Аудит системы обучения персонала

     Результат аудита системы обучения персонала – аудиторское заключение о состоянии системы обучения, а также комплекс рекомендаций по совершенствованию системы обучения персонала и повышению ее эффективности ее функционирования.

   Вывод: исходя из анализа социального паспорта, аудит системы обучения персонала необходим организации, так как стратегия развития бизнеса предполагает обученный и знающий персонал. Цель функционирования системы обучения персонала ООО «КиТ» – достижение соответствия профессионального и квалификационного уровней сотрудников стратегии развития бизнеса, от этого будет зависеть дальнейший успех компании, ее имидж в глазах сотрудников, уровень прибыли, а также степень достижения поставленных целей организации.

2.2. Сбор и подготовка  информации к анализу о системе обучения ООО «КиТ»

1. Существующая  модель системы обучения персонала ООО «КиТ».

 
 
 

Рисунок 11 – Система обучения персонала ООО  «КиТ»

2. Участники и владельцы процесса обучения в ООО «КиТ».

     Участниками процесса обучения могут стать работники  и специалисты организации, нуждающиеся  в обучении, повышении квалификации или переподготовке.

     Владельцем  самого процесса обучения является генеральный  директор организации.

3. Документация, отражающая состояние системы обучения в ООО «КиТ». Наличие собственных учебных программ, мотивационных программ по обучению в ООО «КиТ».

     К сожалению, на сегодняшний момент в организации не разработаны положение об обучении, учебные программы и мотивационные программы по обучению, а также планы развития всех категорий сотрудников.

4. Существующие критерии оценки эффективности обучения в ООО «КиТ».
• Рост производительности труда.
• Увеличение прибыли организации.
• Увеличение объема продаж.
• Достижение ожиданий руководителя обучающихся сотрудников.
5. Показатели оценки параметров развития и обучения персонала в ООО «КиТ».

• Общий объем обучения:

  8 сотрудников прошли пятидневный тренинг продаж. Таким образом, общий уровень обучения равен 40 человеко-дней.

• Средняя стоимость часа/дня обучения:

   Стоимость тренинга продаж – 60 тыс. руб., следовательно, средняя стоимость дня обучения на одного человека составляет 1500 руб.

• Затраты на обучение одного сотрудника в год:

     Затраты на обучение сотрудников в год  составляют 3,6% от ФОТ.

• Процент сотрудников, прошедших обучение в течение 2010 года:

18%

• ROI

 

• Процент сотрудников, имеющих индивидуальные планы развития равен 0%.
• Процент сотрудников, охваченных системой наставничества и коучинга – наставничеством охвачены только вновь принятые сотрудники, что в месяц составляет в среднем 4%.
• Процент обучающих программ, спланированных по результатам оценки – по результатам оценки менеджеров магазинов в мае 2010 были спланированы 100% обучающих программ.

6. Результаты диагностического интервью с менеджером по персоналом ООО «КиТ».

• Обучение проводится ситуативно, по решению руководителя организации.
• Руководитель организации считает, что на данный момент система обучения неэффективна, не соответствует стратегии бизнеса и хочет ее усовершенствовать, так как планируется дальнейшее развитие сети.
• Предполагается создание системы обучения как циклического процесса.
• Главное условие – выявление потребностей в обучении должно происходить не только со стороны руководства, но также и со стороны менеджерского состава.
• Старшим менеджерам необходимо участвовать в определении методов обучения, организации и проведения самого обучения, а также в определении эффективности проведенного обучения.

     Вывод: на данном этапе вся необходимая и возможная информация была собрана и подготовлена к анализу. На основе ее анализа можно будет сделать выводу об эффективности системы обучения персонала ООО «КиТ».

2.3. Анализ информации  и предварительная  оценка результатов о проведенном аудите системы обучения ООО «КиТ»

     На  рисунке 11 представлена система обучения персонала в ООО «КиТ». Согласно данному рисунку, система обучения не является циклическим процессом в организации, обучение проводится разово и ситуативно, в зависимости от принятых руководством решений об обучении. Модель системы обучения ООО «КиТ» значительно отличается от модели Мордовина С.К., которая была принята за идеал.

Рисунок 12 – Схематическое  изображение идеальной  модели обучения и  модели, существующей в организации ООО «КиТ»

     В системе обучения персонала ООО  «КиТ» отсутствуют следующие  элементы:

1. Определение потребностей в обучении (отсутствие данного элемента говорит о том, что несвоевременное принятие решений о проведении обучения резко снижает конкурентоспособность персонала организации на рынке труда).
2. Разработка критериев оценки эффективности обучения (на данный момент существующие критерии отражают лишь экономическую сторону и совсем не охватывают социальный и психологический эффекты от обучения персонала).
3. Мониторинг обучения (контроля за обучением как такового нет, что может отрицательно сказаться на его результатах).

     Эффективность системы обучения, прежде всего, зависит  от ее цикличности, замкнутости – возможности, это не должна быть последовательность действий, реализация которых приведет к успеху. Обучение и развитие – это непрерывный процесс, который должен заранее планироваться. В данном случае, система обучения персонала должна соответствовать стратегии развития бизнеса. Результаты интервью с менеджером по персоналу также показали, насколько неэффективна существующая система, можно сказать, что сама процедура обучения является неполной и незаконченной. Стратегия развития бизнеса такова, что без высококвалифицированного персонала трудно будет удерживать лидирующие позиции на рынке и при этом развивать сеть. Крайне необходимо привести систему обучения персонала в соответствие.

