Содержание

 

 

Введение

     Ещё 10 - 15 лет назад, когда компьютер  считался скорее роскошью, а не средством  работы, количество фирм предлагавших продажу и обслуживание компьютерной техники было в сотни раз меньше чем сегодня. Затраты на привлечение  новых клиентов, на обучение персонала  и на закупку различных технических  устройств было в тысячи раз меньше.

Современное общество невозможно представить без  развитой системы управления. Управление осуществляется практически во всех сферах общественной жизни. Процесс  принятия значимых решений тесно  связан с таким понятием, как документ. Термин «документ» происходит от латинского documentum – «свидетельство, доказательство», т.е. это письменная фиксация принятого управленческого решения или какого либо значимого факта.

С развитием  информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные  документы, использование которых  даёт массу преимуществ для пользователей:

• ускорение процессов документооборота;
• способность передавать документ по цифровым каналам связи;
• легко изменяемое содержание (редактирование);
• теоретическая возможность вечного хранения;
• неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

      Занимаясь компьютерными технологиями я уделил большое внимание  изучению вопроса  внедрения электронного документооборота и электронной подписи в деятельности различных организации ,посчитав, что это очень перспективное и динамично развивающее направление. 

     Для исследования рынка компьютерных технологий и компьютерной техники  в городе Калининграде будут использоваться следующие методы:

     - аналитический метод;

     - сравнительно-аналитический метод;

     - метод системного анализа;

     - метод диаграмм.

      Целью данного отчета является рассмотрение проекта о внедрении электронного документооборота и электронной  подписи в Администрации Ленинградского района городского округа город Калининград.

     Выделяется  несколько задач:

           - проанализировать рынок компьютерных технологии Калининграда;

     -Проанализировать  нормативно-правовую базу в области  регулирования электронного документооборота в РФ

     -проанализировать  цены на услугу внедрения электронного  документооборота и электронной  подписи   в Калининградской  области

 

     ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  И ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ  АСПЕКТЫ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И  ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ  НА ТЕРРИТОРИИ РФ И  КАЛИНИНГРАДСКОЙ  БЛАСТИ

     1.1. Понятие электронный  документооборот

     Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

     Электронный документ – документ, в котором  информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

     Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это  электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

     Участниками обмена электронными документами могут  являться физические и юридические  лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие  в обмене электронными документами.

     Отправителем  электронного документа является участник обмена электронными документами, который  составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

     Получатель  электронного документа – участник обмена электронными документами, в  адрес которого поступил электронный  документ.

     Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое  лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные  с обменом электронными документами  между отправителями и получателями электронных документов.

     При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных  правовых актов РФ.

     Электронный документ подлежит проверке для подтверждения  его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

     Подтверждение подлинности электронного документа  осуществляется получателем электронного документа с использованием средств  проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств  проверки электронно-цифровой подписи.

     Подлинность электронного документа считается  подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных  средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов.  Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами .

     Правовое  регулирование в сфере обращения  электронных документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• на обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• на правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.    

     Делопроизводственные  операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами  на бумажных носителях.

     В настоящее время употребляются  два термина: «Система автоматизации  делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты  иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации  делопроизводства) и СЭД (системами  электронного документооборота).

     В своей статье А.М. Савельев приводит различия и сходные элементы между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота).

     Данные  сравнительного анализа  САД (систем автоматизации делопроизводства) и  СЭД (систем электронного документооборота) представлены на ниже преставленной  таблице.  

     Таблица 1- Сравнительный анализ систем автоматизации  делопроизводства и систем электронного документооборота

 

 

     1.2 Нормативное регулирование  использования новых  информационных технологий  на предприятии

     Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях  и защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

• осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• применении информационных технологий;
• обеспечении защиты информации.

     Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной  цифровой подписи в электронных  документах, при соблюдении которых  электронная цифровая подпись в  электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе.

     Основные  используемые понятия: ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»:

• электронный документ;
• электронная цифровая подпись;
• владелец сертификата ключа подписи;
• средства электронной цифровой подписи;
• сертификат средств электронной цифровой подписи;
• закрытый ключ электронной цифровой подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи;
• сертификат ключа подписи;
• подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
• пользователь сертификата ключа подписи;
• информационная система общего пользования;
• корпоративная информационная система.

     Терминология  электронного обмена информацией получила нормативное закрепление в разработанном  Министерством информационных технологий и связи РФ национальном стандарте  ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», входящим в серию стандартов «Информационная  технология». Этот стандарт, введенный  в действие с 1 июля 2005 г., основан  на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, по электронному обмену данными и  обработке информации в распределенных системах. Согласно ГОСТ Р 52292-2004, документ есть явление социальное. В стандарте  содержатся определения следующих  терминов: «цифровая среда», «электронная среда», «данные», «документ», «электронный документ», «реализация электронного документа». Стандарт предъявляет к  документу в социальной среде  такие основные требования, как фиксированность  документа, его доступность, целостность  и легитимность. Национальный стандарт ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» определяет основные положения  по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и  управления учреждений, предприятий  и организаций. Положения этого  стандарта следует учитывать  при созданий новых (или совершенствования  существующих) технологий управления организацией. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД  «Управление документами. Общие  требования» регулирует процессы управления документами государственных или  коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. В стандарте даны рекомендации по созданию, включению в систему  и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; а также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.