Анализ менеджера с документами

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения  документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется  автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа  в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется  на приложениях к документу, а  также проспектах, каталогах и  других материалах, не подлежащих регистрации.

Организация работы с документами закрепляет также факт, что секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться [9, с. 118]

На документах, передаваемые в структурные  подразделения, в правом верхнем  углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение  структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются  их фамилии и инициалы [2].

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных  лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора  и т.п.

При наличии в организации локальной  сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК [2]

В значительной степени облегчает  процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей фирмы, структурных подразделений или  исполнителей. Поступающие документы  просто раскладываются по соответствующим  секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также  использовать специальные папки  с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных  документов и т.д.). Эти документы  подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности  секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему  необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами [16, с. 18-19].

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в  адресе указания структурного подразделения  или фамилию работника предприятия.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения  руководителю предприятия. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены  в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные  продукты имеют шаблоны стандартных  резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и  срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно  заносятся секретарем-референтом в  регистрационный журнал. Резолюция  может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции  указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций по организации работы с документами, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев  в обработке документов, создать  условия для их своевременного и  качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы  в день их поступления и в тот  же день (в крайнем случае, на следующий  день) возвращать секретарю-референту [6, с. 23].

Стремление отдельных руководителей  иметь собственный "архив", состоящий  из копий полученных или подписанных  документов, свидетельствует о невысокой  управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядочено, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно, это  противоречит правилам организации  работы с документами.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю  под расписку в журнале регистрации  входящих документов с проставлением  исполнителем даты получения. Перемещение  документов между исполнителями  может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих  гриф ограничение доступа.

Организация работы с документами регламентирует и множественность получатеелй. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 0000 г. (входящие)" [2].

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

 

2. ПРОФЕССИЯ – МЕНЕДЖЕР

 

 

 В разных организациях менеджеры выполняю разные функции. Где - то это обычный продавец, где - то организатор или администратор, а где - то - руководитель. Исходя из экономической теории, менеджер - это человек, управляющий компанией, проще говоря, директор [17, с.345].

Но на современном рынке труда существуют разновидности этой профессии. Все менеджеры разделяются на топ менеджеров, менеджеров по продажам, офис менеджеров, менеджеров по рекламе и менеджеров по персоналу. В целом можно сказать, что это более узкая специальность, то есть каждый из менеджеров отвечает за своё узкое направление. Менеджер - это специалист с высшим образованием с навыками руководящей работы.

Менеджер по продажам отвечает за продажи на данном предприятии. Он собирает клиентскую базу, налаживает контакты, ведет переговоры, заключает договоры и контракты. Разъясняет поставщикам или покупателям условия сотрудничества, предлагает варианты заключения договоров. старается поддерживать контакты с постоянными клиентами, разрабатывает для них льготные предложения. Зарплата менеджера по продажам , как правило, зависит от количества успешных сделок и продаж. Грамотный менеджер по продажам должен быть образованным и корректным специалистом, стрессоустойчивым, мобильным, коммуникабельным, готовым к работе в выходные дни. В небольших компаниях менеджерами по продажам являются продавцы.

Офис менеджер, это специалист, обеспечивающий работу в офисе, Он занимается всем, с чем связано функционирование офиса. Начиная с поставки воды и заканчивая проектами на обновление интерьера. В некоторых компаниях офис менеджер может заниматься и подбором персонала. Офис менеджер тесно сотрудничает и с менеджером по продажам. Заработная плата его, обычно, фиксированная. В зависимости от решения более высшего руководства он может получать премии за успешное внедрение новых идей, улучшающих работу офиса в целом [14, с. 17].

Менеджер по персоналу. Но в разных организациях он может быть наделен разными полномочиями. В одних менеджер по персоналу занимается подбором сотрудников, отбирать резюме, назначать собеседования. В других менеджер по персоналу сам отслеживает свободные вакансии, размещает объявления или подает заявки в агентства по подбору кадров. Он может самостоятельно встречаться с соискателями, проводить отбор и самостоятельно принимать решения в выборе кандидатов. Так же менеджер по персоналу может подбирать тесты для собеседований. Проводить обучающие тренинги для сотрудников, которые имеют уже опят работы. Такие тренинги направлены на улучшение качества работы, на профессиональное развитие работников. Зарплата менеджера по персоналу чаще фиксированная, но, конечно, все зависит от политики компании.

