Создание модели электронного документаоборота

Каждому пользователю системы  «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

 

2.3.6. Краткие  характеристики системы  «Дело»

     Система  автоматизации делопроизводства  и документооборота «Дело» была  разработана ЗАО «Электронные  офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

   Функциональные возможности:

 

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
• регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
• ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
• пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

     Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

     В качестве  средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.

     Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

     По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта  на соответствие ГСДОУ [http://www.boss-referent.ru/www.eos.ru].

 

2.3.7. Краткие характеристики системы  «Евфрат-Документооборот» 

 

Данная система  была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

 «http://www.evfrat.ru/about/ - 2#2ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;
2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
3. осуществлять мгновенный поиск информации;
4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
6. организовать долговременное хранение документов организации;
7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3#3

• регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• постановка документов на контроль;
• возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
• возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
• поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
• протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
• подготовка и печать журналов и отчетов;
• рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
• возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС  «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:

поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

интеграция  с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

контроль и  анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов  [www.evfrat.ru].

Особенностью системы  АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Информации  о наличии сертификата соответствия ГСДОУ отсутствует.

 

2.4. Последние  разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота

 

На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так  и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.

Ниже нами представлены несколько  последних разработок систем, информация о которых в  относительно полной мере представлена разработчиками.

 

2.4.1. АС «DocFlow 2006»

 

В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем электронного документооборота.

По мнению разработчиков, новая система воплотила в себе все последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях [www.docflow.ru].

Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет документов, ведение единых корпоративных классификаторов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями (в том числе удаленными), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами. Адаптированная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с данными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.

За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с возможностью контекстного поиска внутри этого информационного массива. Безопасность и достоверность информации достигается за счет разграничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство работы - обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю размещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов'MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам, другим материалам проектной документации и их сканированным копиям.

Развивая  принципы электронного документооборота, новая версия системы «Кодекс» учитывает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет значительно ускорить процесс обработки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих кодов в базе данных.

В числе новых  решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий пользователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Работая с консолидированными данными, пользователь сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таблицы, избегая рутинных и сложных операций.

Наряду с  новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возможности ее масштабирования и динамической настройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности пользователя, вводить новые атрибуты и классификаторы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.

 

2.4.2. АС «Летограф» 

 

 «ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей системы управления документами и бизнес-процессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.

ABBYY Recognition Server, интегрированный в универсальную многофункциональную систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ, позволяет:

• автоматизировать конвертирование в/из формата PDF и распознавание документов, составленных на разных языках;
• быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;
• сохранять документы в различных форматах;
• масштабировать файлы в промышленных количествах.

ABBYY Recognition Server наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информации, перевод документов из бумажного архива в электронный вид.

На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирована не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Планируется активно вести работу и с зарубежными заказчиками. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предложить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную.

Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встроенным серверным приложением ABBYY Recognition Server [www.letograf.ru].

 

2.4.3. АС «ДЕЛО  – Старт»

 

Компания «Электронные офисные системы» разработала новую  однопользовательскую версию системы  «ДЕЛО»- «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine (MSDE).

Система «ДЕЛО-Старт» - это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях.

Система «ДЕЛО-Старт» обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций: