Ведение электронного документооборота

     ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор  управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к  оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая  бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     ГОСТ  Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационные  технологии – Практическое руководство  по управлению информационной безопасностью» устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации.

     В серии стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» (части 1-3) идет речь об информационной технологии, о заданиях по безопасности информационных технологий, о профилях защиты ИТ, о критериях оценки безопасности ИТ, о функциях безопасности ИТ, о требовании доверия к безопасности ИТ.

     ГОСТ  Р 34.10–2001 «Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной  цифровой подписи» – стандарт, описывающий  алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Введён в действие Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 г. вместо ГОСТ Р 34.10-94. Стандарт содержит описание процессов  формирования и проверки электронной  цифровой подписи (ЭЦП), реализуемой  с использованием операций группы точек  эллиптической кривой, определенной над конечным простым полем. Необходимость  разработки стандарта вызвана потребностью в повышении стойкости ЭЦП  к несанкционированным изменениям.

     Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и  общественных организациях. ГСДОУ включает в себя Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные  и методические документы по вопросам документационного обеспечения  управления.

     Основная  цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение  качества документов, создание условий  для эффективного применения прогрессивных  технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В развитие Основных положений  ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы  по совершенствованию документационного  обеспечения управления:

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

     Рекомендации  о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных  документов (2004 – 2005) (ВНИИДАД) предназначены  для применения в условиях широкого внедрения электронных документов в организациях, при переходе на электронный документооборот и  электронную обработку информации. Результатом их применения является разработка единых правил организации  учета, сохранности электронных  документов в ДОУ и подготовка их к постоянному хранению.

 

     ГЛАВА 2. ИП ЗАРОЖНЫЙ

     2.1.Краткая  характеристика ИП  Зарожный

     Индивидуальный  предприниматель Зарожный С.В. был зарегистрирован в июне 2009, основной деятельностью является техническое обслуживание и ремонт офисных машин и вычислительной техники на территории Калининграда и Калининградской области, а также разработка программного обеспечение и консультирование в данной области. На сегодняшний день организация обслуживает около 5 различных фирм и порядка 20 физических лиц.

     Основное  направление деятельности фирмы  – обеспечение грамотной настройки  и обслуживания цифровой техники  клиента, обеспечения её надёжности и уверенности в сохранности  данных клиента.

     Большой опыт с клиентами в качестве системного администратора позволяет предлагать клиентам только то, что им действительно  необходимо и обеспечивать бесперебойность  в их работе.

     Основной  целью ИП Зарожный,  является получение прибыли за счет привлечения новых клиентов и повышения качества обслуживания уже существующих. Также важной целью организации является поддержание в актуальном состоянии навыков по обслуживанию оргтехники, так как рынок информационных технологий постоянно изменяется.

     Перечень  видов деятельности фирмы:

• Обслуживание:

на основе заключенных договоров производится обслуживание оргтехники и обеспечение сохранности рабочих данных.

• Аналитика:

постоянное отслеживание изменений цен на услуги и товары у конкурентов, расчёт более выгодного предложения для клиентов.

• Маркетинг:

маркетинговые исследования, произведение опросов, как среди клиентов фирмы, так и среди клиентов конкурирующих фирм.

• Внедрение информационных технологий и ноу-хау:

за счёт постоянного развития рынка информационных технологий, производится повышение надёжности сохранности данных, обеспечение безопасности данных, а также повышения уровня отказоустойчивости, как различных элементов системы, так и всей системы в целом.

• Обучение:

обучение работе с как с программным обеспечением, так и со всевозможными техническими устройствами.

• Гарантийное техническое обслуживание:

производится как гарантийное, так и пост гарантийное сервисное обслуживание компьютерной техники.

• Внедрение систем электронного документооборота на предприятиях

     В связи со сложной экономической  ситуацией в стране и небольшим  количеством клиентов необходимости  в дополнительном  персонале на предприятии не ощущается. Таким  образом, индивидуальны предприниматель  справляется самостоятельно со всеми  заявками, за исключением случаев, когда  необходимо выполнение сложных работ  с применением дорогостоящей  техники, в этом случае фирма обращается с специалиста других предприятий для решения проблем клиента.