     Анализ  интервью показал, что руководство видит проблемы, стоящие перед организацией и осознает, что существующую систему обучения персонала необходимо совершенствовать.

     Анализ  показателей оценки параметров развития и обучения персонала показал, что  в среднем, если сравнивать с рыночными  показателями, расходы на обучение в пределах нормы и составляют 3,6% от ФОТ (в среднем компании тратят от 4% до 18%). Стоимость одного часа обучения составляет 1500 руб., что в два раза ниже, чем в Москве, но это закономерно. В целом, организация тратит на обучение в пределах нормы и в соответствии со спецификой бизнеса и состоянием внешней среды, если брать во внимание тот факт, что раньше расходы на обучение были не запланированы и носили ситуативный характер. Деньги, вложенные в обучение, полностью окупились после нескольких месяцев работы (ROI=1,4, норма – 1,56). Это говорит о том, что обучение было достаточно эффективным и результативным.

     Исходя  из анализа показателей, можно также  выявить следующий недостаток – это отсутствие сотрудников, имеющих индивидуальные планы развития. Такое упущение может повлиять на эффективность деятельности самого предприятия. Не стоит забывать, что в компании есть группы сотрудников, которые в течение года могут и должны проходить различное обучение более одного раза. Обычно к таким относятся руководители компаний, специалисты по продажам, бухгалтера, направляемые на краткосрочные семинары по проблемам быстро меняющегося российского законодательства и т. п.

      Вывод: категории сотрудников, нуждающихся в обучении – специалисты и работники. Выявления потребностей в обучении не происходит. Процесс сразу начинается с целей обучения, которые видит руководитель. Формы и методы обучения в организации – лекции, различные тренинги, наставничество – одинаковы для всех категорий сотрудников. Цели обучения на сегодняшний момент – это приведение в соответствие уровня знаний сотрудников с требованиями стратегических задач организации для эффективной деятельности. Принимает решение об обучении сотрудников и, соответственно, оплачивает его руководитель организации. Как такового структурированного процесса обучения в организации нет, есть лишь набор последовательных действий для достижения целей обучения. Существующих критериев оценки эффективности обучения недостаточно для самой оценки эффективности обучения персонала, они не включают в себя расчет психологического и социального эффектов, а также не учитывают их динамику за прошлые периоды, в расчет берется только экономический эффект от проведенного обучения.

2.4. Предоставление результатов  аудита системы  обучения персонала ООО «КиТ»

     1. Успех на пути достижения важнейших стратегических целей организации во многом зависит от того, в какой степени персонал осведомлен о стратегических целях и насколько он заинтересован и подготовлен к работе по их достижению. Обучение персонала лишь тогда входит в число приоритетных направлений кадрового менеджмента, когда высшее руководство осознает, что реализация рыночных стратегий требует более высокого уровня профессиональной подготовки всех категорий работников. Цель данного аудита – выявление степени соответствия системы обучения персонала стратегическим целям организации. [4, с. 10]

     На  данный момент в ходе аудита, было выявлено, что данный бизнес-процесс неэффективен, существуют серьезные недостатки, требующие принятия мер для исправления. Если данные недостатки не будут устранены, организация не сможет эффективно развиваться и достичь поставленных целей. 

     Рекомендации: необходимо наладить данный бизнес-процесс, отвечающий требованиям организации и ее целям. Процесс обучения должен быть цикличным. Эффективность системы обучения, прежде всего, зависит от ее цикличности, замкнутости – возможности, это не должна быть последовательность действий, реализация которых приведет к успеху. Обучение и развитие – это непрерывный процесс, который должен заранее планироваться.

     2. Когда в компании уже организован отдел персонала, возникает необходимость систематизировать обучение в компании, освоить единые процедуры выявления потребности в обучении и оценки его эффективности. Центральным ядром целостной системы работы с персоналом может стать модель компетенций. Модель компетенций удобна тем, что позволяет определить, насколько тот или иной человек соответствует своей позиции и что именно в его компетенциях требует развития.

     Если  компания планирует свои будущие  потребности в персонале, она  разрабатывает специальные программы для старшекурсников и выпускников вузов. Те, кто проходит жесткое сито вступительных испытаний, могут рассчитывать на стажировку в компании и в перспективе на престижную и хорошо оплачиваемую работу. А компания получает хорошо подготовленных и адаптированных молодых специалистов. [12]

     Раньше обучение проводилось ситуативно, по решению руководителя организации, такого элемента, как планирование потребностей не было. Его отсутствие говорит о том, что несвоевременное принятие решений о проведении обучения резко снижает конкурентоспособность персонала организации на рынке труда.  

     Рекомендации: поскольку предполагается, что выявление потребностей в обучении должно происходить не только со стороны руководства, но также и со стороны менеджерского состава, то, таким образом, необходимо создать систему обучения с учетом потребностей различных категорий сотрудников, и главное при этом – составление индивидуальных планов развития сотрудников.

     3. На сегодняшний день в организации не разработаны положение об обучении персонала и сопутствующие документы. После налаживания самого бизнес-процесса, т.е. приведение его в соответствие с идеальной моделью, необходимо будет разработать надлежащую документацию. Это нужно для того, чтобы дать четкое представление о предмете и задачах обучения, чтобы проанализировать существующие методы обучения и выбрать наиболее подходящие, чтобы определить ответственных лиц и список задач. Таким образом, в данном положении должны быть прописаны: