Баланс времени

Введение 

 

Глава I [дефицит времени]…………………………………………….1

 

§ 1. Причины

§ 2.Инвентаризация времени

§3.Баланс времени

 

Глава II [Самоменеджмент] …………………………………………….

 

§4.Постановка цели

§5. Планирование

§6. Принятие решений

§7. Реализация и организация

§8. Контроль

§9. Информация и коммуникация

 

Глава III [Управление своим временем] …………………………………………….

 

§10. Как я управляю своим временем

 

 

 

 

Заключение

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

Введение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет  хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности  и образования. 
Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. 
Оно проходит безвозвратно. К сожалению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне само менеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. 
Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; 
Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу». 
Таким образом, я могу смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I [дефицит времени].

 

§ 1. Причины.

 
Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При  спешке руководитель не успевает  даже сосредоточиться на той  проблеме, которую он выполняет  в данный момент. Следовательно,  он не думает о других способах  решения, которые возможно лучше,  чем тот способ, который пришёл  на ум первым.

2. Нагромождение работ.  При этом руководитель начинает  заниматься различными мелкими  и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения  работ по степени важности, и  он не занимается анализом  ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки  дома. При этом время, отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности, на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие  длительной работы в условиях  постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат  плохой организованности дня,  а также иногда зависит от  импульсивности и особенностей  человека.

6. Бесплановость работы. Является  результатом образа жизни не  только самого руководителя, но  и общего стиля жизни данной  организации.

7. Слабая мотивация труда.  Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает  хроническую нехватку времени.

 

§ 2.Инвентаризация времени.

 
Необходимо проводить  инвентаризацию времени за несколько  рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть  причины возникающих дефицитов  времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1) отсутствие чёткого расписания  работы на текущий день (руководитель  не знает, что ему сегодня  предстоит сделать в первую  очередь, что – во вторую);

2) секретарь не в курсе  дел своего шефа (секретарь –  прежде всего помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа  на деловые письма (потому что  руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над  деловыми бумагами дома, по вечерам  (в служебные часы не хватает  времени);

5) непрерывные помехи в  работе, вызванные частыми телефонными  звонками и наплывом посетителей  (руководитель стремится со всеми  разговаривать сам);

6) постоянное выполнение  работы за своих подчинённых  (в частности, и потому, что  руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных  рутинных дел (руководитель буквально

«тонет» в мелочах);

8) частая спешка при  выполнении заданий со стороны  вышестоящего руководства (очень  часто вызвана несвоевременностью  начала работы над ними).

Анализ использования  времени

Анализ временных потерь

Разбор “поглотителей” времени  Техника само менеджмента

Анализ использования  времени. 
Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

. Анализ видов деятельности  и расхода времени;

. Листок дневных помех. 
Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь. 
Необходимо вспомнить весь рабочий день и постараться понять где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки. 

 

 

 

 

§3.Баланс времени.

Для определения необходимых  затрат труда, установления плановой численности  персонала и требуемого соотношения  между численностью работников различных  групп и количеством единиц оборудования на предприятиях разрабатываются балансы  затрат рабочего времени. Плановые балансы  рабочего времени позволяют спроектировать содержание и затраты времени  по различным видам с учетом мероприятий, направленных на совершенствование  трудового процесса.

В зависимости от характера  выполняемых трудовых функций или  операций балансы рабочего времени  различных категорий работников строятся на основе норм времени, норм времени обслуживания, норм выработки  или иных норм результатов труда.

Норма времени – продолжительность рабочего времени, необходимого для изготовления единицы продукции или выполнения определенного объема работ. Норма времени обычно состоит из двух частей:

• нормы подготовительно-заключительного времени, которая устанавливается на все заданное количество продукции и не зависит от штучного времени, которая включает оперативное время (в том числе основное, которое затрачивается на изменение предмета труда, и вспомогательное время, когда производятся загрузка сырья, съем готовой продукции, управление оборудованием и т. п.);
• время обслуживания рабочего места, время перерывов, предусмотренных технологией и организацией производства.

