Ведение электронного документооборота

 
Организация архивного хранения документов в электронном виде возможна как  средствами самой системы БОСС-Референт, так и путем интеграции СЭД  с электронным архивом (при особенно больших объемах электронных  документов).

  Предоставление  государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация  административных регламентов:

• предоставление  услуг государственными служащими  осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой  услуги и соблюдение сроков;
• снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;
• уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;
• система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
• существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

Порталы с информацией о госуслугах:

• порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
• портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;
• для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;
• размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

  Порталы (на платформе IBM Lotus), электронные архивы, системы по принципу «единого окна» являются дополнительными услугами, и не входят в комплект базовой поставки системы БОСС-Референт.  
 
Для автоматизации работы государственных органов и органов государственной власти разработана специальная версия — БОСС-Референт: Госуправление, учитывающая специфику задач государственных служащих.

     ИП  Зарожный предлагает внедрить систему электронного документооборота от 40 тыс.руб с учетом программного обеспечения. Конкурирующие фирмы(говорилось выше) предлагают  данную услугу от 60 тыс.руб.

     Внедрение электронного документооборота нашло  свое место в практике, а электронные подписи пока менее распространены, но это лишь вопрос времени, когда для всех станет повседневностью «верить не только бумажке». Однако использование электронных документов порождает и ряд определённых сложностей. Одной из главных проблем использования таковых документов является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа – электронная цифровая подпись.

     Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для  защиты данного электронного документа  от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа  электронной цифровой подписи и  позволяющий идентифицировать владельца  сертификата ключа подписи, а  также установить отсутствие искажения  информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной  цифровой подписи не гарантирует  абсолютную защиту электронного документа  от искажения значимой юридической  информации (справедливости ради, стоит  заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать невозможно, а уж поставить  малопонятную «закорючку» на бумаге куда проще, чем «подобрать» ключ сертификата электронной цифровой подписи). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

     На  данный момент законодательное регулирование  вопросов электронного документооборота находится в ведении Федерального агентства по информационным технологиям (ФАИТ) при Минпормсвязи, что, на взгляд автора, является явной недооценкой важности вопросов применения электронной цифровой подписи: вопрос об удостоверении юридических фактов на основе документа, по крайней мере, должен регулироваться в рамках структуры Министерства юстиции, но об этом чуть ниже.

   В современном российском праве электронная  цифровая подпись уже используется в нескольких сферах:

• Финансово кредитные отношения (ФЗ «Об инвестиционных фондах» 29 ноября 2001 года №  156ФЗ ст. 3 ч. 7, Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 10 ноября 2004 г. № 04908/пз «Об утверждении требований к формату электронных документов с электронной цифровой подписью, предоставляемых в федеральную службу по финансовым рынкам»).
• Налоговые отношения, в т.ч. отчётность (Приказ ФНС «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров» от 13 июня 2006 г. и др.).
• Организация выборов (ФЗ «О государственной автоматизированной системе РФ «Выборы» от 10 января 2003 года № 20ФЗ).

   Подробнее остановимся на институте так  называемых удостоверяющих центров. Указанный  Федеральный закон предусматривает  использование электронной цифровой подписи при совершении гражданских правовых сделок (ст. 1 ч. 2), по причине мало значимости которых законодатель, очевидно, счёл возможным передать регулирование указанных вопросов удостоверяющим центрам.

   Организационно правовая форма удостоверяющего центра в соответствии с Законом установлена лишь в самом общем виде – юридическое лицо, которое обладает «необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (ст. 8 ч. 1). То есть деятельность в сфере обеспечения подлинности электронной цифровой подписи может вести любое юридическое лицо, как коммерческое, так и некоммерческое, получившее в установленном порядке лицензию на подобный вид деятельности. Более того, удостоверяющим центром может быть организация, для которой деятельность по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи и обеспечение их сохранности не является основной.

   Указанные нормы законодательства являются примером формирования достаточно гибкой системы  учреждений, призванных обеспечить широкое  применение электронной цифровой подписи, поскольку предоставляют большую  организационно правовую свободу деятельности удостоверяющих центров и уполномоченного федерального органа исполнительной власти, обеспечивающего соблюдение норм Федерального закона.

Подобное  регулирование такой важной сферы, как удостоверение электронных  документов, тпорождает ряд вполне уместных замечаний:

1. Сфера применения норм гражданского права достаточно широка и не имеет ограничений по объему средств, являющихся предметом (или эквивалентом предмета) сделки и может возникнуть правовая ситуация, когда размер «необходимых материальных и финансовых возможностей» удостоверяющего центра будет явно недостаточным, чтобы ему «нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки», причинённые нарушением обязательств со стороны удостоверяющего центра.
2. Удостоверяющий центр несёт ответственность за убытки, причинённые лицу, вступившему в договорные отношения с Центром, очевидно, лишь в том случае, когда правомерность взыскания таких убытков установлена судом (т.е. речь идёт о доказывании нарушения договора со стороны удостоверяющего центра). Подобная ситуация подрывает сам смысл удостоверяющего центра: «Нотариальная функция (а именно эту функцию по отношению к электронным документам берёт на себя удостоверяющий центр – С.М.) имеет своим основанием точную констатацию юридических фактов и актов, а также сохранение доказательственной силы этих средств» (Папа Павел VI).
3. Законодательно вопрос о хранении электронных документов практически не урегулирован, но даже если какие-то нормативноправовые акты в этой сфере будут приняты, без экономического подспорья коммерческие удостоверяющие центры (а такая возможность законом не исключается) едва ли будут применять меры по сохранению электронных документов. Более того, в случае прекращения деятельности (ликвидации) удостоверяющего центра законом предусмотрена процедура передачи всех дел удостоверяющего центра на основании договора, но совершенно очевидно, что, кроме обязательств, ликвидирующемуся центру передать нечего, чем же должен руководствоваться тот удостоверяющий центр, который возьмет на себя новые обязательства? Правда в законе есть оговорка, что «сертификаты ключей подписей, не переданные в другой удостоверяющий центр, аннулируются и передаются на хранение … уполномоченному федеральному органу исполнительной власти» (ст. 15 ч. 2).

   В свете вышеизложенных замечаний  предлагается ряд организационноправовых мер, призванных устранить указанные недостатки или, по крайней мере, существенно уменьшить их возможные вредные последствия:

1. Создать единый государственный орган (наиболее уместно Федеральный удостоверяющий спец. центр при Министерстве юстиции) с правами разработки законодательных и нормативнометодических основ использования электронных документов на территории РФ (прежде всего, в сфере государственного управления и судебной защиты сделок, заключаемых с использованием электронноцифровых технологий, поскольку это наиболее значимые сферы государственного регулирования); этот центр будет организационнометодически помогать регулировать отношения в сфере применения ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также контролировать те сферы, которые государство сочтёт наиболее важными, что, видимо, следует сделать в форме постановления Правительства РФ (для такого нормативноправового акта необходима возможность оперативного внесения изменений). Вышепоименованный центр первоначально может быть относительно небольшим и представлять собой сообщество юристов, программистов, документоведов и архивистов (юристы будут заниматься вопросами законодательной и правоприменительной практики, программисты – отвечать за технические вопросы создания и функционирования информационных систем, документоведы и архивисты будут заняты вопросами методического плана и создания единообразных правил ведения электронной документации, а также хранения электронных документов) на правах постоянных консультантов.
2. В субъектах Федерации создать государственные органы исполнительной власти, регулирующие соблюдение законодательства в сфере электронной документации на территории субъекта РФ (гос. орган будет совмещать функции удостоверяющего центра и контролирующего органа, что позволит реально осуществлять принцип проведения единой государственной политики в указанной сфере, а также создать конкуренцию среди государственных и негосударственных удостоверяющих центров).
3. Утвердить специализированный классификатор видов гражданскоправовых сделок, подлежащих удостоверению с использованием электронной цифровой подписи, учитывающий при лицензировании юридического лица в качестве удостоверяющего центра (т.е. юридическое лицо, являющееся удостоверяющим центром, будет специально лицензироваться на удостоверение не всех, а лишь определённых видов гражданскоправовых сделок). На взгляд автора, при решении вопроса о лицензировании удостоверяющего центра необходимо принимать во внимание два важных условия: объём сделки в национальной валюте или ином эквиваленте и сфера правового регулирования.
4. Особое внимание следует уделить единообразию форм ведения электронной документации в однородных сферах правового регулирования, а также обеспечению юридическими гарантиями удостоверяющих центров и специальных государственных органов в сфере контроля за соблюдением законодательства в указанной области в части технической возможности осуществления возложенных на указанные учреждения обязанностей (программное и аппаратное обеспечение, квалифицированные кадры и проч.).

   Некоторые важные замечания по предложенным мерам. Первые два пункта это по сути дела предложения о построении единой системы государственных органов, контролирующих соблюдение законодательства в сфере электронного документооборота. Данную сферу нельзя отдавать в ведение  «саморегулирующегося рынка», поскольку  рыночные структуры будут иметь  своей целью получение прибыли, а не создание защищенной от преступных посягательств системы, которую  может, а главное должно и обязано  создать государство. Речь здесь идёт не о том, будут ли отвечать коммерческие удостоверяющие центры по своим обязательствам (вне всякого сомнения, заинтересованное лицо, чьи права нарушены, может обратиться с иском в суд и на такой центр), а о том, чтобы создать условия для минимизации возможности нарушения таких прав путём введения единых типовых правил организации деятельности удостоверяющих центров и даже договоров, которыми обязаны будут пользоваться эти самые центры (это достижимо принятием соответствующего ФЗ или даже Постановления Правительства РФ). Пункт третий указанных мер вводит специализацию в сфере электронного документооборота, позволяет разгрузить юридические лица, для которых деятельность по удостоверению электронноцифровых документов не является основной, от массы электронных документов, а также ограничивает максимальный размер суммы сделки, подлежащий удостоверению с использованием электронной цифровой подписи в конкретном удостоверяющем центре (к примеру, определенный центр может регистрировать сделки, общая сумма которой не превышает 250 тысяч рублей).

   По  мнению автора, имеет смысл ввести нормы обязательного страхования  деятельности удостоверяющих центров  по выдаче сертификатов ключей электронных  цифровых подписей по аналогии со страхованием вкладов коммерческих банков (в случае если центр нарушает обязательство  перед владельцем ключа электронной  цифровой подписи и по решению  суда обязан выплатить истцу определённую денежную сумму, которой центр не располагает, то здесь и будут  привлекаться средства организациистраховщика конкретного регистрационного центра; также эти средства можно использовать при решении вопросов о правопреемственности в случаи ликвидации удостоверяющего центра).

   Особое  внимание следует уделить проблемам  кадрового и программноаппаратного обеспечения не только удостоверяющих центров, но и всех заинтересованных государственных органов исполнительной и судебной власти.

   В сфере гражданско-правовых сделок важная роль отводится удостоверению сделок, которая возложена на органы нотариата в соответствии с ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.93 г. №44621 (вступили в силу 11.03.93.) и иными нормативно-правовыми актами предоставлено право совершать нотариальные действия. Объём сделок, которые необходимо заверять, огромен по причине распространенности гражданскоправовых отношений, в которые вступают как граждане, так и юридические лица и госорганы. В связи с этим возникает целый ряд проблем: