Наступило время переходить от вопросов использования  отдельных компонентов системы  бизнес-информации в отдельных информационных учреждениях к созданию реальных структур информационного обеспечения  отечественных и западных потребителей. В этой связи уместно рассматривать вопросы информационного сервиса через призму информационного менеджмента. [20, c. 35] 
 
 
 
 
 

     Глава II. Информационный менеджмент

     2.1. Информационный  менеджмент: определение,  назначение, цели  и задачи

     Стремительное развитие практики менеджмента, работы по созданию общей теории менеджмента позволяют дать его уже, можно сказать, устоявшееся определение.

     Менеджмент – это управление в социально-экономических системах: совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли. [18]

     В управленческой науке до сих пор  не сложилось однозначного  понимания  того, то есть информационный менеджмент.

     1. Различные виды менеджмента тесно  взаимосвязаны друг с другом (например, документный, информационный).

     2. Менеджмент зачастую понимается  как синоним «управления» и  во внимание не принимаются  его специфические особенности.

     3. Большое значение в обществе  играет мода на иностранные  термины, что мешает более правильному  пониманию информационного менеджмента.

     Принято трактовать информационный менеджмент в узком и широком смысле.

     В узком смысле менеджмент понимают как  синоним «делопроизводства» (ДОУ). Согласно ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения».

     ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Документирование, то есть создание документа, процесс  подготовки официального документа.

     Информационный  менеджмент – технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.[16, c. 15]

     Для определения понимания сущности информационного менеджмента необходимо принимать во внимание ряд положений:

1. информация – комплексная категория, то есть
   
0. информация  – условие и средство делового общения;
   
0. информация  – средство доведения до общества сведений об организации;
   
0. информация – источник сведений о внешней среде;
   
0. информация  – товар.
2. информационный менеджмент осуществляется в пределах конкретной организации;
3. информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения.
4. информационный менеджмент имеет отношение не просто к информации, а к информационной деятельности организации.

     Информационный  менеджмент – управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации.

     Цель  информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности.

     Задачи  информационного  менеджмента:

1. качественно информационное обеспечение процессов управления в организации;
2. осуществление управления информационными ресурсами;
3. обеспечение управления обработки информации на всех уровнях;
4. обеспечение управления коммуникациями (общение – передача информации от человека к человеку). Информация имеется в виду в различном представлении:

 

      - в виде массива документов;

      - в виде документной информации;

      - в виде средства общения.

     Под управлением подразумевается не только принятие решения, а весь комплекс управленческих действий.

     Информационный  менеджмент касается всех функций управления современной организации.

     Функция планирования – это деятельность субъекта по определению темпов, пропорций, развития объектов управления. Планирование осуществляется в различных вариантах. Наиболее распространены сегодня  оперативное и стратегическое.

     Оперативное планирование отражает текущую деятельность организации.

     Стратегическое  связано с перспективами.

     Функция стратегического планирования приобретает  в настоящее время особое значение. Её специфика: особенность самого стратегического  управления. [19]

     Стратегическое управление – это управление, которое ориентировано на обеспечение выживания организации и её эффективного развития в условиях динамично меняющейся внешней среды.

     В отличие от оперативного управления, стратегическое имеет иные критерии эффективности:

      - своевременность и точность  реагирования организации на  изменения внешней среды.

     Стратегическое  планирование – процесс, который  включает ряд стадий. Составить стратегический план, то есть определить те действия, которые организация должна совершить  для выполнения стратегии.

     1 Стадия: определение миссии организации.

     Миссия – это чётко выраженная причина существования организации, которая подчёркивает её отличия от аналогов.

     Определении мисси имеет огромное значение:

1. значение миссии в отношении внешней среды;
       
0. миссия  формирует представление об организации  и её назначение;
       
0. миссия  способствует формированию и закреплению  имджа организации;
2. миссия имеет значение и в отношении коллектива организации.
       
0. миссия  делает ясными для сотрудника цель и предназначение организации;
       
0. миссия  содействует формированию определённого  климата в организации;
       
0. миссия  способствует единению коллектива и  укреплению его культуры.
3. миссия имеет значение в отношении управления организацией.
       
0. миссия  помогает более точно определить стратегию;
       
0. миссия оказывает содействие в осуществлении более правильного распределения ресурсов.

     2 Стадия: определение целей организации.

     Цель – это ожидаемый, конечный результат.

     Именно  через цели, миссия получает реализацию. Набор целей может быть разным. Основные требования к нему:

      - он должен всесторонне раскрывать  миссию;

      - он должен касаться по крайней  мере 4-х сфер деятельности организации:

      -- сфера доходов (не получение  прибыли, а какой авторитет  организация получает у пользователей  – если организация некоммерческая);

      -- сфера работы с пользователями;

      -- сфера работы с сотрудниками;

      -- сфера социальной ответственности  (какова роль организации в  жизни региона).

     В организации все цели должны быть взаимосвязаны и построены в  определённой иерархии. Цели должны отвечать следующим требованиям:

• цели должны быть конкретными;
• цели должны быть ориентированы во времени;
• цели должны быть достижимы;
• цели должны быть приемлемыми для организации;
• цели должны быть совместимыми;
• цели должны быть гибкими.

     Цель  может быть правильно обозначена в том случае, если в организации осуществлён адекватный анализ среды.

3 Стадия.

     Анализ  среды включает в себя 2 основных компонента:

      - анализ внешней среды;

      - анализ внутренней среды.

     Анализ  внешней среды ориентирован на все компоненты, которые окружают организацию. Этот анализ делят на две части: изучают макро и микро среды.

     Макросреда – общие условия, в которых организация находится.

     Она включает в себя:

• экономический компонент;
• политический компонент;
• правовой компонент;
• социальный компонент;
• состояние технологии.

     Нужно учитывать, что все элементы макросреды во взаимосвязи и степени влияния  различных факторов на конкретную организацию  различна.

     Микросреда – непосредственное окружение организации.

• Потребители;
• Поставщики;
• Конкуренты;
• Рынок рабочей силы.

     Анализ  внутренней среды изучается по определённым блокам вопросов.

      - Кадровые вопросы;

      - Организационные вопросы;

      - Производственные вопросы;

      - Маркетинговые вопросы;

      - Финансовые вопросы;

      - Организационная культура –  совокупность правил и ценностей, которых придерживаются сотрудники и руководители.

     Изучение  внутренней среды направлено на то, чтобы выяснить:

• Реальное состояние организации;
• Определить преимущества и проблемы;
• Перспективы развития.

     Для изучения внешней и внутренней среды  используются различные методы:

     1) SWOT (СВОТ) – позволяет найти возможности, наиболее рациональные варианты действия. Работа по данному методу состоит из нескольких этапов.

• Составление перечня сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз внешней среды (сила, слабость – внутренняя среда; возможности, угроза – внешняя среда);
• Составление матрицы (таблицы), в которой все эти позиции указываются
• Выбор тех вариантов, которые наиболее рациональны в данных условиях для данной организации.

     2) Метод позиционирования – позволяет дать оценку внешней среде.

     Суть: составление двух матриц – матрицы  возможностей и матрицы угроз.

     3) Метод составления профиля среды  – даёт возможность составить  полную картину внешней среды  и дать оценку каждому фактору.

     4 Стадия. Анализ стратегических альтернатив.

     Необходимо  оценить имеющиеся стратегии  или разработать собственный  стратегический вариант. Любая стратегия  связана с изменением одного или  нескольких элементов: