Информационное обеспечение финансового менеджмента

6) данные с фондовых и валютных бирж – о торгах финансовыми инструментами и валютой;

7) иную информацию.

Использование всей поступающей внутренней и внешней информации на предприятии необходимо для создания комплексной системы информационного обеспечения финансового менеджмента.

Потребители финансовой информации о деятельности предприятия для решения своих задач прибегают к различным источникам ее получения, в зависимости от выполняемых ими функций. Для финансового менеджера информация должна быть доступной и полной.

Основу информационного обеспечения составляет информационная база, в состав которой входят пять блоков (в соответствии с рисунком 1).

Рисунок 1 – Информационная база финансового менеджмента

В состав первого блока входят законы, постановления и нормативные акты. Информация этого блока необходима потому, что предоставленные в нем документы обязательны для исполнения.

Второй блок включает нормативные документы государственных органов. Не все документы этого блока носят обязательный для исполнения характер.

В третий блок входит бухгалтерская отчетность, которая является наиболее информативным и надежным источником, характеризующим имущественное и финансовое положение предприятия. Состав и структура отчетности периодически меняются.

Для составления и развития рыночных отношений подготавливают и представляют статистические данные в финансовой сфере (четвертый блок). Он необходим и важен при принятии решения в области управления финансами.

Последний блок – несистемные данные – включает в себя сведения, которые не имеют непосредственного отношения к информации финансового характера (официальные статистические данные, имеющие общеэкономическую направленность, а также данные аудиторских компаний) или функционируют вне какой-либо системы (неофициальные данные и данные, публикуемые в различных средствах массовой информации).             

По своим аналитическим возможностям рассмотренные источники информации можно разделить на две большие группы:

1)     Источники, характеризующие собственно имущественное и финансовое положение компании (основу составляет бухгалтерская отчетность);

2)     Источники, характеризующие окружающую среду (в основу входит статистическая финансовая информация).

Организационная сторона информационного обеспечения может быть построена в зависимости от финансовых, технических и других возможностей хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим состав сметы и бюджетной отчетности. Они также могут дать менеджеру необходимую информацию для принятия управленческих решений.

Смета – это обобщенное понятие сметной документации, представляет собой документированный план денежных средств для финансирования расходов организации (смета строительных работ, смета затрат на производство).

Сметная документация может включать в себя различные документы: объективные сметы, локальные сметы, сводные сметные расчеты.

Смета расходов состоит из трех основных разделов:

- общие сведения об организации, общая сумма расходов с распределением по кварталам и направлениям расходов;

- оперативно-производственные показатели, необходимые для определения расходов;

- расчеты по отдельным статьям сметы.

Смета состоит из статей, каждая из которых содержит однородную группу расходов, носящих строго обязательный характер.

Одной из разновидностей смет, применяемых в финансовом анализе, является гибкая смета. В отличие от традиционных жестких смет, составляемых только для одного уровня деловой активности, гибкая смета приспособлена к меняющимся условиям деловой активности.

Уровни деловой активности, заложенные в гибкую смету и представляют собой управленческие решения[5].

Бюджет представляет собой документ, который обеспечивает взаимосвязь расходов организации с имеющимися или возможными доходами. Бюджет - это финансовый план в стоимостном выражении.

Основное различие между сметой и бюджетом заключается в том, что смета – это документ (расчет), содержащий информацию для планирования и анализа регулируемых затрат на уровне производства, а бюджет (расчет) – на уровне финансов организации. Однако при существующих различиях выполняемой роли, бюджет и смета взаимосвязаны между собой процессом бюджетирования.

Под бюджетированием следует понимать с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой – управленческую технологию, которая предназначена для повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.

Кроме бухгалтерской отчетности существуют различные формы управленческой отчетности, которые менеджеры используют для принятия управленческих решений (в соответствии с рисунком 2).

Управленческая отчетность – это система взаимосвязанных показателей, определяющих финансовые и иные результаты деятельности организации, основанные на отражении текущих и предполагаемых событий хозяйственной деятельности по организации в целом и в разрезе сегментов управленческого деления, используемую для нужд управления хозяйствующим сегментом.

Главная цель управленческой отчетности состоит в обеспечении руководства компании максимально полной информацией, необходимой для эффективной работы.

Рис. 2 - Классификация внутренней управленческой отчетности

Внутриорганизационная управленческая отчетность занимает особое место в системе отчетной информации о деятельности организации. В отличие от бухгалтерской отчетности, предназначенной как для внешних, так и для внутренних пользователей, внутриорганизационная отчетность содержит информацию, формируемую по запросам лишь внутренних пользователей.

Таким образом, менеджеру необходима информация различного характера, внутренняя и внешняя, с различной степенью детализации для того, чтобы принимать решения, делать выводы и строить прогнозы.

