Выставки, организуемые при проведении конгрессов, выполняют главным образом функцию  дополняющих и иллюстрирующих экспозиций. Посетители этих выставок обычно не так многочисленны, но представляют собой круг высококвалифицированных специалистов.

   Классификация выставок в целом призвана всего  лишь помочь сориентироваться в мире ярмарок и выставок и свидетельствует  о том, что выставки весьма и весьма неоднородны. Каждая конкретная выставка, которую можно в большей или меньшей степени отнести к тому или иному  типу  обладает, в конечном счете, собственной индивидуальностью и характерными чертами, изменяющимися с течением времени.

 

    3. Роль государства  и профессиональных ассоциации в развитии выставочно-ярмарочной деятельности.

   Государственная поддержка выставочной деятельности может быть оказана в следующих  формах:

    -   организационной;

    - финансовой: в форме финансовой поддержки участия российских организаций в выставочно-ярмарочных мероприятиях; в форме оказания финансового содействия модернизации и реконструкции материально технической базы выставочной деятельности;

    -   информационной.

   Организационная поддержка со стороны государства должна оказываться:

   при подготовке и проведении приоритетных с точки зрения российской экономики  выставочно-ярмарочных мероприятий  на территории Российской Федерации (мероприятий  федерального, регионального и межрегионального значения);

   при организации участия российских организаций в выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом, имеющих наиболее важное значение с точки зрения торгово-политических и экономических интересов Российской Федерации.

   Организационная поддержка со стороны федеральных  органов исполнительной власти оказывается выставочно-ярмарочным мероприятии, имеющим приоритетное значение для развития отрасли, региона ни и Российской Федерации в целом.

   Необходимо  учитывать, что организационная  поддержка выставочно-ярмарочного  мероприятия тесно связана с информационной поддержкой и может выражаться:

   в оказании содействия со стороны федеральных  органов исполнительной власти в  привлечении российских организаций - участников выставки (ярмарки);

      В формировании организационного комитета - исполнительной дирекции, подготовке распоряжения Правительства Российской Федерации для подготовки наиболее значимых выставочно-ярмарочных мероприятий с целью координации деятельности федеральных органов исполнительной власти, повышения уровня мероприятия, придания ему статуса государственной поддержки;

   В привлечении представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам и посольств Российской Федерации в иностранных государствах, представительств Торгово-промышленной палаты Российской Федерации за рубежом к организации выставочно-ярмарочных мероприятий за рубежом, а также к приглашению иностранных участников для международных выставок и ярмарок на территории Российской Федерации.

   Финансовая  поддержка выставочных мероприятий; Федеральный орган исполнительной власти, на который Правительством Российской Федерации непосредственно возложена координация работы федеральных органов исполнительной власти и организаций в области выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации и за рубежом, ежегодно готовит предложения с целью предусмотреть в проекте федерального бюджета Российской Федерации на очередной год финансовые средства на развитие выставочно-ярмарочной деятельности.Комиссия Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности рассматривает и утверждает подготовленный вышеуказанным федеральным органом исполнительной власти совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, организациями и ведомствами перечень выставочно-ярмарочных мероприятий на очередной год, на которых планируются российские экспозиции с частичным финансированием за счет средств федерального бюджета.

   Финансовая  поддержка участия в выставочно-ярмарочных мероприятиях осуществляется в пределах средств, предусматриваемых как  в федеральном бюджете Российской Федерации, так и в бюджетах субъектов Федерации, а также за счет средств участников и спонсоров выставочно-ярмарочной деятельности.

   Финансовая  поддержка развития материально-технической  базы выставочной деятельности:По мнению Минэкономразвития России, с целью финансовой поддержки развития и совершенствования материально-технической базы выставочной деятельности необходимо рассмотреть вопрос о разработке программы развития материально-технической базы выставочно-ярмарочной деятельности.

   Указанная программа должна содержать данные о состоянии всех выставочных  комплексов Российской Федерации, их характеристики, описание проводимых выставочных мероприятий, экономико-финансовые показатели, расчет прибыли и убытков за предшествующий год, общую оценку финансового состояния комплекса, потребность в финансировании текущей деятельности, бюджетной эффективности комплекса за предшествующий год, проект развития комплекса с экономико-финансовыми показателями, план ввода дополнительных мощностей, план-график инвестиций, оценку экономического эффекта от реформирования выставочной деятельности комплекса и перспективы развития комплекса.

   Основное  внимание в указанной программе  должно быть уделено вопросам привлечения  инвестиций, в том числе, иностранных, дня осуществления проектов, связанных с реконструкцией и модернизацией выставочных комплексов, а также обоснованию возможности выделения с этой целью финансовых средств из федерального и региональных бюджетов.Информационная поддержка: Основной задачей информационной поддержки является создание интегрированной информационной системы обеспечения выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации опирающейся на:

• информационные ресурсы Торгово-промышленной палаты Российской Федерации и ее зарубежных представительств;единые телекоммуникационные комплексы представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах;
• информационные возможности межрегиональных ассоциаций экономического взаимодействия субъектов Федерации, отраслевых ассоциаций и союзов экспортеров;
• информационные возможности федеральных органов исполнительной власти (в частности, ресурсы уполномоченных Минэкономразвития России в субъектах Федерации, региональные представительства ряда других федеральных органов исполнительной власти).

   Эта консолидированная информационная система позволит организовать информационное обеспечение российских товаропроизводителей потенциальных участников выставочно-ярмарочных мероприятий - по широкому спектру представляющих практический интерес вопросов, в том числе, с использованием международной сети Интернет и средств массовой информации. Данная система должна будет охватывать как подготовку и проведение выставок и ярмарок на территории Российской Федерации, так и содействие участию российских организаций в выставочных мероприятиях за рубежом. При организации российского участия в приоритетных выставках за рубежом особую роль призваны сыграть представительства Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах. В их функции входит развертывание информационной кампании в средствах: массовой информации страны пребывания о предстоящем участии в выставка; российских организаций, привлечение к предстоящему событию в выставке потенциальных иностранных партнеров российских товаропроизводителей-экспортеров, а также предоставление российским организациям подробных данных об условиях участия в соответствующем мероприятии.

    

   4. Работа персонала  на ярмарке или выставке.

   Основная  роль в обеспечении успешного  участия фирмы в ярмарке или выставке принадлежит персоналу, занятому в проведении данного мероприятия. Этот персонал должен пройти соответствующее обучение и с ним необходимо .провести инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данной ярмарки или выставки. А именно, прежде всего следует рассмотреть:

   -- цели участия в ярмарке или  выставке;

   -- распорядок работы сотрудников  фирмы;

   -- обязанности отдельных сотрудников  во время проведения данного  мероприятия;

   -- график дежурства на стенде;

   -- порядок работы со средствами массовой информации;

   -- перечень услуг, предоставляемых  на ярмарке или выставке;

   -- сегменты возможных посетителей;

   -- возможные модели поведения посетителей  ярмарки или выставки;

   -- порядок проведения маркетинговых  исследований;

   -- состав экспонентов;

   -- основные качественные параметры  представляемых товаров, их цена  и конкурентные преимущества;

   -- порядок регистрации всех пожеланий  и рекомендаций посетителей ярмарки  или выставки;

   -- порядок подведения итогов участия  фирмы в ярмарке или выставке и др.

   Обсуждение  всех указанных выше вопросов является, безусловно, необходимым условием для  успешной работы персонала на ярмарке  или выставке. Однако практическая реализация обсужденных вопросов, несомненно, зависит от подбора персонала, его квалификации. Что касается квалификации персонала, участвующего в работе ярмарки или выставки, то она должна удовлетворять определенным специфическим требованиям, это прежде всего:

   -- высокий уровень теоретических  и практических профессиональных  знаний;

   -- уверенное поведение и находчивость  во время нестандартных ситуаций;

   -- хорошо поставленная речь;

   -- знание иностранных языков;

   -- опыт работы на ярмарках и  выставках;

   -- умение работать со средствами  массовой информации;

   -- умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.

   Свои  профессиональные знания персонал ярмарки  или выставки реализует как работая  на стенде фирмы, так и за его пределами. Что касается работы на стенде, то здесь  первоочередными задачами персонала  являются привлечение как можно большего числа посетителей стенда и установление контактов с посетителями, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности.

   Работа  персонала вне стенда сводится прежде всего к:

   -- изучению специфики ярмарки или  выставки в целях участия в  ее работе в будущем;

   -- изучению товаров фирм-конкурентов,  их цены и каналов распределения;

   -- генерации идей о разработке новых товаров;

   -- поиску новых посредников;

   -- поиску новых стратегических  партнеров;

   -- исследованию путей и возможностей  продвижения товаров на целевые  рынки.

   При решении сформулированных задач  персонал фирмы учитывает реальные результаты, подводит итоги участия в ярмарке или выставке и разрабатывает, рекомендации по устранению выявленных недостатков.

 

   5. Фирмы организаторы  выставок.

   Выставки  стали хорошей традицией в  нашем городе. В среднем ежедневно  посетителями каждой универсальной  ярмарки становятся около 3000 человек, проходимость специализированных выставок - порядка 2000 человек. Выставоночное предприятие Торгово-промышленой палаты Республики Коми ООО «Коми ЭКСПО» организует выставки в республике и за ее пределами с 2002 года. Сегодня ООО «Коми ЭКСПО» является единственным предприятием в Республике Коми, имеющим специально оборудованное выставочное помещение, расположенное в центре международной торговли в деловой части города Сыктывкар неподалеку от мери и зданий, республиканских органон власти. ООО «Коми ЭКСПО» занимается организацией и проведением как специализированных, так и универсальных выставок и ярмарок. Они имеют разную специфику, но всегда одинаково интересны. Добыча нефти, газа и угла, лесная, строительные индустрии, - ведущие отрасли промышленности Республики, поэтому проведение таких выставок в Республике не случайно. Предприятия Республики Коми имеют богатый опыт и всегда открыты для делового сотрудничества.