• Хранение заверенных копий документов
• Поиск конкретного заверенного документа и проч.

   Существует  несколько ограничений на осуществление  электронного документооборота в отдельных  областях. В ряде нормативноправовых актов предусмотрен запрет на использование в некоторых правовых отношениях электронных документов или оговорена предпочтительность письменных документов на бумажном носителе. Так, законодательством о нотариате не предусмотрена возможность составления документов в электронном виде, здесь понятие «документ» подразумевает лишь письменные сведения. Например, в ст. 45 «Основ законодательства РФ о нотариате» говорится, что листы документа, предъявляемого для совершения нотариальных действий, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью, что физически невозможно для документов в электронной форме. Подобный пример является немаловажным, так как для некоторых документов, в том числе необходимых для ведения бизнеса посредством Интернета, предусмотрено их нотариальное заверение. Существуют и такие нормативноправовые акты, где запрета как такового нет, но документы на бумажном носителе названы предпочтительными. Скажем, при регистрации прав на недвижимое имущество (процедура, которая, возможно, могла бы выполняться посредством Интернета) при разночтениях в записях на бумажном и магнитном носителе приоритет имеет запись на бумажном носителе (п. 8 ст. 12 ФЗ РФ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21 июля 1997 г. № 127). Аналогичное положение зафиксировано и в Законе «О регистрации юридических лиц» (п. 1 ст. 4).

   В настоящее время Основы законодательства о нотариате ориентированы на традиционные бумажные документы, подписанные  собственноручной подписью, и не охватывают специфику электронного обмена данными.

   На  взгляд автора, для решения проблем  в этой сфере возможно более широкое  использование средств автоматизации  документооборота, в том числе  и использование упрощенных технологий цифровой подписи.

   Необходимо  более широкое использование  и обеспечению особой доказательственной силы электронных документов, разработке электронного нотариата. Чтобы избежать рассогласований, необходимо какимто образом удостоверить время создания электронного документа.

   Возможно в некоторых случаях использовать упрощённую процедуру удостоверения сделок, поскольку в интересах сторон, заключающих сделку, получить электронный документ универсального формата (не требующего специального дорогостоящего программного обеспечения для прочтения содержания документа), равный по юридической силе бумажному носителю. Однако необходимо отметить, что под упрощённостью стоит понимать техническое воплощение процедуры удостоверения, а никак не отказ от юридически значимых действий, которые стороны обязаны исполнять в полном объёме (См.: ФЗ  «Основы законодательства РФ о нотариате», глава IX). Автор полагает, что можно использовать технологию цифровой подписи в файлах PDF с использованием ПО Adobe Acrobat Professional.

   Процедура заключения сделки может быть следующей: стороны сделки, согласовав все существенные условия правоотношения, передают специальной  службе по удостоверению электронных  документов (об организационной принадлежности таких служб соображения указаны  выше) электронный документ, который  в их присутствии конвертируется в формат PDF, во вновь созданный  файл заносятся сведения о лицах, совершающих сделку, и на документ ставится электронная подпись специалиста. Документ сохраняется на нескольких материальных носителях (важно, чтобы они не были перезаписываемы!): два носителя в службе удостоверения (один хранится как основной, другой используется в случаях необходимости проверки подлинности документа, например, для демонстрации документа в ходе судебного разбирательства), остальные – по количеству заинтересованных сторон. Обязанность службы хранить носители с электронными документами у себя или заключить соответствующий договор со специально уполномоченной на то организацией (создать соответствующую инфраструктуру организаций и законодательно урегулировать процедуру лицензирования и деятельности вышеназванных организаций – тема отдельной публикации). Срок хранения носителей 5 лет. В дальнейшем вопрос о судьбе носителей будет решаться без учёта мнения сторон, заключающих сделку.

Заключение

     В результате прохождения практики были описаны теоретические аспекты  системы внедрения электронного документооборота и электронной  подписи на территории РФ и Калининградской  области, была дана краткая характеристика ИП Зарожный, был проведен конкурентный анализ, а так же были предложен проект по взаимодействию ИП Зарожный с Администрацией Ленинградского района городского округа город Калининград в вопросе внедрения программного обеспечения для электронного документооборота   и рассмотрены перспективы развития и проблемы в сфере внедрения и использования электронной подписи в документообороте муниципального образования.

Список  использованной литературы

1. Крейнина М. Н. Финансовое состояние предприятия и методы его оценки. Москва, 2006.
2. Панасенко С.П. «Комплексная защита информации» Информационные технологии. – 2001 – № 3
3. Годин А.М. Маркетинг: Учебник – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: «Дашков и К°», 2006.

4. ФЗ от 10.01.2002 № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

5. ФЗ от 10.01.2002 № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ст. 4 ч.1.
6. Филенко Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи. // Делопроизводство. – 2007. – № 4.

Интернет  ресурсы:

1. http://www.dvornik.ru/
2. www.coxo.ru
3. http://rosreestr2011.narod2.ru