1.3  Требования, предъявляемые к информации

К данным, потенциально несущим информацию, предъявляются различные требования: достоверность, своевременность, необходимая достаточность, точность, конфиденциальность, сопоставимость достаточность. Каждое из этих требований имеет определенную интерпретацию.

Первостепенное требование, которое предъявляется к информации это полезность, т.е. удовлетворение пользователей информации. Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями.

В наиболее общем виде «достоверность» - это форма существования истины, обоснованная каким-либо способом. Достоверность данных, используемых в анализе, в значительной мере определяется надежностью источника. Поэтому наиболее достоверными являются данные бухгалтерского учета, поскольку они могут быть подтверждены экспериментально. Достоверность информации означает гарантию правдивости и объективности предоставляемых данных, что предполагает необходимость указания методов учета, а также процедур учета и оценки, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение предоставляемой информации и проверить ее.

Исключительно важным является требование своевременности, т.е. способность информации повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы, поскольку для финансового менеджера имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время. Так, информативность данных о котировках ценных бумаг совершенно разнится в момент их объявления, и например, неделю спустя.

Не все данные, необходимые для анализа и принятия управленческих решений, могут быть представлены в виде документов и конкретных экономических показателей. Часть показателей имеет качественный, трудно формализуемый и субъективный характер. Именно поэтому требование необходимой достаточности исходных данных не имеет однозначного решения.

Требование достаточной точности исходных для анализа данных особенно актуально в отношении сведений, подготавливаемых в системе бухгалтерского учета.

Возможность сравнивать показатели отчетности фирмы с данными по другим фирмам представляет собой требование сопоставимости. Соблюдение этого требования предполагает применение набора определений, единиц измерения, методики обработки данных, сроков отчетности, соответствующих национальным или международным стандартам отчетности.

Доступность и понятность информации – представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы представления отчетности отражали существо вопросов, были четкими[6].

Конфиденциальность информации – предоставление пользователям лишь той информации, которая не нанесет ущерба фирме со стороны конкурентов. Отсюда строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за содержанием и характером отчетной информации.

Возможность обеспечения качества информации ограничены рядом факторов:

- Своевременность – руководству компании необходимо обеспечивать своевременное предоставление отчетности и надежность информации. В целях своевременного предоставления сведений бывает необходимо предоставить отчетность еще до того как будут известны все аспекты операции снижая таким образом надежность данных. И наоборот, если предоставление отчетности откладывать до выяснения всех аспектов, то информация станет надежной, но она не будет предоставлять ценности. При достижении баланса между уместностью и надежностью решающим становится фактор, наилучшим образом удовлетворяющий потребности пользователей.

- Баланс между выгодами и затратами – выгоды от использования информации должны превышать затраты на ее формирование и предоставление.

- Достоверное и объективное представление – обеспечение основных качественных  характеристик и применение соответствующих стандартов обычно и дает требуемый результат: финансовая отчетность гарантирует достоверность и объективность содержащейся в ней информации.

Менеджер должен удовлетворять свои информационные потребности для принятия эффективных решений.

2 Компьютерные технологии поддержки информационной базы финансового менеджмента

2.1 Электронная обработка данных и информационные технологии как инструмент управления информацией

Проведение анализа по данным финансовой отчетности требует ежедневной структуризации большого объема исходных данных и постоянного использования статистических методов обработки финансовой информации, что обеспечивается возможностью получения и анализа базовых показателей финансовой отчетности с помощью компьютерных технологий.

Использование компьютерных программ для целей анализа предполагает наличие определенной методической основы и алгоритма обработки первичной учетной финансовой информации для поддержки принятия управленческих решений. Значимость таких программных продуктов в финансовом менеджменте определяется степенью полноты и достоверности используемых данных при создании информационной базы финансового менеджмента на основе современных информационных технологий.

Информационные технологические процессы представляют собой совокупность методов и программно-технических средств для сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации с целью получения информации нового качества, снижения трудоемкости и повышения эффективности использования информационных ресурсов.

Внедрение автоматизированных систем обработки информации повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на сбор и обработку информации.

Автоматизированная обработка экономической информации с применением средств связи и оргтехники позволяет менеджерам получить  точные сведения об объемах работ, проделанных за любой отрезок времени, об использовании трудовых и материальных ресурсов, о себестоимости и трудоемкости отдельных видов продукции. На основе этих данных осуществляются расчеты экономической эффективности производства, его отдельных отраслей и видов продукции, контролируется ход производства. Дальнейшая автоматизация управленческого труда способствует сокращению и удешевлению аппарата управления. Благодаря использованию современных информационных технологий в сфере управления повышается качество экономической информации, ее точность, объективность, оперативность и возможность принятия своевременных управленческих решений[7].