Норма времени обслуживания рабочего места – время, затрачиваемое рабочим на уход за оборудованием и поддержание рабочего места в нормальном состоянии. Оно, в свою очередь, подразделяется:

• на время на техническое обслуживание (уход за оборудованием при выполнении данной работы; замена изношенного инструмента, уборка стружки и т. п.);
• время на организационное обслуживание (уход за рабочим местом, связанный с выполнением работы в течение всей смены: раскладка и уборка инструмента в начале и конце смены, смазка оборудования и т. п.).

Норма обслуживания – количество производственных объектов (рабочих мест, единиц оборудования), которое работник соответствующей квалификации должен обслужить в течение единицы рабочего времени. Норма применяется как к работникам, обслуживающим автоматизированные производственные процессы, так и к вспомогательным рабочим.

Норма численности (Нч) определяет численность работников определенного профессионально- квалификационного состава, необходимых для выполнения данного объема работ.

Нормированное задание устанавливает необходимый ассортимент и объем работ, которые должны быть выполнены бригадой за данный отрезок времени. В отличие от нормы выработки, нормированное задание может устанавливаться не только в натуральных единицах, но и в нормочасах, норморублях.

Нормы труда или рабочего времени устанавливаются на отдельную  операцию (операционная норма) либо на взаимосвязанную группу операций, комплекса  работ (укрупненная, комплексная норма).

В нормировании труда применяются  аналитические и суммарные методы. Аналитический метод базируется на предварительном анализе производственных возможностей рабочего места и определении  необходимых затрат на каждый элемент  и операцию в целом.

При установлении норм аналитическим  методом основная часть исходной информации получается в результате исследования трудового процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II [Самоменеджмент].

 
У само менеджмента есть определённый круг правил и функций:

Первая функция – постановка целей. В процессе ее необходимо последовательно:

* определить личный потенциал,  возможности;

* перечислить свои слабые  стороны и подумать, как избавиться  от них;

* уяснить, с чем необходимо  считаться в ближайшие годы, например, ближайшее окружение (партнеры, родители, шеф, друзья) или возраст;

* провести анализ «цель  – средство», в ходе которого  необходимые для достижения целей  ресурсы (личные, финансовые, временные)  сравнить с реальной ситуацией;

* сформулировать конкретные  цели (с указанием сроков), которые  должны быть напряженными но реальными. Цели личные и профессиональные.

Следующая функция самоменеджмента – планирование личного времени. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды: долгосрочный (3-5 или более лет), среднесрочный (1-3 года), текущие (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной). При этом имеется тесная связь между отдельными видами планов. Так, долгосрочные планы конкретизируются в среднесрочных, среднесрочные планы – в текущих.

Существуют правила планирования личного времени:

* охватывать планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на  непредвиденные проблемы и 20% – на творческую деятельность, повышение квалификации;

* всегда доводить до  конца начатое дело;

* планировать только такой  объем задач, с которым можно  справиться;

* обеспечивать гибкость  планов;

* фиксировать в планах  не только действия, но и ожидаемые  результаты;

* устанавливать точные  сроки и временные нормы для  выполнения дел;

* избегать тирании срочных  дел;

* планировать использование  личного времени;

* стараться планировать  альтернативно и искать лучший  вариант;

* согласовывать свои планы  с коллегами.

Реализация менеджером разработанных  планов, организация его трудового  процесса предполагает установление приоритетов  в выполнении дел. Это связано  с тем, что различные дела существенно  отличаются по значимости. В связи  с этим все дела можно разделить  на три группы:

* важнейшие дела (категории  А) – составляют около 15% от  общего числа дел, а их значимость  – около 65%;

* менее важные дела (категории  Б) – около 20% от их общего  числа, их значимость – 20% общей  значимости дел;

* несущественные дела (категории  В) – 65% от их общего числа,  но их значимость – лишь  около 15%.

Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому, Б – частично делегировать подчиненным, В – преимущественно делегировать.

 

§4.Постановка цели.

 
Это анализ и формирование личных целей.

. Значение постановки  целей

Именно в постановке целей  заключаются азы деятельности предприятий  и его успешное будущее. Цель описывает  конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что  мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который  побуждает к действиям.

Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее  чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить  эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком  направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в  мелочах и сойти с верного  пути.

Постановка целей –  это временный процесс, поскольку  в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для само менеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.