Анализ менеджера с документами

Федеральное агентство по образованию

ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого  Президента  России Б.Н. Ельцина»

Институт образовательных информационных технологий

Факультет дистанционного образования

Кафедра «Управления персоналом и  психологии»

 

 

 

Курсовая работа

Дисциплина : «Организация труда персонала

Тема : «Анализ менеджера с документами»

 

 

Семестр 9

Преподаватель                                                              Обласова Л. З.

Студент гр.№ ФОЗ-500624дс                                            Терещенко М.А.

 

№ зачётной книжки ____________

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение	3
Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов	5
Организация работы с документами	5
Профессия – менеджер	13
Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Элтиз»	16
Характеристика и основные показатели ООО «Элтиз»	16
Анализ работы с документами в ООО «Элтиз»	23
Заключение	35
Список литературы	36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Актуальность выбранной темы работы проявляется в том, что управление предприятием неизбежно требует  создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Правильная организация личной работы предполагает овладение такими видами труда менеджера, как работа с документами, осуществление служебных  контактов и бесед, проведение собраний и совещаний. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений  выступает документ.

Документы – носители первичной  информации, именно в документах информация фиксируется впервые. В процессе управления информация, зафиксированная  в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством  его исполнения, источником для анализа  и обобщений, материалом для справочно-поисковой  работы. Кроме того, на работу с документами  современные менеджеры тратят до 20% рабочего времени, что обуславливает  актуальность вопросов рационализации данного процесса.

Целью данной курсовой является рассмотрение современной теории и практики рациональной организации работы сотрудников  управленческого звена предприятия  с документацией.

Задачи работы:

1. Выявить сущность управления  документацией предприятия. 

2. Охарактеризовать процесс организации  документооборота в современной  организации на примере ООО «Элтиз».

Для написания работы использованы нормативные источники, учебные  и методические пособия в области  документоведения, делопроизводства, материалы статей периодических  изданий, литература в области менеджмента, маркетинга.

Курсовая работа изложена на 38 страницах, состоит из  2 глав. Список литературы состоит из 27 наименований

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

 

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение [22, с. 47]

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются  ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией [26, с. 58].

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов [21, с. 92]

В документационном обеспечении предприятия  можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами  начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами  не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними  документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа  адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после  подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы [24, с. 101].

Регистрация может проводиться  для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все  группы документов проходят одни и  те же операции: использование в  справочно-информационной работе в  течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).

Инструкция по делопроизводству разрабатывается  для установления единого порядка  составления документов и организации  работы с ними на конкретном предприятии.

Обработка исходящих документов состоит  из следующих операций:

• составление проекта документом исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело [13, с. 25]

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев  проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами  предприятия. Такое согласование оформляется  визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись  руководителю организации. Вместе с  ним могут быть предоставлены  другие документы, на основании которых  составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Организация работы с документами допускает, что руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" [18, с. 82].

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• номер документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в  то же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса  подшиваются в дело с исходящей  перепиской [13, с. 28].

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие документы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов дела [22, с. 47].

Первичная обработка входящих документов заключаются в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При  отсутствии приложений или листов документа  ставится в известность отправитель  и делается отметка на самом документе  и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или  частично не читаем, об этом также ставиться  в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции  необходимо соблюдать право граждан  на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который  имеет к ней допуск [9, с. 82].