентаризации следует убедиться  в достоверности и подлинности  всех денежно-расчетных документов. В случае возникновения сомнений проводится встречная сверка денежно-расчетных  документов подколотых к выписке банка, хранящихся у организации, с документами, находящимися в банке или у контрагента по операции. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции счетов и записей в регистрах синтетического учета. Выявленные в результате инвентаризации суммы, ошибочно отнесенные в кредит или в дебет расчетного, валютного или других счетов и обнаруженные при проверке выписок банка с этих счетов, отражаются в бухгалтерском учете следующей записью:

     Дебет 76/2 «Расчеты по претензиям»

     Кредит 51,52,55.

     На  суммы поступивших платежей в  учете составляется проводка:

     Дебет 51,52,55

     Кредит 76/2 «Расчеты по претензиям».

     Для оформления результатов инвентаризации расчетов с кредитными учреждениями по претензиям, предъявленным по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации, используется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17), к которому прилагается справка, отражающая сведения об остатках сумм, числящихся на субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям».

     Учет  денежных средств в пути ведется  на счете 57 «Переводы в пути». Инвентаризация средств на этом счете осуществляется путем проверки документального  обоснования отраженных по нему сумм. По каждому документу инвентаризационной комиссией устанавливается своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода. Результаты инвентаризации денежных средств в пути приводятся в акте (описи) с отражением сумм по направлениям переводов, числящихся как «переводы в пути». По каждой сумме указывается номер и дата документа (квитанций учреждений банков, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.д.). Итоги акта инвентаризации сверяются с данными аналитического учета по счету 57 и суммой, отраженной по строке 264 второго раздела актива бухгалтерского баланса.

     Учет  денежных средств на счете 57 «Переводы в пути» осуществляется в рублях и иностранной валюте. На суммы сданных из кассы в банк денежных средств, отражаемых как денежные средства в пути (переводы), в учете осуществляется запись:

     Дебет 57

     Кредит 50.

     При зачислении денежных средств, числившихся в пути на расчетный или валютный счета, в учете производится запись:

     Дебет 51,52

     Кредит 57.

     Остатки денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах в  банках отражаются во втором разделе  бухгалтерского баланса по группе статей «Денежные средства».