     Наиболее  интересной и динамично развивающейся  услугой ИП Зарожный является продажа и наладка программного обеспечения для внедрения электронного документооборота на предприятиях,  поэтому в работе приводится конкурентный анализ данной услуги.

     На  сегодняшний день практически каждая фирма, имеющая в своём структурном  подразделении технический отдел  и одного выездного инженера системотехника в штате, является потенциальным  конкурентом, поскольку может заниматься наладкой программного обеспечения.

     Из  наиболее крупных хотелось бы отметить:

• ООО «Новая Система»;
• ООО «Сохо»;
• ООО «Холмрок»;
• ООО «Алагон»;
• ООО «Инок»; 
• ООО «ЛВС»;
• ООО «Номер Раз»;
• ООО «Аффикс».

     Все перечисленные предприятия предоставляют  свои услуги на рынке информационных технологий более 5 лет, соответственно имеют некоторое количество постоянных клиентов, которые удовлетворенны перечнем и качеством предоставляемых услуг или считают, что удовлетворенны.

     Особенно  хотелось бы отметить таких крупных  как:

1. ООО «Новая Система» - работает на рынке информационных технологий г. Калининграда и Калининградской области с 1996 г. Сегодня «Новая Система» представляет собой группу компаний, обслуживающих самый широкий круг запросов своих клиентов по всем направлениям ИТ-технологий.

     Основным  принципом работы компании «Новая Система» с партнерами является построение долгосрочного  и взаимовыгодного сотрудничества. Компания «Новая Система» стремимся  найти компромисс и использовать индивидуальный подход касательно всех видов взаимодействия от условий  оплаты до проведения интегрированных  маркетинговых акций.

     «Новая  Система» позиционирует себя на рынке  как крупный поставщик компьютерной техники и комплектующих к  ним. Так же «Новая Система» имеет  в своём подразделении сервисный  центр, он зарегистрирован под торговой маркой «Новый Сервис». «Новый Сервис»  позиционирует себя как крупный  сервисный центр, осуществляющий как  гарантийные, так и после гарантийные  ремонты. «Новый Сервис» имеет статус официального сервисного центра таких крупных производителей компьютерной техники как:

 

     «Новый  Сервис» - имеет большое количество сертифицированных специалистов различного направления и профиля. Технический  отдел имеет несколько подразделений:

     - Отдел заправки картриджей;

     - Отдел восстановления информации;

     - Отдел гарантийного и после  гарантийного ремонта.

     Из  отрицательных сторон хотелось бы отметить:

     - Удалённость складов и сервисного  центра от центра города;

     - На предприятии наблюдается значительная  текучка кадров, что не способствует  улучшению состояния фирмы;

2. ООО «Холмрок» - работает на рынке информационных технологий г. Калининграда и Калининградской области с 1994 г. Основными направлениями деятельности компании являются продажа, техническое обслуживание компьютерной и копировальной техники, программного обеспечения, проектирование и монтаж слаботочных систем. Большой склад компьютерной техники, комплектующих и расходных материалов, сеть розничных магазинов-салонов компьютерной техники «Компьютер ПлаZа», квалифицированный сервисный центр позволяют удовлетворить потребности самых требовательных клиентов.

     «Холмрок» позиционирует себя на рынке как крупный поставщик компьютерной техники и комплектующих к ним; как предприятие осуществляющее монтаж крупных структурированных кабельных систем; как предприятие осуществляющее подключение к пульту охраны и установки различных устройств для обеспечения безопасности. Так же «Холмрок» имеет в своём подразделении сервисный центр, он зарегистрирован под торговой маркой «Холмрок - Сервис». «Холмрок - Сервис» позиционирует себя как крупный сервисный центр, осуществляющий как гарантийные, так и после гарантийные ремонты. «Холмрок - Сервис» имеет статус официального сервисного центра таких крупных производителей компьютерной техники как:

Список  сертификатов «Холмрок - Сервис» от крупнейших производителей: