Создание модели электронного документаоборота

 

1.5.2. Структура  рынка программных продуктов в области  ЭУД

 

На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.        
2. Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs   («Ланит»), Optima   Workflow  («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем. 

Следует отметить, что  платформа IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной работы» (ICE — Integrated Collaborative Environment),где также представлены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

     Более подробно про системы  электронного документа и способах  их внедрения будет рассказано  далее в  главе 2.

 

 

1.5.3. Предлагаемое  решение внедрения корпоративной   СЭУД

 

Для проведения анализа использования и внедрения автоматизированных технологий в области управления документами целесообразно разделить все структурные подразделения организации на функциональные группы (например):

• административные подразделения;
• эксплуатационно-технические подразделения;
• социально-бытовые подразделения.

     Затем выделим  основные автоматизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структурных подразделений.

Административные  подразделения:

• функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды, автоматизирующие  базовые  бизнес-процессы и обеспечивающие поддержку функций управления ими;

• система автоматизации делопроизводства (Управления делами);
• автоматизированная система подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

• автоматизированная система по учету кадров (Управление кадрами);

• система электронного документооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-технические подразделения:

• функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;
• автоматизированная система для службы главного инженера;
• автоматизированная система для службы  главного энергетика;
• автоматизированная система для службы главного механика;
• общекорпоративная система электронного управления документами.

     Социально-бытовые подразделения:

• функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;

• общекорпоративная система электронного управления документами.

Базовая программная  платформа.

В качестве базовой программной  платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причинами.

1. Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть наличие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus 
   Notes/Domino, сокращает затраты на приобретение программных средств и платформ.
2. В организации в настоящий момент  используются прикладные автоматизированные информационные системы, реализованные на 
   платформе IBM Lotus Notes/Domino.
3. Организация имеет территориально распределенную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределенной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

• ядро системы;
• множество функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной  системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные  подсистемы общекорпоративной системы электронного управления документами могут быть реализованы на любой платформе, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые  этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).
3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.
4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).
5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

  Таблица 4. 

Примерная таблица работ

 

№	Задачи	Сроки исполнения	Результат	Исполнители
1	2	3	4	5

 

Этап 2. Проектно-технологический 

   Основные задачи  этапа:

1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.
2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.
3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.
4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.
5. Разработка программы и методики  приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение  системы

   Основные задачи  этапа:

1. Проведение опытной эксплуатации.
2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.
3. Проведение приемочных испытаний.

 

1.6.Системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД)

 

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства  и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух  уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной  версии САДД создает основу единого  документационного обеспечения  управления, охватывающего центральный  аппарат и территориально удаленные  подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной  и совместной работы с документами  в подразделениях организации  на основании единого Регламента  работы с документами;

- объединение потоков  электронных документов между подразделениями организации;

- использование общей  для всех подразделений организации  системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов  (таких как перечень организаций,  номенклатура дел), однотипных форм  регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

- обеспечение унификации  управленческой документации и  сокращение количества форм и  видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации  электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

 

Глава 2.

Выбор автоматизированной системы

 

1. . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

 

Как было сказано уже  выше,   использование корпоративных  систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время  на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

• российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;
• полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С,  «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima,    «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система  автоматизации документооборота и  делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к  проблеме выбора автоматизированной системы  ДОУ (АСДОУ) [Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33]. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для  учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного  хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть  своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в  дополнение к автоматизации  традиционного  делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в  электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и  создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию  САДД с другими прикладными системами организации [Витин 2004: 54].