Анализ и контроль как функции менеджмента

      Существует  три основных типа планирования.

      Стратегическое  планирование (высший уровень) – это  попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции  наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет  поведение конкурентов. Главная  задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

      Тактическое планирование (средний уровень) –  это определение промежуточных  целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического  планирования лежат идеи, которые  были рождены при стратегическом планировании.

      Оперативное планирование (низший уровень) – это  основа основ планирования. В оперативных  планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую  систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и  главных целей организации.

      Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при  составлении планов.

1. Полнота планирования – учитываются все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.
2. Точность планирования – использование современных методов и средств для обеспечения точности прогнозов.
3. Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.
4. Непрерывность планирования – планирование это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.
5. Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования. ³

2.3. Функция организации

      Реализация  планов требует организации, которая  представляет следующий этап менеджмента.

      Под организацией понимается процесс:

• Определение рациональных форм разделения труда;
• Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
• Разработки структуры органов управления;
• Регламентация функций, подфункций, работ, операций;
• Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• Подбора и расстановки кадров.

      Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс  создания системы, во-вторых, как процесс  ее совершенствования, упорядочения.

      Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители –  независимо от ранга. Однако, хотя смысл  этой концепции состоит в делегировании  прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям  и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

      Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так  и внутреннее ее окружение.⁴

      Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

      Принцип разделения труда. Основной смысл –  все виды деятельности предприятия  должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

      Для преодоления отрицательных последствий  узкой специализации труда, целесообразно  расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников  к принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

      Скалярный принцип. Относится к цепочке  прямых должностных отношений руководителей  и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в  организации. Чем отчетливее линия  должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней  процесс принятия решения и коммуникации.

      Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

      Еще одной важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации)  полномочий (власти).

      Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.⁵

2.4. Мотивация и стимулирование.

      Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

      Теории  мотивации основаны на определении  потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание  отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

      К числу таких теорий относят теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.⁶

      Теория  А. Маслоу:

1. Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).
2. Поведение человека определяет самая нижняя неудовлетворенная потребность.
3. После того как потребность удовлетворена, ее мотивирующее воздействие прекращается.

Теория  МакКлелланда:

1. Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти, успеха и принадлежности.
2. В настоящее время важны эти потребности высшего порядка, поскольку потребности низших уровней, как правило, уже удовлетворены.

Теория  Герцберга:

1. Потребности делятся на гигиенические факторы и мотивации.
2. Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.
3. Мотивации, которые примерно соответствуют потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение человека.
4. Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам вникнуть  в сущность проблемы.

      В связи с тем,  что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

      во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;

      во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации работников;

      в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был  полностью мотивирован и работал  с полной отдачей, он должен четко  представлять себе, чего от него ждут.⁷

      Система стимулирования – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих  стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.

      Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

      Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение  условий труда).

      Нематериальные  стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка  и одобрение), творческих (повышение  квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск). ⁸

Таким образом, мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками  справедливого вознаграждения за выполненную  работу.

2.5. Контроль.

      Контроль, как правило, ассоциируют с властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

      В сомом общем виде контроль можно  представить  как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.⁹

      Контроль  – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений  функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.

      Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

      Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет  фиксировать ошибки, сознательные и  несознательные нарушения  и исправлять их до того, как они возникнут  на пути достижения цели. Вместе с тем  контроль позволяет определить, какая  деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.¹⁰

      Эффективное сочетание различных видов контроля с учетов параметров внешней и  внутренней среды – залог успешного  функционирования организации.¹¹

  Контроль, учет, анализ – система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.

  Контроль  – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

  Содержание  контроля как функции менеджмента  заключается в своевременном  обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды (рис.3.2).

  Контроль  – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.

  Задачи  контроля:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

  Значение  контроля:

• завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
• производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

  Процесс контроля включает:

• установку стандартов, выработку критериев оценки;
• изменение фактических результатов;
• принятие необходимых корректирующих действий.

  По  форме осуществления контроль может быть:

• внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
• внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.