Создание модели электронного документаоборота

4) наличие средств  разграничения полномочий и контроль  за доступом к документам;

5) автоматическое отслеживание  версий и подверсий документов;

6) наличие утилит для  просмотра документов разного  формата;

7) возможность аннотирования  документов;

8) поддержка различных  клиентских программ [Куциняк 2003: 18-23].

Система автоматизации  делопроизводства может быть реализована  как в виде самостоятельной разработки, так и в виде специальных модулей  в составе корпоративных информационных систем предприятия.

Выбор системы комплексной  автоматизации делопроизводства относится  к компетенции делопроизводственных служб. Учитывая, что на рынке программного обеспечения в настоящее время  представлено множество продуктов, относящихся к классу систем комплексной автоматизации, как зарубежных, так и отечественных производителей, задача выбора становиться значительно сложнее. Специалисты считают, что при принятии решения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками систем на предмет удовлетворения поставленных требований. Таким образом, можно выделить несколько групп требований:

- бизнес-требования;

- требования к программному  обеспечению.

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в  делопроизводстве организации, которые  предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам.

Несмотря на разнообразие комплексных систем автоматизации  ДОУ, их основу формируют следующие типовые информационные технологии, выделенные Г.Ю. Максимовичем:

1. Технологии обработки изображений документов (Imaging System). Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования.
2. Технология оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR). Предназначена для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображения документов. На основе технологии OCR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу.
3. Системы управления документами (СУД). Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной (текстовой) информации. Системы типа СУД позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирования, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям – разделам, многоуровневая защита данных) реализовывать функции управления документом на уровне его структурных компонентов (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикаций документов на Web-сайте и другое. Данный класс систем считается универсальным, то есть автоматизирующим  весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство: от разработки и создания проекта документа до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.
4. Системы управления контентом (от английского content – содержание, суть). Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов.
5. Системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и по системе взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Данные системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.
6. Технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу groupware  - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме того, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам, системы синхронизации изменений в различных базах данных, система обмена информацией [Максимович 2005: 52-56].

     На сегодняшний  момент такое распределение систем  достаточно условно, так как  последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например платформа  Lotus Domino.

 

1.5. Характеристика  систем электронного управления  документами (ЭУД)

 

Для решения тех проблем, которые указанны выше,  крупные  предприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения, прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем. Корпоративная информационная система (КИС) - система, пользователем которой может быть только ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников корпоративной информационной системы.

Одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные  цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

1. Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.
2. Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.
3. Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).
4. Оптимизация существующих деловых процессов.
5. Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции, обобщенные Л.А. Сысоевой:

• управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования.
• Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.
• Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:

- регистрация документов

- рассылка

- постановка  на контроль исполнения

- контроль версий

- полнотекстовый  поиск

- ведение  контрольных журналов

           - работа с шаблонами

           - уведомление об изменениях и  другие.

• Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
• Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
• Защита данных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:

            - средства защиты и шифрования промышленного уровня

            - полномасштабные средства идентификации  пользователей

            - средства RSA и SSL

• Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.
• Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

   Ядро СЭУД реализует  стандартные процессы работы  с входящими, исходящими и внутренними  документами. Следовательно,  для  данного блока системы целесообразно  использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

 

1.5.1. Выбор  эффективной СЭУД (классификация  систем электронного управления  документами)

 

Выбор действенной системы  управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства  отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими  затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам  организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Системы электронного управления документами включают:

1) системы  электронного документирования (делопроизводства);

2) системы  электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы  управления документами строились как вертикальные приложения и были предназначены для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
• Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
• Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
• Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых,   интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих,  интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
• Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
• Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
• Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
• Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
• Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая  поддержка распределенного управления различными информационными материалами (документами) на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования. Обеспечение полного жизненного цикла работы с документами включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

 

Таблица 3.

Классификация систем электронного управления документами

Характеристика	Системы электронного управления документами
	Системы электронного документирования		Системы электронного документооборота			Корпоративные системы электронного управления документами
1	2		3			4
Функциональное  назначение	Обеспечивают  работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм		Обеспечивают  строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий			Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика  событий и процессов	Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль		Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом			Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка
		исполнения)		жизненного  цикла документа)	процессов работы с документами в масштабах всей организации
Уровень автоматизации процессов		Системы, ориентированные  на бизнес-процессы		Системы, ориентированные  на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ	Системы, ориентированные  на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи		Сотрудники  ограниченного числа структурных  подразделений		Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные  в какой-либо общий бизнес- процесс	Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации