Функции управления

2. Организация в системе менеджмента

     Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. При реализации данной функции оперируют категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного подхода с учетом системных и ситуационных факторов. Организация как основная функция менеджмента ориентирует производственно-хозяйственную систему во времени и пространстве. Ее назначение - постановка, определение и формулирование целей управления в соответствии с потребностью общества в производимой фирмой продукции (услугах), в обосновании ресурсообеспеченности целей и реализуемости в соответствии с имеющимся потенциалом.

        Цели - конкретные желаемые результаты, которых стремится достичь коллектив в процессе совместной деятельности. Выделяются экономические, социальные, маркетинговые, инновационные, инвестиционные и другие цели. Их состав и взаимообусловленность определяются назначением структурной деятельности.

        Осознание общей цели, сопричастность  к процессу ее достижения и  получение выгоды от конечного  состояния системы выступают  воздействующими стимулами.

       Постоянный контроль целей и  результатов их достижения позволяет  уточнить промежуточные цели, порядок  их важности и характер выработанной  стратегии. Таким образом, цели  и стратегии их достижения  тесным образом взаимосвязаны,  корректировка или уточнение  одной из данных категорий сразу же непосредственно отражается на другой. В процессе управления осуществляется постоянный процесс их согласования, определения взаимного соответствия.

        Стратегия управления разрабатывается  на длительный период, но может  разрабатываться и на текущий  период при коренных поворотах  в хозяйственной политике. Стратегия  управления свойственна как крупным,  так и малым предприятиям, любым  формам хозяйствования.

        При оценке любого средства  воздействия менеджер анализирует  процесс управления по всем  его стадиям и основным функциям.

        Содержание функции организации управления предполагает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности: компетенции, т.е. возможностей или границ действий и принятия решений;  полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы ответственности  и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Звено системы управления рассматривается как обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему  и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций и объема полномочий.

        По таким критериям различают  линейные звенья (руководитель фирмы,  цеха), функциональные (планово-экономический  отдал), линейно-функциональное звено  (главный инженер),  функционально-линейное  звено (руководитель творческой  группы). Следует отметить, что связи  между звеньями и место звена  в иерархии системы управления  определяются критериями формирования системы, среди которых важнейшими выступают: целесообразность интеграции функций, управляемость, производственные и жизненные циклы изделий.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.      Система мотивации  в управлении

       Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения. 

       Мотивация - это процесс побуждения  себя и других к деятельности  для достижения личностных целей  и целей организации. 

         Традиционный подход  основывается  на вере в то,  что сотрудники  - всего лишь ресурсы, активы, которыми  должны  заставить эффективно  работать.

        Человек, получивший в процессе  обучения и повышения  квалификации, накопления производственного опыта  знания и навыки, хочет применить  свое умение в труде. И чем  больше ему это удается, тем  больше степень удовлетворенности,  а соответственно и степень  выраженности мотивов. В данном  случае сотрудник считает цель  организации своими целями.

        Стремление человека реализовать   себя в своем деле бесспорно.  Так уж он устроен. Там, где  управление и организация труда   предоставляют сотрудникам такие  возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к  труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

       В связи с тем, что существуют  различные пути мотивации, менеджер  должен:

       а) во-первых, установить набор  критериев (принципов), которые наиболее  сильно влияют на поведение  сотрудника. Данные критерии, сведенные  воедино, формируют личную философию,  которая представляет собой основополагающее  поведение. Разработав личную  философию, менеджеры могут создать  такую рабочую среду окружения,  которая будет способствовать  мотивации сотрудников. Данная  окружающая среда, или организационный  климат, окажет существенное влияние на отношение к делу работников, воздействует на сотрудников, которые значительно легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;

       б) во-вторых, создать атмосферу,  благоприятную для мотивации  рабочих;

       в) в-третьих, активно общаться  со своими сотрудниками, поскольку,  для того, чтобы работник был  полностью мотивирован и работал  с полной отдачей, он должен  четко представлять себе и  понимать, чего от него ждут. Это  важно не только потому, что  сотрудники знают об ожиданиях  своих менеджеров, но им нужно  говорить и о том,  как они  выполняют свою работу. Прямое  общение с руководителем свидетельствует  о его доступности в одинаковой  мере для всех работников. Обратная  связь обеспечивает крепкую основу  для мотивации.

     Различные теории мотивации разделяют на две  категории: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.  Чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно сна чала усвоить смысл основополагающих понятий: потребности и вознаграждения.

     Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно  непосредственно  наблюдать  или измерять. Об их существовании  можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к  действию. Потребности можно удовлетворить  вознаграждениями. Вознаграждение - это  то, что человек считает для  себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при  достижении цели), получаемые посредством  самой работы. Теория мотивации представляет собой специальную область знаний, которая формировалась последовательно с начала 20 века.

     Содержательные  теории мотивации в первую очередь  стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

     Согласно  теории Маслоу, пять основных типов потребностей физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения) образуют иерархическую структуру, которая как доминант определяет поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере, частично потребности нижнего уровня. Однако эта иерархическая структура не является абсолютно жесткой и строгой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4.  Контроль и его  виды 

     Контроль  является составной частью управления общественным воспроизводством. Любое  общество не может нормально функционировать  и развиваться  без четко организованной системы  контроля за производством

и распределением общественного продукта и другими  сферами общественной жизни.

     Контроль - это управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и сопоставлении фактических результатов заданными. Эта функция осуществляется через наблюдение, проверку всех сторон деятельности, отчет и анализ. По данным контроля корректируется ранее принятые решения. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих  проблем  раньше,  чем они  станут  слишком  серьезными, и может также   использоваться   для стимулирования успешной деятельности.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов  и  проведения  корректировок  в  том  случае,  если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять  функцию  контроля  с  того  самого момента, когда они сформулировали цели  и задачи  и  создали  организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

     Функция  контроля  -  это  такая  характеристика  управления,  которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно  деятельность.

         В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей внешней среды.

     Контроль  есть  фундаментальный  элемент   процесса   управления.   Ни планирование, ни создание  организационных  структур,  ни  мотивацию 

нельзя  рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически  все они  являются  неотъемлемыми  частями  общей  системы  контроля   в  данной организации. Это обстоятельство станет более понятным  после  того,  как  мы познакомимся с тремя  основными видами контроля.

     В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.

     Различают следующие виды контроля:

     1.Предварительный;

     2.Текущий;

     3.Итоговый (заключительный). 

     По  форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так  как имеют  одну и ту же цель: способствовать тому,  чтобы  фактически  получаемые результаты  были  как  можно  ближе к требуемым.  Различаются они только временем осуществления.

     1.Предварительный контроль

     Он  напоминает айсберг, большая часть  которого, как известно, скрыта под  водой. Это связано с тем, что  некоторые аспекты контроля могут  быть замаскированы среди других функций управления.

     Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Он имеет две разновидности:

     Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие  сигналы и т. п, указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

     Терапевтический контроль позволяет не только выявить  отклонения от нормативов, но и принять  исправительные меры.