Менеджер по рекламе. Логично, что менеджер по рекламе занимается рекламой. Но здесь все зависит от специфики предприятия. Если это журнал, то менеджер по рекламе может заниматься поиском рекламодателей для размещения в издании. Если это организация что-либо производит, то он разрабатывает проекты рекламы для роазмещения в газетах и на телевидении для продвижения своей продукции. Так же менеджер по рекламе может сотрудничать с рекламными агентствами, утверждать проекты рекламных макетов. Он может привлекать промоутеров, продумывать рекламные акции. Менеджер по рекламе имеет процент от сделок и фиксированную зарплату [14, с. 21].

У всех менеджеров обычно есть в подчинении сотрудники, которые являются исполнителями. В небольших компаниях все обязанности выполняет он сам.

Топ менеджер - это руководитель высшего звена, над ним может быть только учредитель или управляющий компании. Топ менеджер организует работу всех остальных менеджеров, которые, в свою очередь, в зависимости от распоряжений, организуют работу своих подчиненных. Это человек с хорошо развитыми организаторскими способностями, лидерскими качествами, сильным характером и устойчивой психикой. Заработная плата топ менеджера довольно высока, в крупных компаниях она может достигать нескольких тысяч долларов. С работой топ менеджера связана очень большая ответственность [14, с. 25].

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что менеджер, в первую очередь, это управленец.

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА С ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛТИЗ»

 

 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ООО «ЭЛТИЗ»

 

 

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью Режевское предприятие «Элтиз» (далее ООО «Элтиз»)

Юридический адрес предприятия: 623753 г.Реж, Свердловская обл., 
пер. Советский 44

ООО «Элтиз» организовано 15 июля 1945 года. В настоящее время ООО «Режевское предприятие «ЭЛТИЗ» — это современное предприятие, обладающее производственными площадями в 5,7 тыс. кв. м, оснащённое современным оборудованием, имеющее многолетний опыт работы в области производства пускорегулирующей аппаратуры.

Данное предприятие имеет свой Устав, самостоятельный баланс, учётную политику, печать, расчётные счета в банке, штампы и бланки с фирменным названием.

Девиз организации -  «Делать мир светлее и ярче – это наша работа».

Задача предприятия — производство долговечных и надёжных современных изделий, простых в применении и удобных для потребителя.

Коллектив ООО «РП «ЭЛТИЗ» составляют компетентные и опытные работники - мастера своего дела. Руководит предприятием с января 2004 года генеральный директор Андреев Михаил Мануилович, который за успехи в труде и активное участие в общественной жизни неоднократно был отмечен наградами. В их числе — Почётная грамота Министерства машиностроения и ЦК профсоюза, Почётная грамота Министерства социальной защиты населения правительства Свердловской области, Орден «Дружбы народов». Коллектив предприятия постоянно трудится над улучшением показателей его деятельности, расширением ассортимента производимой продукции, внедрением современных технологий производства. Организационная структура ООО «Элтиз» (рисунок 1)

 Рисунок 1- Организационная структура ООО «Элтиз»¹

 

На ООО «Режевское предприятие «ЭЛТИЗ» с декабря 2009 года внедрена и применяется система менеджмента качества для маркетинга, производства и продажи пускорегулирующих аппаратов, электромонтажных изделий и изделий из пластмасс. На основе проведённого BUREAU VERITAS аудита системы менеджмента качества получен сертификат (регистрационный номер RU227597), подтверждающий, что данная система менеджмента качества отвечает требованиям стандарта ISO 9001:2008. Вся продукция предприятия сертифицирована согласно номенклатурному справочнику по сертификации.

ООО "Режевское предприятие "ЭЛТИЗ" - одно из четырех социально - значимых предприятий Свердловской области, широко использующее труд инвалидов, в первую очередь - инвалидов по зрению.

Данное предприятие входит в систему Всероссийского общества слепых и призвано не только обеспечить обычную производственно - хозяйственную деятельность, но и широкий спектр социально - трудовой реабилитации работающих инвалидов и ветеранов.

ООО «Элтиз» предлагает к применению на других предприятиях или продажи в магазине пускорегулирующие аппараты, электромонтажные изделия и изделия из пластмасс. На предприятии существует информационная база, включающая как постоянных клиентов, с которыми налажена надёжная и долговременная связь, так и новых, по достоинству оценивших предлагаемую нами продукцию. ООО «Элтиз» предлагает потребителю продукт достойного качества по разумной цене. На предприятии существует гибкая система скидок. К каждому клиенту индивидуальный подход. Вся продукция, подлежащая обязательной сертификации, сертифицирована. Доставка может быть осуществлена автотранспортом или железнодорожным (контейнер). Имеющийся у предприятия многолетний опыт сотрудничества со многими транспортными компаниями позволит подобрать наиболее подходящий для клиентов вариант доставки.