Аудит организационной структуры предприятия ЗАО «Дальнереченское»

ВВЕДЕНИЕ

         На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления. Организационная структура предприятия — это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

Под организационной структурой предприятия  понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения  по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Различают несколько типов организационных  структур: линейные, функциональные, матричные, дивизиональные, линейно-функциональные.

Организационная структура  выражает форму разделения и кооперации труда в сфере управления и  оказывает активное воздействие  на процесс функционирования предприятия. Организационная структура управления не является чем-то застывшим, она постоянно  совершенствуется в соответствии с  изменившимися условиями. Поэтому  данные структуры отличаются большим  разнообразием и определяются многими  факторами и условиями.

Организационная структура  имеет отношение непосредственно  к организациям, где осуществляется та или иная совместная трудовая деятельность, нуждающаяся в организационных  процессах: разделении труда, ресурсном  обеспечении, согласовании объемов, сроков и последовательности работы.

Тема курсового проекта  актуальна, так как чем совершеннее  структура управления, тем эффективней  воздействие на объект управления и  выше результаты работы предприятия.

         Теоретический объект курсового проекта: организационная структура предприятия.

Предмет курсового  проекта: организационная структура ЗАО «Дальнереченское».

Эмпирический  объект курсового проекта: документационное обеспечение ЗАО «Дальнереченское».

Цель курсового  проекта: анализ организационной структуры предприятия ЗАО «Дальнереченское».

Задачи курсового  проекта:

• Рассмотреть теоретические основы и подходы к анализу организационной структуры;
• Провести аудит организационной структуры ЗАО «Дальнереченское».

Методы: анализ и оценка документационного обеспечения организационной структуры, экспертное интервью и анализ документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ  АНАЛИЗ ЗНАЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ  УПРАВЛЕНИЯ

 

1. Понятие и сущность организационной структуры

 

Структурный подход к организации  позволяет упорядочить задачи, распределить роли, полномочия и ответственность. Структурированность является свойством  любой системы. Элементы системы  образуют целое благодаря связям. Структура есть результат процесса организации, итог движения, упорядочение элементов конкретной системы. Структура  и система тесно связаны, но отождествлять  их нельзя. Структура характеризует  конкретную систему со стороны ее строения, пространственно-временного расположения частей, устойчивых взаимосвязей между ее элементами. Благодаря структуре  система воспроизводит себя. Вне систем структур не существует [14].

         Под структурой системы обычно  понимают организацию связей  и отношений между подсистемами  и элементами системы, а также  состав этих подсистем и элементов,  каждому из которых соответствует  определенная функция. Свойства  структуры организации во многом  определяют ее поведение. Структура организации — это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Структура любой организации состоит из функциональных единиц: управлений, отделов, секторов и т.д. [9].

         Любая сложная система строится по иерархическому, многоуровневому принципу. Уровень управления определяется элементами системы, одинаково удаленными от верхнего структурного звена и имеющими схожие права. Для реализации функций управления системы создается специальный аппарат, структура которого определяется составляющими его звеньями и количеством иерархических ступеней управления. Структура управления должна обеспечивать единство устойчивых связей между ее составляющими и надежное функционирование системы в целом. Это положение распространяется на деятельность любого производственного коллектива, любого социума, включая и семейные отношения. Более того, иерархия характерна и для всего живого. Животные, существующие коллективно (стадо, прайд, стая, сообщества насекомых), выживают благодаря иерархической организации, и нарушение этих внутренних связей может привести к гибели всей популяции. Такая организационная структура регулирует взаимоотношения между особями, определяет порядок доступа к жилищу, пище, процесс охоты и спаривания [3].

        В теории организации и теории управления используется понятие организационной структуры управления. Организационная структура управления строится с учетом требований наиболее эффективного управления системой. Организационная структура управления фирмы (компании) направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными ее подразделениями, распределение между ними прав и ответственности.

Разумно созданная структура  системы управления в значительной мере определяет ее эффективность, так  как обеспечивает устойчивость связей между множеством составляющих компонентов  объекта управления и обеспечивает целостность системы. Она связывает  отдельные элементы системы в  единое целое, существенно влияет на формы и организацию планирования, оперативного управления, способы организации  работ и их координацию, дает возможность  измерить и сравнить результаты деятельности каждого звена системы. Структура  влияет и на технологию управления, ставит задачи оптимального распределения  информации, использования управленческой техники при подборе и расстановке  кадров. Характеристики "внутренней среды" системы можно описать, не вдаваясь в подробности ее устройства, если известны ее основные функции [16].

 

  Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

          Организационная структура –  совокупность подразделений организации  и их взаимосвязей, в рамках  которой между подразделениями  распределяются управленческие  задачи, определяются полномочия  и ответственность руководителей  и должностных лиц. Организационная  структура выстраивается, с одной  стороны, в соответствии с теми  задачами, которые ставит перед  организацией её стратегия. С  другой стороны, структура на  разных уровнях обеспечивает  использование эффекта масштаба  для экономии ресурсов организации.  Таким образом, структура связывает  внешнюю – стратегическую эффективность  с внутренней эффективностью – экономичностью [17].

          Распределение задач между подразделениями  и должностными лицами, распределение  полномочий и ответственности  должны оставаться стабильными  на протяжении некоторого времени,  чтобы обеспечивать воспроизводство  и поддержание стратегии. Поэтому  структура задаёт статические  системные свойства управления  организацией.

          В тех случаях, когда меняется  стратегия, или когда структура  признаётся неэффективной с точки  зрения задач стратегии или  экономичности, происходит реорганизация.  Реорганизация может иметь как  глобальный характер и менять  принцип построения структуры,  так и решать локальные проблемы  отдельных подразделений и их  взаимоотношений. Любая реорганизация  должна способствовать повышению  упорядоченности и эффективности структуры [10].

          Одновременно структура постоянно  подвергается своего рода деградации  и коррозии, неоправданно упрощающей  и размывающей распределение  задач, полномочий и ответственности.  Тем самым параллельно с процессом  организации и повышением эффективности  в структуре происходит процесс дезорганизации и разрушения. Поэтому любая формальная организационная структура всегда отличается от фактической структуры. И любая реорганизация требует анализа как формальной структуры, так и фактической, и их сопоставления.

          Организационная структура управления  – совокупность специализированных  функциональных подразделений, взаимосвязанных  в процессе обоснования, выработки,  принятия и реализации управленческих  решений. Графически чаще всего изображается в виде иерархической диаграммы, показывающей состав, подчиненность и связи структурных единиц организации.

 Организационная структура  определяется также как форма  разделения и кооперации управленческой  деятельности, в рамках которой  осуществляется процесс управления  по соответствующим функциям, направленным  на решение поставленных задач  и достижение намеченных целей.  С этих позиций структура управления  представляется в виде системы  оптимального распределения функциональных  обязанностей, прав и ответственности,  порядка и форм взаимодействия  между входящими в ее состав  органами управления и работающими в них людьми [11].

   Ключевыми понятиями  структур управления являются  элементы, связи (отношения), уровни  и полномочия. Элементами организационной структуры могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

    Отношения между  элементами структуры управления  поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять  на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели [6].

 

2. Принципы и факторы построения организационных структур

       

           К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое значение. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:

            1. Организационная структура управления  должна, прежде всего, отражать  цели и задачи организации,  а, следовательно, быть подчиненной  производству и его потребностям.

            2. Следует предусматривать оптимальное  разделение труда между органами  управления и отдельными работниками,  обеспечивающее творческий характер  работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

            3. Формирование структуры управления  надлежит связывать с определением  полномочий и ответственности  каждого работника и органа  управления, с установлением системы  вертикальных и горизонтальных  связей между ними.

            4. Между функциями и обязанностями,  с одной стороны, и полномочиями  и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит  к дисфункции системы управления  в целом.

         5.  Организационная структура  управления призвана быть адекватной  социально-культурной среде организации,  оказывающей существенное влияние  на решения относительно уровня  централизации и детализации,  распределения полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей и менеджеров [4].

Важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации. На стадии зарождения организации управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства.

На формирование структуры  управления оказывают влияние изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия. Так, при вхождении организации в состав какого-либо объединения (ассоциации, концерна и т.п.), происходит перераспределение управленческих функций (часть функций централизуется), поэтому меняется и структура управления организации [15].

Важный фактор формирования управленческих структур - уровень развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к децентрализации "электронного интеллекта", то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях [2].