Функции менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ

2.1 Понятие и виды планирования     

Каждая из четырех функций  менеджмента является для организации  жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций, а функции  организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических  и стратегических планов организации.     

Планирование  –  это  процесс разработки плана, определяющего  то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством. Задачи планирования:       

Обеспечение целенаправленного  развития организации в целом и всех  её  структурных подразделений.  Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных. Координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов. Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт – план». Стимулирование трудовой активности работающих. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников. Информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.            

           В отечественной практике наследство жестко централизованной системы государственного планирования, формализации структур и отсутствия плановой свободы породило стереотип консервативного планового мышления, что приводит в настоящее время нередко к отрицанию плановой дисциплины на предприятиях и утверждению концепции динамической импровизации.  В зарубежной практике в эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он, в частности, реализацией принципов плановой деятельности.[6]    Чтобы при планировании учесть возможные изменения во внешней среде, организации пользуются методами прогнозирования. Экономическое прогнозирование – это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации.      При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка функций отдельных структурных подразделений в технологической последовательности: научные исследования и разработки, производство, сбыт. Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов – планов. План  –  основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

Планы различаются по: целям; предмету; уровню; содержанию; периодам планирования.        

Каждый вид планирования отличается составом решаемых задач, используемой информации, планируемых параметров и степенью их детализации, методами выполнения плановых расчетов.[8]    Продуктово – тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации (плана диверсификации, ликвидационного плана, плана НИР), определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства в организации. На производственной стадии этот вид планирования предусматривает разработку и оптимизацию производственных программ предприятий и цехов.   Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации. Календарное планирование заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и всей совокупности планируемых работ, графиков загрузки оборудования и исполнителей, распределения работ по отдельным календарным периодам.  Стратегическое планирование заключается в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период 5 и более лет.     Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.[10]           Состав и сочетание различных видов планов в рамках отдельной организации формируются исходя из принятой в ней концепции планирования. Наиболее существенными факторами, определяющими систему планов в организации, являются организационная структура и профиль деятельности организации, состав осуществляемых производственных процессов, уровень кооперации при их выполнении, масштабы и постоянство направлений деятельности.

Планированием на предприятии  занимаются специальные плановые органы и менеджеры различных уровней. На качество планирования оказывают влияние компетентность менеджеров всех уровней управления, их квалификации, а также информационное обеспечение.     Крупные организации, как правило, планируют «сверху вниз». Планирование осуществляется на высшем уровне управления и носит характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения.    Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия. Она обеспечивается учетом и обширной статистической базой.

2.2 Понятие организационной функции    

Функция организации направлена на создание необходимых условий  для достижения поставленных целей. Основными задачами организации  являются:

 Формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и др. переменных; установление конкретных параметров, режимов работы подразделений предприятия, отношений между ними; обеспечение деятельности предприятия ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Организация – это процесс  создания структуры предприятия, которая  дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих  целей.

Организация как функция  управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при  помощи функции организации создаются  новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Основной показатель высокой  организации управления – быстрая  реакция на изменения факторов внешней  среды. Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов предприятий. Однако можно  выделить две основные концепции  организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы  собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить  любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации  управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели предприятия, высказывать  свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленческие решения  все-таки высшее руководство, но специалисты  оказывают существенное влияние  на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий. Партисипативное управление дает предприятию значительные преимущества по сравнению с единовластием, и не только потому, что «одна голова – хорошо, а две – лучше».

Для лучшего понимания  сущности функции организации ее следует разбить на несколько  этапов. Следуя логике изложения данного  вопроса М. Месконом, можно выделить два основных этапа функции организации.

1)   Построение организационной структуры. На этом этапе происходит деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделенных подразделений.

2)   Установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом предприятия и обеспечивают возможность распределения и координации задач, т. е. делегирование полномочий.

Такой подход дает укрупненное  представление функции организации, в котором теряются некоторые  аспекты реализации этой функции. [7]

По мнению авторов для  более детального описания функции  организации в ней следует  выделить 3 этапа.

1)   Построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.

2)   Установление соподчиненности и взаимосвязей. На этом этапе должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, которые определяют внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации. Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления таких процессов, которые не зависят от индивидуальных качеств людей, а вытекают из требований системы управления. Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Оно может реализовываться как посредством инструкций (должностные, рабочие), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап – это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

3)   Обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. В результате распорядительного воздействия перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Этот этап тесно связан с функцией контроля (третий этап контроля – принятие необходимых корректирующих действий). Однако регулирование в рамках функции организации носит скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля – это обычно реакция на отклонение. Такое переплетение функций объясняется также тем, что функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления.

Опыт показывает, что чем  больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом  организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться  в процессе выполнения функции организации:

1) неразрывная связь с  целями предприятия, которые определяются  в ходе планирования;

2) поручение различных  задач индивидуумам (разделение  труда) и объединение их в  управляемые рабочие группы или  подразделения;

3) координация различных  видов деятельности, порученных  каждой группе, посредством установления  рабочих взаимоотношений, включая  четкое определение того, кто  осуществляет руководство (у одного  подчиненного не может быть  двух начальников), т.е. каждый  член группы должен знать, что  он должен делать, сроки выполнения  работ и кто им руководит  (управляет);

4) единство цели – каждое  подразделение и каждый член  организации должны работать  на общую цель, т.е. цели и  задачи разных подразделений  и работников не должны противоречить  общим целям организации;

5)использование эффективных  норм управляемости. Можно выделить  два важных фактора, определяющих  нормы управляемости (количество  сотрудников, которыми может эффективно  управлять один менеджер), – это  время и частота. Т.е. сколько  времени нужно менеджеру проводить  с каждым сотрудником и как  часто. Этот критерий во многом  зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.[3]

         2.3 Понятие и принципы мотивации.

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для  достижения личных целей и целей  организации.

Часто мотивацию отождествляют  со стимулированием. Эти понятия  очень близки по содержанию, но все  же не стоит их смешивать.

Стимулы используются людьми давно. В древнем Риме «стимулами»  назывались шесты, которые использовались возницами для управления лошадьми, запряженными в колесницы. До наших  дней стимулы дошли в разнообразнейших вариантах.

Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью  непосредственного влияния на результаты труда, активизации деятельности работников.