Создание модели электронного документаоборота

В ходе нашего исследования, мы обозначили особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

1) корпоративность - система  может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;

2) полиструктурность  - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;

3) высоконадежный механизм доставки информации - использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;

4) сложные перекрестные  связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;

5) организация так называемого «сквозного документооборота» - система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.

   Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:

• подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент Internet Explorer - в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
• прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство») [Кочеткова 2006: 20];
• планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
• подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

Кроме того, все  системы  «CompanyMedia» представляют:

• разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;
• механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);
• возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
• единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.

По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001 [www.inttrust.ru].

 

2.3.2. Краткие  характеристики системы «БОСС-Референт» 

 

Система «БОСС-Референт»  разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку  следующих процессов:

• подготовка и согласование документов;
• подготовка, и исполнение и контроль поручений;
• обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные  процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

• управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
• хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
• поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
• поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как, безусловно надежные.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001         [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru].

 

2.3.3. Краткие характеристики системы  «Optima Workflow»

 

Данная система разработана  компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• централизованное хранение документов в электронном виде;
• формализацию процедур создания и обработки документов;
• наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
• единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange [http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].

Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации  о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

 

2.3.4. Краткие  характеристики системы  « Documentum»

 

Данная система –  это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости  сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

   Documentum обладает следующими возможностями:

• масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
• рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
• поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;
• сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
• управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
• управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
• печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
• потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

     По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

 

2.3.5. Краткие  характеристики системы «Landocs»

 

Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства [http://www.boss-referent.ru/www.landocs.ru].

Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные параметры  системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

• регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
• рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
• хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
• контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;
• поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
• поддержку нескольких версий одного документа;
• сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
• интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
• «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
• при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
• организацию архивирования документов;
• регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
• возможность доступа к информации через сеть Internet;
• интеграция с другими приложениями через OLE;
• система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.